23-4-2010
Skive Handelsskole, 3øma | [navn fjernet] & Lars
IT-B
EKSAMENSPROJEKT, 2010
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 2 af 58
Indholdsfortegnelse
Indledning .......................................................................................................................................................... 1
Virksomhedsbeskrivelse .................................................................................................................................... 2
Foranalyse.......................................................................................................................................................... 3
IS-strategi ................................................................................................................................................... 3
IM-strategi ................................................................................................................................................. 3
IT-strategi ................................................................................................................................................... 3
Overordnet mål for projektet samt afgrænsning af problem ....................................................................... 5
Symptomer i virksomheden .......................................................................................................................... 6
Årsager ........................................................................................................................................................... 7
Behandling ..................................................................................................................................................... 7
Forebyggelse .................................................................................................................................................. 8
Problemformulering ...................................................................................................................................... 9
Projektorganisation ..................................................................................................................................... 10
Organisationsplan for DanSol ApS ............................................................................................................... 12
Systemudvikling ........................................................................................................................................... 14
Udviklingsmodel ...................................................................................................................................... 15
Vores valg ................................................................................................................................................ 16
Analyse ............................................................................................................................................................ 21
Endelig systemafgrænsning (samt contextdiagram) ................................................................................... 21
Beskrivelse af informationsprocesser (samt dataflowdiagram) .................................................................. 23
Dataanalyse og beskrivelse af programmer ................................................................................................ 25
Dataarkitektur ......................................................................................................................................... 25
Applikationsarkitektur ............................................................................................................................. 26
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 3 af 58
Beskrivelse af nuværende hardware og netværk, samt forslag til forbedringer ........................................ 27
Konklusion på foranalysen samt den generelle analyse ............................................................................. 28
Kravspecifikation ............................................................................................................................................. 29
Krav til informations- og teknologiarkitektur .............................................................................................. 29
Oversigt over virksomhedens netværk ....................................................................................................... 31
Indhentning af tilbud ................................................................................................................................... 32
Bilag til serverindkøb samt serverspecifikationer ................................................................................... 33
Den teknologiske udvikling og Leavitts model ............................................................................................ 35
Konklusion af kravspecifikation ................................................................................................................... 35
Webstedets funktioner .................................................................................................................................... 36
Identifikation af målgruppen ....................................................................................................................... 36
Formål med webstedet ............................................................................................................................... 37
Fastlæggelse af navigationsstrukturen ........................................................................................................ 38
Database .......................................................................................................................................................... 41
Overordnet beskrivelse af databasens funktioner ...................................................................................... 41
Identifikation af målgruppen for databasen ............................................................................................... 41
Identifikation af data til database ............................................................................................................... 41
Beskrivelse af databasen ved hjælp af normalformer................................................................................. 41
Test .................................................................................................................................................................. 43
Brugertest ........................................................................................................................................................ 43
Kodegennemgang ........................................................................................................................................ 45
Systemets skærmbilleder ............................................................................................................................ 45
Systemets funktionalitet ............................................................................................................................. 46
Fejlmeddelelser ........................................................................................................................................... 46
Systemets inddata og uddata ...................................................................................................................... 46
Databasens undersøgelse ............................................................................................................................ 47
Implementeringsplan og dokumentation ........................................................................................................ 48
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 4 af 58
Implementeringsplan .................................................................................................................................. 48
Dokumentation af systemet ........................................................................................................................ 50
Startvejledningen .................................................................................................................................... 51
Referencehåndbog .................................................................................................................................. 51
Andre former for hjælp ........................................................................................................................... 51
Dokumentation DanSol ........................................................................................................................... 52
Opsamling (synopsis) ....................................................................................................................................... 53
Karakteristik af projektet ............................................................................................................................. 53
Problemstillingerne i DanSol ApS ................................................................................................................ 53
De 3 hovedproblemstillinger som vi har udvalgt er: ............................................................................... 54
Problemstillingen: .................................................................................................................................... 54
Løsningsforslag ............................................................................................................................................ 55
Overvejelser og metodevalg omkring implementering............................................................................... 56
Fremgangsmåde og anvendte kilder ........................................................................................................... 56
Kilder ........................................................................................................................................................ 56
Det færdige resultat .................................................................................................................................... 57
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 1 af x
Indledning
Vi er ansat i konsulentfirmaet PROF-IT MANAGEMENT A/S, hvor vi har fået til opgave at analysere
virksomheden DanSol ApS. I den forbindelse har vi tænkt os at udfærdige en rapport omkring netop denne
virksomhed. Virksomhedens teknologiske udvikling har været meget begrænset og vi vægter herfor netop
dette problem meget højt i vores opgave. Vi har herfor tænkt os at gennemgå en detaljerende analyse af
virksomhedens problemer, samt herefter komme med forslag til hvordan disse problemer løses på en
sådan måde, at virksomheden igen vil være i stand til at følge med deres konkurrerende virksomheder.
Løsningsforslagene samt problemerne som har udledt vores løsninger kommer til at lægge meget vægt på
en række informationsteknologiske aspekter, hvorved en række af de meget lange og tidskrævende
manuelle arbejdsgange vil kunne forkortes. Vi taler her om blandt andet hele problematikken i, at
virksomheden i stigende grad er afhængig af den grundlæggende informationslagring som udelukkende
finder sted i hovedkontoret.
Virksomhedens meget lange arbejdsgange kan forkortes væsentligt, hvilket vil medføre store økonomiske
besparelser. Disse besparelser fremkommer til dels i forbindelse med kortere arbejdstid samt
effektivisering af deres nuværende dataflow. Vores overordnede mission kan herfor siges at være, at få
virksomhedens dataflowdiagram til at blive ”speedet op” og herved også blive forbedret.
Virksomheden skal ud over de ovenstående ting også digitaliseres i en langt højere grad. Nogle af de ting,
som med fordel kunne digitaliseres er deres store databaser og i særdeleshed deres bookingsystem, samt
den hertil benyttede bookingkalender. Hele dette forløb, altså med at få virksomheden digitaliseret,
betyder også, at virksomheden bliver nødt til at få opgraderet deres nuværende hardware og software.
Herudover vil vi kigge specielt på virksomheden meget langsomme og stationære computere.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 2 af 58
Virksomhedsbeskrivelse
Virksomheden, DanSol ApS, blev stiftet af Jørgen Nielsen i 1995. Dengang kunne Jørgen Nielsen styre
virksomheden fra sit kontor i Thyborøn. DanSol ApS formidler udlejning af sommerhuse til turister fra
Danmark og Europa, fortrinsvis det nordlige Europa. I de senere år, er DanSol ApS blevet en større
virksomhed, og de runder snart 100 ansatte, som er fordelt på 12 områdekontorer. Områdekontorerne er
fordelt i de større jyske byer, og primært ved Vestkysten. Som sagt styrede han virksomheden fra
Thyborøn, men dette er ikke længere hovedkontoret, da det nu ligger i Ringkøbing.
Jørgen Nielsen er selvfølgelig direktør for DanSol ApS og står for den daglige ledelse på hovedkontoret.
Under sig har han en række afdelinger, en økonomiafdeling, en personaleafdeling, en marketingafdeling og
en udlejningsafdeling. Disse er alle linjeafdelinger. Økonomiafdelingen sørger for registrering af indbetalt
leje, udbetaling til udlejere, mm. Under økonomiafdelingen finder man Edb-afdelingen, som sørger for den
daglige drift og vedligeholdelse af edb-systemet i DanSol ApS. Personaleafdelingen sørger blandt andet for
videreuddannelse for de ansatte. Alle ansatte i områdekontorerne bliver blandt andet sendt på årlige
kurser i kundeservice. Marketingafdelingen sørger for blandt andet for udarbejdelse af det årlige katalog
som DanSol ApS råder over. Marketingafdelingen er delt op i 2 afdelinger, hvor den ene hedder
katalogafdelingen. Den anden hedder annonceafdelingen. De tager sig af udarbejdelsen af annoncerne.
Lederen af udlejningsafdelingen er udlejningschefen, som er øverste chef for alle områdekontorerne.
De enkelte områdekontorer har en distriktsleder. Under distriktslederen finder man to afdelinger, den ene
afdeling tager sig af sommerhusejerne og fastsætter udlejningspriser. Den anden tager sig af lejerne.
DanSol ApS stør ikke selv for rengøringen af sommerhusene, da de har outsourcet dette til lokale
rengøringsfirmaer.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 3 af 58
Foranalyse
IS-strategi
IS-strategi er en informations strategi som virksomheden kan anvende til at opfylde deres mål i henhold til
forretningsstrategiske område.
Is strategi kan man dele op i en masse delstrategier som omfatter lederstrategi, IS-strategi, salgsstrategi,
service strategi, personalestrategi, indkøbsstrategi og produktionsstrategi.
Is strategien er en strategi som er mindst lige så bæredygtig som alle andre forretningsstrategier. Hvor
omfattende IS-strategien skal være kommer and på ens ambitionsniveau, det kommer and på hvor højt
virksomheden vil fokusere på dette område.
I dag hvor det, er meget brug af IT- kommunikation og næsten alle i dag har en computer så det er muligt at
kontakte dem gennem IT. Så derfor er det vigtigt at have et meget højt ambitionsniveau inden for dette
område. Det kan ikke siges om jeres virksomhed DanSol Aps, da der ikke bliver brugt særlig meget IT til
kontakt til omverden.
IM-strategi
IM-strategi som er forkortelse for informations management. Det er vigtigt når man skal fuldende
strategierne omkring IT at man der er en strategi til implementering og vedligeholdelse af IS- og IT-
strategierne.
Derfor er det meget vigtigt at IM-strategien passer til virksomheden. Derfor er der mange ting der bør
overvejes når man fastsætter IM-strategi. Man kan f.eks. overveje
Er der behov for brugeruddannelse, hvem skal være ansvarlig for brugeruddannelsen. Skal man ansætte en
til at lære dem IT eller skal man sende dem på kurser. Man bør også overveje om man skal have en
administration til administrer deres IT. Det er også vigtigt at der bliver tænkt på hvordan man skal
vedligeholdes og udvikling af IT-systemet skal håndteres og derfor er det vigtigt at man ved hvem der skal
vedligeholde systemet.
IT-strategi
Virksomhedens informationsteknologiske infrastruktur som består af hardware og software, dette er kaldes
tilsammen for systemarkitektur også kaldet for IT-platform. Det er vigtigt at virksomheden har en effektiv
IT-platform. Det kan være behov for at man fokusere på del områder af IT strategien.
Dataarkitektur her fokusere man på hvilke date der bliver opsamlet, behandlet og hvordan de skal
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 4 af 58
opbevares. Der kan også blive fokuseret på applikationsarkitektur det er programmer og her handler det
om at integrere dem i virksomheden. Der er også computerarkitektur det omfatter hardware og
operativsystemer. Så er der netværksarkitektur her fokusere man på hvilken type netværk man skal have
og hvordan det skal installeres samtidig med at man fastlægger krav til servers funktioner i netværket.
Dog er de enkelte komponenter afhængig af hinanden. For eksempel så bliver netværksstrukturen nød til at
være tilfredsstillende set i relation til applikationsbehovet, krav til datatransmission. Maskiners placering
osv.
Formålet med at systemarkitektur er at fastlægge en åben og fleksibel informationsteknologisk
infrastruktur. Det vil sige at man får udnytter sit teknologiske potentiale bedst muligt, at data kan flyde frit
uden alle mulige tekniske barriere. Det er også vigtigt at applikationer, databaser, computer og netværk
fungere fornuftigt sammen og at applikationer, databaser, computere og netværk er uafhængig af
hinanden. Der skal også være mulighed for at nye teknologiske og systemløsninger kan indpasses.
Systemarkitekturen kan opdeles i informationsarkitektur og teknologiskarkitektur. I
informationsarkitekturen fokuseres på data og programmer, man skal have afdækket databehovet som
derfor gælder det her om at vælge de programmer der er bedst til at håndtere virksomhedens data. Det er
selvfølgelig vigtigt at de to arkitekturer harmonere og det er en fordel at databaserne er et stabilt element
som kan binde applikationerne sammen.
I teknologiarkitekturen, fastlægges samspillet mellem computer og netværk, og det vigtigt at alle
komponenter kan samarbejde. F.eks. hvis netværket er for lille så hjælper det ikke noget at købe kraftfulde
computere. Det er også vigtigt at netværket er et stabilt element, der kan binde maskinellet sammen.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 5 af 58
Overordnet mål for projektet samt afgrænsning af problem
Virksomheden, DanSol ApS, har haft en række store problemer. Problemerne har alle sammen en fælles
årsag, hvilket især er virksomhedens vækst. Det kan altså ud fra kildematerialet konkluderes, at
virksomhedens organisation og arbejdsprocesser ikke er vokset i takt med virksomhedens størrelse.
Virksomhedens største problem er, at de informationsteknologiske aspekter i virksomheden er meget
forældede. Dette gør blandt andet, at virksomheden indtil nu har været nødsaget til at sende kopier af
vigtige dokumenter rundt ved hjælp af brevpost. Dette har været yderst omkostningsfuldt for
virksomheden, hvilket skyldes at det er dyrere at skulle frankere brevene end at sende dem via e-mail.
Herudover er brevpost en meget langsom forsendelsesform, hvilket gør, at der bliver meget lange og
unødvendige ventetider.
Virksomhedens Edb-udstyr er langt fra ”up to date”, hvilket især ses i den software som maskinerne
indeholder. Der er installeret programmer/styresystemer som Microsoft Publisher97 og Windows98,
hvilket giver mange problemer da Microsoft ikke længere yder support til dette gamle styresystem. Med
henblik på, at computerne har været afskrevet i mange år, så vil jeg vurdere, at der ikke er tale om bærbare
computere, men herimod en række stationære computere.
Virksomhedens mange informationer, som hovedsageligt består af registreringer, udlejningsaftaler,
bookingkalender mv., kan kun opdateres på hovedkontoret. Dette betyder, at samtlige afdelinger er
nødsaget til at kontakte hovedkontoret, hvis de skal have opdateret registrene. Herudover bliver samtlige
udlejningsaftaler sendt ud til de respektive afdelinger dagligt, hvilket gør at sommerhuse kan blive
overbooket netop på grund af de lange og tidskrævende informationsgange.
Virksomhedens ovenstående problemer har alle sammen én ting tilfælles, hvilket er at der ikke gøres nok
brug af informationsteknologiske virkemidler samt internettet. Dette er yderst problematisk da internettet
er et meget vigtigt redskab i det 21. århundrede, hvilket gør, at vi helt klart mener at DanSol ApS skal
begynde at gøre yderligere brug af internettet som hjælpemiddel. Dette er til dels for virksomhedens egen
skyld, men især også for kundernes skyld.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 6 af 58
Symptomer i virksomheden
Symptom nummer 1
DanSol sender en gang ugentligt en kopi af alle nye udlejningsaftaler til hovedkontoret, hvilket gøres per
brev. Herefter registrerer hovedkontoret de nye aftaler i registret over sommerhuse, samt registreret over
ejere. Dette betyder herfor, at de enkelte afdelinger ikke selv kan opdatere disse registre, hvilket gør at
sommerhusene ikke kan udlejes med det samme.
Symptom nummer 2
Der er også problemer angående udlejningen af sommerhusene. Dette skyldes, at afdelingerne ikke kan
oplyse hvorvidt sommerhuset er ledigt i de ønskede uger. Dette skyldes, at de ikke med sikkerhed kan sige,
om sommerhuset er blevet udlejet i den pågældende periode af et af de andre udlejningskontorer. Dette
betyder herfor, at der godt kan opstå en dobbelbookning af det samme sommerhus i en bestemt periode.
Symptom nummer 3
Mange kunder har klaget over, at man kun kan opsige aftalen ved henvendelse til hovedkontoret.
Dette punkt virker dog ikke helt holdbart, da de fleste kunder sikkert ønsker at opsige aftalen per telefon.
Symptom nummer 4
Medarbejderne i katalogafdelingen er begyndt at beklage sig over det tekniske udstyr og programmel, de
har til rådighed til produktionen af kataloger. En række af de programmer som virksomheden benytter sig
af, er: Microsoft Publisher97 til opsætningen; et ikke just professionelt DTP-program.
Symptom nummer 5
DanSol ApS anvender et efterhånden meget utilstrækkeligt edb-system til administrationen af
sommerhusejere, lejere og sommerhuse, hvilket tydeligt fremgår at ovennævnte.
Symptom nummer 6
EDB-udstyret (hardwaren) er langtfra tilfredsstillende. Computerne som der anvendes er afskrevet for
mange år siden, og benytter sig stadigvæk af Windows98.
Symptom nummer 7
Kommunikationen mellem afdelingerne foregår udelukkende ved hjælp af telefonen.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 7 af 58
Symptom nummer 8
Der er mange besværlige papirgange, hvilket kan være med til at give uro i krogene.
Symptom nummer 9
Udlejningschefen har ved flere lejligheder ytret sig om sin store arbejdsbyrde, som bl.a. kommer af det
store kontrolspænd (= mange direkte underordnede) han har.
Symptom nummer 10
Inden for det sidste års tid har man i DanSol ApS oplevet mange virusangreb og sågar også hackerforsøg.
Herudover er den backup ansvarlige i virksomhedens EDB afdeling fratrådt sin stilling, hermed er hans
funktion, altså backup, gået i ”glemme-bogen”.
Symptom nummer 11
Direktør Jørgen Nielsen, ved ikke meget om EBD, og han mente for øvrigt at man ikke kunne opnå
nævneværdige fordele ved at investerer i edb-maskiner.
Årsager
Problemet i virksomheden er, at deres informationsgange/kommunikationsgange er ALT for lange, og
herved også alt for langsomme. Grunden til dette er, at de overhovedet ikke benytter IT i det omfang som
de burde. De gør i stor brug af meget manuelt arbejde, hvilket indebærer brevpost, fax og lignende ting.
Virksomheden er herfor nødt til at sende alle oplysninger/dokumenter/opdateringer ind til hovedkontoret,
som herefter skal distribuere det rundt til de enkelte afdelinger.
Behandling
De muligheder som der er, for at løse problemerne på både lang og kort sigt er følgende:
Kort sigt:
På kort sigt kan virksomheden begynde at anvende internettet i et meget større omfang. Hermed mener
jeg blandt andet, at de ikke engang bruger basale funktioner som e-mail og scanning. De enkelte
ejendomsmæglere kan herved scanne dokumenterne ind på computeren, og herved sende disse rundt til
forskellige personer (evt. hovedkontoret) som herefter kan stå for den videre distribution af dokumenterne
– dette er både en billigere og hurtigere løsning.
Lang sigt:
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 8 af 58
På lang sigt skal virksomheden begynde at oprette netværk og opdatere hele den informations teknologiske
del af virksomheden. De skal herfor blandt andet investere i netværk, nye computere, server (med stor
kapacitet), sikkerheds- & backup servere mm.. Disse investeringer kræver herudover, at virksomhedens
ansatte bliver uddannet i at bruge de enkelte elektroniske enheder, som fx at bruge netværket og de
computere (samt de nye funktioner på disse i forbindelse med en stor server). Virksomheden skal også
oprette systembrugere til deres netværk, således at den enkelte ansat ikke får adgang til mere end højst
nødvendigt. Programmerne som der oprettes skal herudover være meget simple, da der ikke er grund til at
forvirre de ansatte mere end højst nødvendigt.
En ekstra future som virksomheden skal overveje at benytte er en online bookingkalender. Dette vil kunne
øge servicen i virksomheden, da kunderne herfor ville være i stand til at kunne se hvilke sommerhuse der
var ledige i en given periode. Sælgerne kunne også benytte sig af denne online bookingkalender til ikke at
overbooke sommerhusene. Sælgerne skal dog have administratorrettigheder til kalenderen, således at de
kan skifte sommerhusenes status fra ledig til optaget.
Forebyggelse
Denne fase af modellen er egentlig forholdsvis unødvendig, når vi bruger den i sammenhæng med vores
problemstilling. Når man først har indført den nye teknologi for alvor, så vil disse arbejdsgange (brevpost
osv.) blive afskaffet for altid. Man kan herved sige, at man foretager en dobbeltinvestering, idet at man
nemlig investere i både ”behandlingen af problemet” samt ”forebyggelse af problemet”.
Virksomheden har dog én enkelt måde hvorpå de kan forebygge forældelsen af deres teknologiske
enheder. De skal sørge for at opdatere deres systemer/elektronik jævnligt, samt hele tiden have øjnene
åbne overfor nye teknologiske inputs. De kunne altså med fordel begynde at se på større udlejningsfirmaer,
hvorved de kunne finde en masse gode ideer.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 9 af 58
Problemformulering
Ud fra den overstående symptomliste har vi fastlagt, at DanSol ApS overordnede problemstilling kommer til
at se ud som følgende:
”DanSol ApS’ arbejdsgange er for tidskrævende, hvilket
skyldes deres forældede IT udstyr. Mange af forsendelserne
foretages manuelt på grund af dette.”
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 10 af 58
Distriktslederne
Økonomichefen
Personalechefen
Udlejningschefen
Marketingschef
Konsulent fra
PROF-IT MANAGEMENT A/S
(Projektleder)
Projektorganisation
Forklaring følger på næste side…
Jørgen Nielsen
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 11 af 58
Jørgen Nielsen er placeret i styregruppen, da han er den daglige leder af DanSol ApS og derfor er mand for
at træffe de afgørende beslutninger. Problemet ved at have Jørgen Nielsen i styregruppe er dog, at han ikke
er helt up-to-date, men vi mener og tror på, at han vil stille sig positivt til de forslag som
projektorganisationen vil fremlægge.
Projektlederen for denne projektorganisation har været svær at finde, da vi ikke hører noget om de
ansattes kvaliteter. Vi har herfor valgt at inddrage en af vores egne konsulenter, hvilket vi mener, er den
klart bedst tænkelige løsning. Dette skyldes at det er nødvendigt at have en person i projektorganisations
ledelse, som har en del viden om netop informationsteknologi og som samtidig ønsker at engagere sig 100
% i projektet.
I virksomheden er der en hel række af ledere. Vi får at vide at der er en distriksleder til hver afdeling, en
økonomichef, en personalechef, en udlejningschef og en marketingchef. Vi har valgt at tage dem med i
projektgruppe på baggrund af at de er vigtige brikker i virksomheden. De har alle et overblik i dele af
virksomheden, og kan derfor komme med vigtige tiltag eller informationer man bør tage i betragtning. Ved
at tage alle cheferne med, har vi også en bred projektgruppe, og vi bør derfor ikke støde ind i alt for mange
problemer efterfølgende.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 12 af 58
Organisationsplan for DanSol ApS
Jørgen Nielsen
Økonomiafdeling
Løn
Bogholderi
Kasse
Edb-Afdeling
Personaleafdeling Marketingafdeling
Katalogafdeling
Annonceafdeling
Udlejningsafdeling
Alle
områdekontore
Én Distriksleder til
hver
1. Afdeling
2. Afdeling
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 13 af 58
På forrige side er DanSol ApS nuværende organisationsplan.
Organisationsplanen er baseret på de oplysninger som er givet i teksten. I teksten står der at alle
afdelingerne er linieafdelinger. Dette betyder at informationsvejene godt kan være lange, da de skal
igennem utrolig mange led, frem for bare at gå direkte til modtageren. Det betyder så dog også at man,
forhåbentlig, se eventuelle fejl. Det betyder også at man altid ved hvem man skal henvende sig til, altså der
er nogle klare fordelinger af ansvaret.
Under distrikslederen er der to afdelinger, som vi har kaldt 1. Afdeling og 2. Afdeling. Den første afdeling,
tager sig af sommerhusejerne og fastsætter udlejningspriser. Den anden afdeling tager sig af lejerne. De
medarbejdere som tager sig af lejerne skal have gode sprogkundskaber.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 14 af 58
Systemudvikling
Systemudvikling er et udviklingsprojekt, hvor det er muligt at fastsætte et starttidspunkt og et
sluttidspunkt.
I forbindelse med et systemudviklings projekt er der behov for at kunne etablere en projektorganisation,
styre udviklingsprocessen og afdække problemstillinger, konstruktion og implemtering af
systemforandringer.
Et udviklingsprojekt tager udgangspunkt i at der skal løses problemer på forretningsmæssig plan. Det skal
dog siges at projekternes omfang kan variere meget. I det It-projekter kan berøre fire delsystemer i mere
eller mindre grad. I nogen er der blot tale om at reparere på nogle af virksomhedens eksisterende IT-anlæg,
her kan der f.eks. være tale om opgradering af servere, så medarbejderne kan forsætte med at udføre
deres opgaver. Som det kan ses i Leavitts modellen oven over så vil opgradering af eksisterende servere kun
berøre det teknologiske område at Leavitts moddelen. Det skal dog siges at opgradering af en server kan
være begrundet i, at virksomheden er i gang med at udvikle e-handel så i dette tilfælde vil opradering af
servere medføre at alle delsystemer i Leavitts modellen blive berørt og her vil der være tale om et noget
mere omfangsrigt og gennemgribende projekt.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 15 af 58
Udviklingsmodel
Når der er tale om støre forandringer i virksomhedens IT-arkitektur er det en god ide at anvende en
systemudviklingsmodel.
Når man skal vælge hvilken udviklingsmodel man vil bruge, skal man vurdere flere af de mulige modeller.
De modeller som er mest anvendte er:
1. Struktureret systemudvikling
Denne model er nem at forholde sig til, idet at man bare skal gennemgå en længere række punkter. De
punkter som der gennemgås er herudover også meget væsentlige, og skal herfor næsten altid inddrages,
når der udvikles nye systemer til brug i IT.
Det er denne udviklingsmodel som vi benytter oftest!
2. Den sociotekniske fasemodel
Den sociotekniske fasemodel er sat op på samme måde som den forrige model, nemlig i en slags
punktform. Forskellen er dog, at den sociotekniske model også tager højde for de humane sider af
systemudviklingen. Dette gør dog også at modellen er blevet mere kompliceret, og tager derfor længere tid
at gennemgå.
3. FAKIR-modellen
FAKIR-modellen anvendes næsten på samme måde som modellen for struktureret udvikling. Den fokuserer
på de samme områder, som den tekniske side af den sociotekniske model, og omhandler herfor især ting
som anskaffelse af hardware og software. Modellen er dog ikke så ”beskrivende” og det tilkendegør herfor
ikke en direkte fremgangsfase – hvilket modellen for struktureret systemudvikling gør!
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 16 af 58
Vores valg
Vi har valgt at benytte modellen for struktureret udvikling, idet at den passer godt til vores problemstilling.,
Den sociotekniske fasemodel tager højde for de humane sider af systemudviklingen (organisation), men da
vi ikke skal bruge denne, så behøver vi slet ikke overveje at bruge denne model, da den ligger for meget
vægt på ligegyldige aspekter med henblik på vores projekt.
Denne problemstilling har jeg tænkt mig at løse, ved hjælp fra den systemudviklingsmodel som kaldes for:
”Struktureret systemudvikling”. Denne model ser ud som følgende:
Denne model indeholder en række faser, hvilke man alle sammen skal gennemgå når man ønsker at
implementere/udvikle et nyt system til en virksomhed. Herfor har vi også tænkt os at gennemgå denne
figurs faser, idet at vores problemformulering lægger op til fremstilling af et nyt program/system.
Modellens faser er:
- Foranalyse
- Analyse
- Kravspecifikation
- Systemdesign
- System- og brugertest
- Implementering
- Test og aflevering
- Revision
På den følgende side, begynder jeg at forklare og redegøre for modellens faser.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 17 af 58
Foranalyse
Den første fase i denne strukturerede systemudviklingsmodel består i at skabe et overblik over situationen.
Følgende opgaver, bør herfor løses i denne fase:
1. Problemafklaring
2. Rammer for systemarbejdet
3. Etablering af projektorganisation
4. Uddannelse af brugere
5. Fastlæggelse af udviklingsforløb
6. Information til medarbejderne
Denne slags foranalyse minder lidt om en slags ”minianalyse”, hvor de grundlæggende rammer for den
efterfølgende rapport/analyse bliver skabt. Rammerne som bliver opstillet, vil være afhængige af de
ressources som stilles til rådighed for det pågældende projekt. I den endelige rapport, skal afsnittet om
foranalysen gerne indeholde følgende punkter:
1. Problemformulering
I denne fase er det vigtigt at få identificeret hele problemstillingen og at få afprøvet, hvad
problemets kerne nu er.
2. Mål for projektet
Her skal der opstilles en række mål for projektet.
3. Foreløbig afgrænsning
Her skal problemet til dels afgrænses, hvilket blandt andet kan gøres via et contextdiagram. VI har
dog undladt at lave et contextdiagram, idet at der tager for langt tid at fremstille i forhold til dets
nytteværdi.
4. Foreløbige krav til det nye system
Her skal man fastlægge de endelige krav til det nye system. I dette tilfælde vil det så især omhandle
registrering af boliger, samt registrering af køb og salg.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 18 af 58
5. Grove skitseforsalg til løsningsmodeller
Her skal optegne de generelle rammer for en løsning, altså i dette tilfælde handler det om, at
fastlægge hvilke funktioner det nye software skal indeholde.
6. De første økonomiske overslag
Denne fase kræver kontakt med økonomiafdelingen, idet at man her skal vide hvilke midler man har
rådighed til – her tales der især om de finansielle midler.
7. Projekttidsplan
Her skal der fastlægges en generel tidsplan for projektet, dette kan blandt andet gøres vha. et
gantt-kort. (indsat på den efterfølgende side)
Projekttidsplan (Gantt-kort)
Dette gantt-kort beskriver hvordan virksomheden skal planlægge deres tid – altså selve processens
tidsplanlægning.
Kravspecifikation
I denne fase er det vigtigt, at virksomheden for fastlagt hvilke krav de har til det nye hardware. For denne
virksomhed vil det være vigtigt, at oprette et system som gør registrering af diverse ting meget lettere.
Herudover skal der oprettes en ”fælles database” som alle afdelinger kan trække på. Databasen skal
selvfølgelig være ”åben”, således at alle afdelingerne kan opdatere databasen alt efter hvilke aktiviteter de
foretager. Der skal dog laves en daglig backup, således at informationerne på INGEN måde kan gå tabt. Hvis
dette sker, vil det være en katastrofe for en sådan virksomhed.
Det er herudover også vigtigt, at boligeksperten får opstillet en server, som de i fremtiden vil kunne arbejde
på.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 19 af 58
Systemdesign
I denne fase skal man oprette systemets ”ansigt udadtil”. Hvad angår softwarens systemdesign, så skal den
være enkel, let og overskuelig. Systemdesignet skal være opdelt således, at der er forskellige programmer
(eller filer) alt efter hvilke aktivitet der skal foretages. Registrering af nye lejere skal kunne foretages
således, at databasen hurtigt og nemt finder frem til ”det perfekte sommerhus”. Hvis dette sker, altså at
der findes et ”match”, så skal databasen hurtigst muligt meddele den ansvarshavende udlejere om
”matchet”. Dette vil kunne gøre, at virksomheden vil være i stand til at tilbyde deres kunder med meget
kort varsel, hvilket ville kunne hjælpe dem i kampen mod de store og meget moderne sommerhusudlejere.
System- og brugertest
Denne fase består udelukkende af test. Der skal foretages forskellige former for tests af systemet, men
nogle af de mest brugte testtyper er:
- Stresstest (alle brugere logger på, på samme tid og arbejder med mange filer)
- Genopretningstest (mulighed for genopretning ved nedbrud)
Disse to test er vigtige for virksomheden, idet at de kan teste hvorvidt systemet er ”sikkert”. Hvis systemets
f.eks. ikke kan klare stresstesten, så skal det stærkt overvejes hvorvidt dette system vil fungere i det daglige
arbejde. Stresstesten vil finde det ”dårligste” frem i systemet, hvilket også vil kunne være med til at gavne
systemets brug på sigt.
Udover de ovenstående systemtests, så skal det også testes, hvorvidt brugerne er i stand til at bruge det
nye system. Hvis medarbejderne ikke er i stand til at håndtere det nye system, så vil det blot være en
forhindring for virksomheden. Hvis virksomheden vælger at implementere det nye system, så er det
samtidig vigtigt, at alle virksomhedens medarbejdere forstår at benytte systemet på den SAMME måde,
således at der ikke opstår inkonsistens, som vil gøre systemets funktioner ubrugelige. Man må jo huske på,
at der stadigvæk er tale om brug af EDB som ikke selv kan tænke og det er herfor meget vigtigt, at
registreringerne foregår på NØJAGTIGT den samme måde.
Implementering
Der er ikke meget at forklare til denne fase, idet at det blot er selve implementeringen af systemet som
foretages i denne fase. Det er dog vigtigt, at virksomheden implementere systemet på forholdsvist samme
tid, idet at der ellers vil fremkomme en del misforståelser med henblik på bl.a. registreringer.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 20 af 58
Test og aflevering
I denne fase foretages de endelige tests, som også fremkom i et af de ovenstående punkter. Testene før vil
ofte blive testet på selve producentens egne computere, hvorimod disse tests, som hovedsageligt er de
samme, vil blive testet på boligekspertens egne computere, kort efter hele implementeringen.
Revision
Revisionen foretages når systemet har været i drift i en periode, som man mellem producenten og
Boligeksperten har aftalt. Selve revisionen foretages af virksomhedens økonomiafdeling samt nogle
udvalgte nøglemedarbejdere, herudover skal projektorganisationen selvfølgelig også inddrages. Det som
skal vurderes på dette møde er, hvorvidt investeringen har været lønsom – altså om udgifterne ved
anskaffelse af systemet opvejer den nytteværdi som systemet har for virksomheden.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 21 af 58
Analyse
Endelig systemafgrænsning (samt contextdiagram)
… forklaring føler på næste side
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 22 af 58
Overstående diagram viser virksomhedens, DanSol ApS’, nuværende aktiviteter i de enkelte afdelinger. Det
kan ses hvilke aktiviteter der foretages, samt mellem hvilke interessenter de foretages. Det system vi
stræber efter at fremstille, skal herfor være i stand til at gøre nogle af de overstående aktiviteter nemmere
og mindre tidskrævende. De arbejdsgange som vi især mener der bør effektiviseres, er de aktiviteter som
foretages mellem hovedkontoret og de enkelte afdelinger.
Overstående diagram viser virksomhedens nuværende aktiviteter i Hovedkontoret. Det kan også her ses
hvilke aktiviteter der foretages, samt mellem hvilke interessenter de foretages. Som tidligere nævnt vil vi
fokusere på arbejdsgangene mellem hovedkontoret og afdelingerne. Dette vil også fremgå af vores
dataflow diagram.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 23 af 58
Beskrivelse af informationsprocesser (samt dataflowdiagram)
… forklaring følger på næste side
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 24 af 58
I overstående dataflowdiagram ser vi DanSol ApS’ nuværende administrative rutiner.
Dataflowdiagrammet viser hvordan arbejdsvejene er i DanSol ApS’ hovedkontor. Vi har dog ikke medtaget
de interne data, såsom reklameafdelingen, som er vist i context diagrammet.
Vi kan se hvordan en udlejer henvender sig til en afdeling, hvorefter der sker en registrering i et
udlejerregister samt i et sommerhus register. Når hovedkontoret modtager lejeaftalerne registreres dette i
et lejerregister og i sommerhus registeret. Herved kan man se når sommerhusene er udlejet.
Når der kommer en betaling undersøges denne først. Hvis denne er godkendt i forhold til betalingsfristen
registreres den i et leje register. Her kan man se at lejeren har holdt sin del af aftalen. Hvis der bliver betalt
for sent, eller slet ikke betalt, sendes der en opsigelse tilbage. Samtidig med dette udtages kontrakten fra
sommerhusregisteret.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 25 af 58
Dataanalyse og beskrivelse af programmer
Dataarkitektur
Sommerhusejere henvender sig til et af DanSol Aps kontorer, her oprettes en aftale om udlejning af deres
sommerhus. I deres udlejningsaftale fremgår ejers navn, adresse, telefonnr., kontor m.v. Hvis der er andre
relevante oplysninger vil det også fremgå af udlejningsaftalen.
En gang ugentligt bliver der sendt en kopi af alle udlejningsaftalerne fra de forskellige kontorer til
hovedkontoret. De nye udlejningsaftaler bliver registret i et register over sommerhuse og et register over
ejere.
Hvis en lejer ønsker at leje et sommerhus, henvender han sig til en af Dansol Aps områdekontorer. Her
bliver han oplyst om det ønskede sommerhus er ledigt i den eller flere uger som han ønsker at leje det i,
dette bliver oplyst gennem sommerhusregistret. Det er desuden muligt at oplyse om evt. nye indkomne
sommerhuse som ikke er registret i hovedkontoret.
Det er også muligt at finde ledige sommerhuse som passer til kundes behov dette er bestemt ved
beliggenhed, prisklasse, antal personer, ledige uger, m.v.
Der bliver engang dagligt sendt en enkel kopi af nye lejekontrakter til hovedkontoret. På hovedkontoret
bliver de udlejede sommerhuse registret i sommerhusregistret, samt oplysninger om lejerne bliver registret
i lejerregistret.
En gang om måneden udskriver hovedkontoret liste over alle sommerhusejerne, hvis sommerhus har været
udlejet. På den udskrevne liste bliver der angivet de beløb som sommerhusejerne har til gode. Derved kan
økonomiafdelingen sørger for betaling til sommerhusejerne.
På hovedkontoret bliver indbetalinger af leje registret. Dagligt bliver der uskrevet en liste over alle de lejere
som har overskredet fristen for sidste betaling. Hvis betalingsfristen er overskredet med mere end 3 dage
vil deres lejekontrakt blive opsagt, og så vil sommerhuset blive registret som ledigt i sommerhusregistret.
På baggrund af de registret sommerhuse bliver der engang årligt udarbejdet et katalog som udsendes til
turistbureauerne i Danmark og det nordlige Europa. Kataloget indeholder oplysninger om alle de
sommerhuse, som DanSol Aps formidler udlejning af.
I visse perioder indrykker DanSol Aps annoncer i de største dagplade, i dagpladen bliver der angivet hvilke
sommerhuse der er ledige. Når annoncerne skal indrykkes er der brug for en oversigt over sommerhuse der
er ledige i nogle angivende uger. Disse oplysninger bliver taget fra sommerhusregistret.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 26 af 58
Applikationsarkitektur
DanSol har nogle meget forældet pc’er samtidig med at det operativsystem der bliver brugt heller ikke er
up to date, da det er Windows 98 de køre med som Microsoft for længst har holdt op med at supporte.
Udlejningsaftaler og lejekontrakter bliver skrevet på skrivemaskiner og nogle særlige formularer. Beregning
af pris, depositum, rengøring m.v. bliver og lavet på gammel dags maner med lommeregner.
Kommunikation mellem virksomhederne forgår udelukkende over telefon. I det hele taget så er der ikke ret
mange i virksomheden der vandt til at arbejde med IT.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 27 af 58
Beskrivelse af nuværende hardware og netværk, samt forslag til forbedringer
DanSol Aps anvender for øjeblikket en række utilfredsstillende PC’ere. PC’erne er efterhånden fuldt
afskrevet for mange år siden og anvender et utrolig gammel styresystem, nemlig Windows98. Problemet
herved er, at Microsoft for længst er holdt op med at yde support til dette styresystem.
Medarbejderne er begyndt at beklage sig over det tekniske udstyr og programmel, som de har til rådighed.
Dette skyldes eksempelvis at de stadigvæk bruger gamle officepakker, hvilket betyder at de bl.a. arbejder
med programmer som Microsoft Publisher97. Det at virksomheden benytter sig af programmer som
Publisher97 betyder, at virksomhedens katalogafdeling – som benytter netop dette program – langtfra er i
stand til at lave reklamer som opfylder de tekniske og designmæssige krav der er til nutidens reklamer.
Hvis der skulle foreslås en række fremtidige forbedringer, så skulle dette især omhandle deres
styresystemer. De skulle herfor vælge at opdatere deres styresystem, således at de får Windows7. Dette
skyldes, at Windows7 er mere driftsikkert end Windows98, samt at supporten og funktionerne i dette er
langt bedre. Herudover er der også sket et lang række forbedringer og opdateringer, som blandt andet gør,
at det er sværere for hackere at komme ind i systemet, hvorudover også virkussikkerheden er forbedret.
Det er dog også vigtigt, at virksomheden får investeret i en række nye antivirus programmer, da deres
gamle PC’ere med sikkerhed ikke er opdateret til at kunne tackle de nyeste former for vira. Den anden form
for software som virksomheden skal have opdateret, er deres Office pakke. De skal have opdateret deres
Office pakke, således at de kommer til at benytte sig af Office pakken fra 2007, da der er en lang række
funktioner her, som gør deres arbejdsgange lettere.
DanSol ApS kunne med fordel begynde at benytte sig af en server, som gør at de vil være i stand til at lagre
deres forskellige aftaler/papirer kort tid efter registrering. Dette kunne som sagt gøres vha. en fælles
server, hvor medarbejderne kunne dele deres mange papirer og herved afskaffe en lang række
unødvendige arbejds- og transportgange. Dette skyldes, at der lige for tiden spildes utrolig megen tid, da de
sender tingene med brev og pr. telefon.
Det sidste som virksomheden bør anskaffe er en elektronisk kalender, som vil gøre det muligt, at se hvornår
sommerhusene er udlejet og til hvilke personer. Denne kalender kunne med fordel placeres på
virksomhedens hjemmeside, da kunderne herfor også vil være i stand til at se hvilke tidsrum der er frit til
booking. Virksomhedens hjemmeside skal selvfølgelig have en medarbejder portal som kræver et login,
hvilket vil gøre det muligt for virksomhedens medarbejdere at opdatere kalenderen med direkte virkning.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 28 af 58
Konklusion på foranalysen samt den generelle analyse
Den generelle konklusion på vores analytiske del er ikke særlig lang. Dette skyldes, at der ud fra vores
problemstilling kun er ét stort problem der gør sig gældende, hvilket er at virksomhedens dataflowdiagram
skal forbedres og speedes op.
De ting som der skal forbedres er især virksomhedens computere samt den dertilhørende software.
Computerne er meget gamle, hvilket blandt andet ses i, at de er fuldt afskrevet for mange år siden.
Virksomhedens computere er ud over at være gamle, utroligt forældede, hvilket især ses idet, at de er
udstyret med en meget gammel Office pakke, nemlig den fra 97. Herudover gør computerne også brug af et
meget gammelt styresystem, Microsoft98. Virksomhedens computere har helt klart en stor
indvirkningsevne på virksomhedens meget lange og langsomme data- og informationsflow.
Den generelle konklusion på vores analytiske del er meget kort. Dette skyldes, at der ud fra vores
problemstilling er en ting der især er gældende, nemlig det, at virksomhedens dataflowdiagram skal
forbedres/speedes op.
Målet for det fremtidige projekt bliver herfor, at vi skal have speedet vores dataflowdiagram op. Dette vil vi
blandt andet gøre vha. indkøb af nye computere, oprettelse af nye systemer, opgradering af virksomhedens
nuværende software (programmel) samt opgradering af virkosmhedes nuværende styresystem. Herudover
skal der oprettes en række interaktive funktioner, såsom en online bookingkalender, samt oprettelse af
lokale- samt internationale netværk.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 29 af 58
Kravspecifikation
De krav der er til specifikationerne er forbedring af Dansols kommunikationsveje. Det kan f.eks. gøre ved
hjælp af ændringer i deres måde at lagere deres date på og idet hele taget bare gøre mere brug af IT.
Derfor vil vi gøre IT til en integreret del af virksomheden da vi mener det ville være med til at optimere
virksomhedens kommunikationsveje. De nedenstående punkter, vil herfor komme til at omhandle
virksomhedens Informations Teknologiske opgraderinger.
Krav til informations- og teknologiarkitektur
Først om fremmest skal DanSol anskaffe sig bærbare computere, da dette til hver en tid er bedre end deres
oldgamle computere. Samtidig vil det være en fordel for medarbejderne kan arbejde hjemme fra og det
ville være en god optimering for virksomheden.
Boligeksperten har brug for følgende applikationer: Acces, Word, Outlook, Axapta, Photoshop, Excel
DanSol bør anvende Windows 7 som styresystem, da det er en bedre løsning end Microsofts tidligere
styresystem vista, som forringer computerens ydeevne pga. af dets flotte design, det ville sige der bliver
brugt for mange RAM på unødvendige design. Derfor vil vi mene at Windows 7 vil være den mest optimale
løsning da det fungere bedre og ikke tære unødvendigt på computerens ydeevne.
Det er også vigtigt at DanSol for anskaffet sig ordentligt sikkerhedssystem, for at sikre sig mod forskellige
vira og hacker angreb. Det er vigtigt at virksomheden har sikkerhed på alle niveauer
Først og fremmest så er der den fysiske sikkerhed, det vil sige sikring mod eventuelt tyveri af deres
computere. For at angå dette kan man gøre følgende ting:
Spænde computerne fast, med en lås. Computerne står i få rum. Printere og andet udstyr skal også låses
fast.
Der også den logiske sikkerhed, her er der tale om sikring af programmer og data, vi vil gennem følgende
punktere optimere den logiske sikkerhed. Hver person får deres eget brugernavn og password. Hver anden
måned kommer der en besked om at ens password er gammelt, og derfor vil vi anbefale at man skifter den.
Dette er dog ikke tvang. Hvis medarbejderen skifter job, skal brugeren slettes max 1 måned efter. På den
måde undgår vi hævnmotiver.
Ved kommunikationssikkerhed forstås der at virksomheden ikke giver uautoriseret adgang til data.
Hver enkelt computer skal have deres egen firewall. DanSol skal selv have en firewall.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 30 af 58
Virksomheden får lukkede netværk så det kun er dem der har koden der kan bruge den. Virksomheden vil
også sørge for kryptering.
For at sikre netværket vil vi gøre følgende: Netværket skal sikres med en kode så uautoriseret ikke kan
komme ind på netværket. Det skal være muligt at kommer på netværket hjemme fra, det vil også bliver
sikret med en kode som vil bliver skiftet ud ugentligt for at undgå uautoriseret adgang til data. Serveren
skal altid være oppe 100 %. DanSol kan ikke have fejl på hjemmesiden. Svartider må maks være 2 sek. – Vi
har brug for hurtig og effektivt netværk.
Virksomheden bør anskaffe sig routere, så arbejdsgangene bliver mere effektive. Desuden skal de have
nogle printere, til diverse udskrifter.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 31 af 58
Oversigt over virksomhedens netværk
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 32 af 58
Indhentning af tilbud
(inkludere herved vurdering og valg af tilbud)
SAITEK Mus - Notebook Optical
mørkeblå
21 stk. á 73 kr.
Til den almindelige ansatte, som
måske ikke er så vild med at
bruge touchbad.
Samsung N310 Intel Atom N270
1.6GHz / 1GB / 160GB / LED10.1 /
Windows7 Home Bærbare
21 stk. á 2.999,00 kr.
Til den almindelige ansatte, så
man også kan tage sit arbejde
med hjem.
Erhvervsprinter – OKI MC860
CDXN color laser A3/A4 (printeren
er specialdesignet til at arbejde
på store netværk)
4 stk. á 27.196 kr.
Til afdelingerne, så man kan få
printet sin papirer og sende fax til
hovedkontoret.
DELL™ PowerEdge™ 2900
(SV32901)
2 stk. á 152.022,00 kr.
(1 stk. backup server)
(1 stk. fil server)
Server til lagring af information.
Linksys WRT54G Wireless Router
(modem medfølger)
4 stk. á 250 kr.
Router og modem til opkobling af
netværk.
Microsoft Office Small Business
2007 Dansk - Office Ready Soft-
ware
21 stk. á 1.539,00 kr.
Programmer der skal bruges i
hverdagen.
200 meter netværkskabel
(13 kr. pr. meter)
200 meter á 2.600,00 kr.
Kabler til opkobling af netværk.
Adobe Photoshop CS4 v.11.
(Erhvervsbrug)
1 stk. erhvervspakke á 7541,00 kr.
Til redigering af billeder
Norton antivirus 2010 upgrade
DK 3 bruger (DK)
7 stk. á 388,00 kr.
Til sikkerhed af systemet
Servere
2 stk. á 40.624,00 kr.
Til lagring af data
Total
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 33 af 58
Bilag til serverindkøb samt serverspecifikationer
http://www.pixmania.com/dk/dk/323529/art/saitek/mus-notebook-optical-mork.html
http://www.oki.dk/products/mfp/a3/detail.aspx?prodid=tcm:
http://www.oki.dk/products/mfp/a3/detail.aspx?prodid=tcm:
http://www1.euro.dell.com/dk/da/virksomheder/Servere/ct.aspx?refid=servers&s=bsd&cs=dkbsdt1
http://configure.euro.dell.com/dellstore/print_summary_details_popup.aspx?~lt=print&c=dk&cs=dkbsdt1
&fb=1&kc=N4XM2301&l=da&oc=SV32901&rbc=SV32901&s=bsd&leadtime=&showleadtime=False
http://about.pricegrabber.com/search_getprod.php/masterid=665967/search=Linksys%20WRT54G&mode
=about_compnetworking&
http://www.pricerunner.dk/pl/78/Software-Microsoft-kontorprogrammer/Microsoft-Office-
Small-Business-2007-Dansk-Office-Ready-Sammenlign-Priser
DELL™ PowerEdge™ T310 Rec-
ommended Solutions
(PE1T310R)
Antal: 2
Pris pr. stk: kr. 40.624,00
PowerEdge T310 Tower Chassis for
Up to 4x 3.5" Cabled HDDs with
Quad-Pack LED Diagnostics
Inkluderet af prisen
Intel&® Xeon&® X3430, 2.4Ghz,
8MB Cache, Turbo
Omfattet af prisen
4GB Memory, DDR3, 1333MHz
(4x1GB Single Ranked UDIMMs)
Omfattet af prisen
3Yr ProSupport for End Users and
Next Business Day On-Site Service
Omfattet af prisen
Microsoft® SBS 2008 SP2, Standard
Edition, Includes Media, Includes 5
CALs, English
Omfattet af prisen
Microsoft Windows Server 80GB
Partition Option
Omfattet af prisen
C8 Cabled - No RAID for SAS 6/iR
or PERC H200 Controller, 1-4
SAS/SATA Cabled HDDs
Omfattet af prisen
PERC H200 RAID Controller, For
Omfattet af prisen
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 34 af 58
Cabled HDD Chassis
1TB, SATA, 3.5-inch, 7.2K RPM
Hard Drive (Cabled)
Omfattet af prisen
600GB, SAS, 6Gbps, 3.5-inch, 15K
RPM Additional Hard Drive (Cabled)
Omfattet af prisen
Non-Redundant Power Supply (1
PSU) 375W
Omfattet af prisen
Danish - 250V Spare Power Cord
Omfattet af prisen
3 Metre CAT 6 Network Cable
Omfattet af prisen
SAS 5/E HBA for PowerVault
MD3000, PCIe
Omfattet af prisen
16X DVD+/-RW Drive with SATA
Cable for Win2K8 R2
Omfattet af prisen
External USB 8X DVD-ROM
Omfattet af prisen
Dell 2 Button USB Optical Mouse
Omfattet af prisen
Danish (QWERTY) Dell Standard
Quietkey USB Keyboard Black
Omfattet af prisen
Danish Dell E-series E2210 22"W
Monitor – Black
Omfattet af prisen
Amacom 32GB USB Memory Key
with Pre-Loaded TrueCrypt Software
Omfattet af prisen
PV RD1000 Internal SATA Drive
Bay with SATA Cable
Omfattet af prisen
Symantec Backup Exec 12.5 Multi
Server Suite
Omfattet af prisen
Removable HD Cartridge for
RD1000, 160GB SATA (160GB
native/320GB compressed)
Omfattet af prisen
Dell UPS, Rack/Tower, 2700W, 3U,
230V with C19/C20, 2.5M Input
Cord
Omfattet af prisen
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 35 af 58
Den teknologiske udvikling og Leavitts model
Når man, i en virksomhed, begynder at udvikle sin teknologi, så skal man være klar over, at dette også gør
at flere aspekter af virksomheden vil ændre sig.
Vi har i den pågældende situation haft som mål, at korteregøre virksomhedens kommunikationsveje. Dette
bliver herfor til vort primære mål i denne problemstilling. Et af de midler som vi har tænkt os at bruge, i
kampen om de ”kortere kommunikationsveje” er teknologien. Hvis vi herfor sætter dette ind i Leavitts
model, så bliver de faser som vi vil benytte os de følgende faser:
- Teknologi (IT-udstyr)
- Opgaver (Kommunikationsveje)
- Personer (Medarbejderne – skal lære at bruge IT i deres hver dag)
Teknologien vil herfor få en stor virkning på resten af faserne i Leavitts model.
Konklusion af kravspecifikation
Fase 3, som omhandler kravspecifikation, lægger meget vægt på, at virksomheden skal ud og foretage store
investeringer i ny teknologi. Dette skyldes, at virksomheden ikke før har arbejdet så intensivt med IT, som
de kommer til at gøre i fremtiden. Investeringerne som vi bliver nødt til at foretage, vil koste virksomheden
en del penge, men denne sum vil hurtigt tjene sig ind igen i løbet af de kommende år da det i længden vil
give dem konkurrencemæssige fordele.
Vi har, i vores valg af udstyr, ikke sparet på pengene, hvilket udelukkende skyldes at man bliver nødt til at
have det bedste af det bedste. Hvis man allerede nu investere i det bedste af det bedste udstyr, så ved man
samtidig også, at udstyret kan benyttes i en hel del år frem i fremtiden. Udviklingen indenfor IT er meget
hurtig, og man siger herfor, at en gennemsnitlig computer rækker i godt 3 år. Vi har herfor investeret i
nogle ganske udmærkede små bærbare computere, som vi mener, har de nødvendige specifikationer til at
kunne udføre medarbejdernes arbejde.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 36 af 58
Webstedets funktioner
DanSols websted skal være tilgængeligt for alle de personer som er i stand til at leje sommerhuse. Dette
betyder herfor, at de gamle der ikke er så vant til at bruge nettet, skal have en hjemmeside som er let
tilgængelig og med en meget simpel opbygning. Herimod skal hjemmesiden også have en hjemmeside med
et flot og kreativt design, samt en række specielle funktioner, som kan tiltrække lejere fra det yngre
segment. Herudover skal hjemmesidens budskab også være let forståeligt for de unge, da der her kan være
tale om førstegangslejere som ikke har megen viden om at leje sommerhuse.
Det skal på hjemmesiden være muligt at læse om DanSol samt virksomhedens historie. Man skal herudover
også kunne finde praktiske informationer om seværdigheder og attraktioner som findes i forbindelse med
leje af et sommerhus.
Det er herudover vigtigt, at det er muligt at søge blandt de mange sommerhuse, hvilket gøres vha. en
søgefunktion som vi har opstillet på hjemmesiden. Søgefunktionen skal fremfinde det perfekte sommerhus
til lejerne, hvorefter det på samme side skal være muligt at leje netop dette perfekte sommerhus.
Lejerne skal, udover at kunne leje sommerhuse på hjemmesiden, også være i stand til at kunne kontakte
DanSol. Det er herfor vigtigt at få indsat en specifik kontaktside.
Hjemmesiden skal også virke som en medarbejderportal for de ansatte. Medarbejderportalen skal, vha.
login, give administratorrettigheder til hjemmesiden. Disse administratorrettigheder kan herefter benyttes
til at opdatere den interaktive e-kalender, som også er at finde på DanSols hjemmeside.
Medarbejderportalen skal samtidig kunne give adgang til den enkelte medarbejders mailboks. Dette gøres
for at yde arbejdsfleksibiliteten, hvilket sker idet at medarbejderne herved er i stand til at besvare
arbejdsrelaterede e-mails uden nødvendigvis at skulle benytte deres egne computere.
De sidste punkter som skal være at finde på hjemmesiden er FAQ og job. FAQ er en funktion som findes på
de fleste hjemmesider og har følgende betydning: Frequently Asked Questions. Menupunktet ”Job” bliver
herimod ikke særlig væsentligt, da denne virksomhed er så lille, at den ikke altid vil være i gang med at søge
ny arbejdskraft – det er dog stadig væsentligt at have dette på hjemmesiden.
Identifikation af målgruppen
DanSols målgruppe er forholdsvis bred, men dog stadig ikke særlig omfattende. Når det siges, at
virksomhedens målgruppe er bred menes der at DanSol ønsker at henvende sig til alle aldersgrupper. Det
lille omfang skyldes, at virksomheden hovedsageligt beskæftiger sig med udlejning af sommerhuse i
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 37 af 58
Vestjylland. Det kan herfor siges, at virksomheden nærmest allerede har afgrænset sig pr. automatik.
Målgruppen kan herfor defineres til at være alle personer der ønsker at leje sommerhuse i Vestjylland.
Hjemmesiden har også en anden, men meget anderledes, målgruppe. Denne målgruppe er den 4.
statsmagt, nemlig pressen. Pressen vil blive tildelt en underside, hvor ting som: Pressemeddelelser,
årsrapporter og kvartalsrapporter vil blive offentliggjort.
Formål med webstedet
Formålet med websteder et, at man skal kunne komme ud til en større målgruppe og herved prøve at få
kunder fra konkurrenterne som allerede har en webside nu. Det skal herudover fastlægges hvorvidt
DanSols hjemmeside skal være en:
• Informationsside
Et websted hvor folk kan søge oplysninger og hvor der er tale om envejskommunikation fra
virksomheden til mange bruger.
• Præsentationsside
En side hvor det er muligt at finde informationer samt præsentation af virksomhedens produkter.
• Kommunikationsside
En side hvor det er muligt for interessenterne at få svar på deres spørgsmål via chat eller e-mail. Så
på kommunikations sider er det tale om tovejs kommunikation.
• Integreret E-handel
Hvor man fordeler og sælger produkter og her er der også tale om tovejskommunikation.
Jeg vil mene at DanSols hjemmeside er en side som bygger på tovejskommunikation, da det skal være
muligt at kontakte de ansatte fra boligeksperten gennem mail eller chat. Det skal herudover også være
muligt at finde information om de sommerhuse som er mulige at leje. Det kan herfor fastlægges, at DanSols
hjemmeside er en blanding af en kommunikationsside samt en præsentationsside.
Det er herudover også vigtigt for DanSol at finde ud af, hvad deres websted skal signalere. Websitet skal
først og fremmest gøre at brugeren får tillid til webstedet, hvilket herfor betyder at webstedet skal
signalere ting som troværdighed, kompetence, engagement og åbenhed.
Det er vigtigt for DanSol at sitet signalere åbenhed, engagement, kompetencer og troværdighed, da dette
er en række af de faktorer som kan få kunder til at foretrække DanSols hjemmeside frem for konkurrerende
virksomheders.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 38 af 58
Fastlæggelse af navigationsstrukturen
Det er vigtigt ved oprettelsen af et websted, at det er brugervenligt og at navigationsstrukturen herfor er
yderst velvalgt.
Der findes mange måder hvorpå man kan opbygge et websted. Disse måder er som følgende:
1. Lineær struktur
Lineær struktur er en meget simpel måde at bygge et websted op på, men denne form for struktur
egner sig ikke ret godt til interaktive medier, hvor man læser siderne i en bestemt række følge.
Denne form for struktur bruges meget i forbindelse med E-handel.
2. Hierakisk struktur
Hierakisk struktur bruger man ofte i programmer hvor man skal vælge en bestemt funktion, hvor
den starter med en forside, og forgrener sig efter den logik, som siderne er struktureret efter. På
mange websteder er der en menu, som viser indholdet på webstedet. Den hierarkiske struktur
brydes hvis der f.eks. i teksten er links der viser hen til andre strukturer. Det kan f.eks. være et
websted for en sportsforening.
3. Cyklisk struktur
Cyklisk struktur giver mulighed at vælge på tværs af lineær og hierarkisk struktur. Den store fordel
ved dette er at der er et mere frit valg for brugeren. Den store ulempe er at man kan navigerer sig
uden om nogle sider, og på den måde misforstå indholdet. Man kan også miste overblikket, hvis
man ikke kan se hvor man er havnet henne.
4. Arena strukturen
Arena strukturen leder tankerne hen på det gamle Rom, hvor man havde gladiatorer som
udkæmpede svære slag. Denne struktur anvendes når webstedet giver adgang til forskellige
communities. Altså områder der henvender sig til enkelte målgrupper. Et eksempel på dette er DR
og Tv2 som har hovedsiden og linker til børn, sider for unge osv.
Vi har valgt at opbygge DanSols hjemmeside efter en cyklisk struktur. Dette har vi valgt, da vi mener at det
er meget vigtigt, at brugeren får så stor en valgfrihed som overhovedet muligt. Man kan til enhver tid skifte
mellem de forskellige undersider, hvilket netop giver en større valgfrihed. Herudover skal det huskes, at
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 39 af 58
dette samtidig er en sammensætning af både lineær og hierarkisk, hvilket betyder at disse metoder også
har haft en del indflydelse på hjemmesiden.
En hjemmesides design er noget af det allervigtigste, da dette er en del af den overordnede
kommunikationen til brugerne. Det er herfor vigtigt, at designet fremstår så tydeligt som muligt og at man
gør det let for brugerne at finde rundt, samt navigere rundt på siden. Hvis hjemmesiden opnår succes med
at skabe en hjemmeside hvor det er let at navigere rundt, så gør dette hjemmesiden yderst attraktiv for
brugeren, hvilket kan være med til at de begynder at foretrække netop DanSols hjemmeside frem for
konkurrenternes. Det kan herfor siges, at navigationen på hjemmesiden er én af de ting, som kunderne
lægger vægt på når de skal vurdere de enkelte hjemmesider imod hinanden.
Når vi snakker om navigationsstrukturen, så er det selvfølgelig yderst vigtigt, at der er en overskuelig og
yderst brugbar menulinje til at letteregøre brugernes navigation. Det kan siges, at menuer er en slags
stikord som man kan se på en speciel menubjælke. Man kan bruge menuer på mange forskellige måder. E
kan være placeret på et fast sted – hvilket er den løsning som vi har valgt, de kan være flydende så
brugerne kan flytte rundt på dem og det kan også være at det er fremstillet som en rulle- eller dropdown
menu.
Vi har valgt at opbygge boligekspertens hjemmeside med en fast menu, hvilket gør, at den fremstår mere
overskuelig for brugerne. Man kan godt fremstille en overskuelig dropdown-menu, men da vores
målgruppe er meget bred, ønsker vi at den også skal fremstå overskuelig for den ældre generation, som i
nogle tilfælde vil have svært ved at benytte sig af en dropdown-menu.
På hjemmesiden vil vi gøre brug af knapper i menuen. Det har vi valgt, da det giver et bedre design.
Knapper er karakteriseret ved at de er hævet eller sænket i forhold til grundfladen. Man kan også ændre på
formen af hvordan knapperne skal reagere. Det kan gøres via farver som et eksempel.
En intern søgefunktion er vigtig for DanSol. Dette gør nemlig, at brugeren lynhurtigt er i stand til at finde
frem til det materiale, som den vedkommende bruger ønsker at finde. Det er vigtigt at søgefunktionen
virker optimalt, hvilket betyder at den skal finde frem til præcist de ting som brugerne søger efter. Det er
herfor vigtigt, at søgefunktionen kun kommer med de mest nødvendige hits.
Det sidste vi har lavet på hjemmesiden er en login-funktion, som gør, at den interaktive e-kalender kan
opdateres. Dette er gjort af flere grunde. Dels skal det være muligt for sommerhusudlejerne at rette i deres
egen e-kalender, hvilket kan blive nødvendigt, hvis de selv vil benytte sig af sommerhuset i enkelte
perioder. Herudover skal det også være muligt for medarbejderne, at kunne opdatere e-kalenderen fra
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 40 af 58
andre computere, da dette giver en større arbejdsfleksibilitet. Det skal dog siges, at denne login-funktion
åbner i et helt nyt vindue, hvilket gør, at der faktisk er skabt en hel ”login-portal” som adskiller sig fra
hjemmesiden. Dette er gjort for ikke at skabe forvirring imellem de to lignende sider.
Hjemmesiden hænger på flere punkter sammen med vores database, hvilket skal gøre at hjemmesiden er
synkroniseret med virksomhedens bookingkalender. De steder hvor de kan samarbejde er f.eks:
- Når de søger på sommerhuse i Danmark
- Når de søger på informationer om sommerhusene i Danmark
- Når de ønsker at booke sommerhuse, da de så kan tjekke om sommerhusene er ledige.
- Når de ønsker at finde adresser på forskellige sommerhuse
Generelt set, så skal databasen anvendes når der foretages søgninger, samt når der skal fremfindes
informationer om sommerhuse.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 41 af 58
Database
Overordnet beskrivelse af databasens funktioner
Det er vigtigt at databasen er let tilgængelig, hvilket giver mulighed for at de ansatte hurtigt kan finde lige
netop de data som de nødvendigvis har brug for.
Det skal kunne være nemt og hurtigt at finde ud af hvilke sommerhuse der allerede er blevet udlejet og
selvfølgelig også hvilke det stadig er muligt at leje. Det skal også være muligt at finde ud af hvem der
udlejer sommerhusene, samt hvem der er lejerne.
Hoved ideen med database er at det skal være muligt for kunderne at finde ud af hvilke huse der stadig er
ledige i de forskellige perioder.
Det skal også være muligt for kunden at søge på antal værelser, og via det være muligt at se hvor mange
kvadratmeter sommerhuset er på.
Identifikation af målgruppen for databasen
Målgruppen for databasen er allerede delvist fundet, da vi har beskrevet målgruppe for hjemmesiden. De
personer som gør brug af DanSol ApS hjemmeside, er nemlig også de personer som kommer til at gøre brug
af databasen, da det som sagt skal være muligt at søge på sommerhuse på hjemmesiden.
Målgruppen er dog også DanSol ApS’ eget personale, da mange af dem højest sandsynlig får brug for
diverse data.
Identifikation af data til database
I databasen er det vigtig at få indbygget sommerhusene, da de er den centrale brik. Sommerhusene skal
kobles sammen med lejeren, så man kan se oplysninger om dem. Sommerhusene skal desuden opdeles i
grupper, så man nemt kan finde ud af hvilken slags område sommerhuset ligger i. Som tidligere nævnt, vil
det være muligt at se hvor stort areal sommerhuset er på, samt hvor mange antal værelser. Det skal være
muligt at finde forskellige oplysninger om lejeren. Det er blandt andet telefon nummer, samt e-mail. Dette
er selvfølgelig tilsvarende for udlejerne. For at databasen skal kunne hænge sammen er det også
nødvendigt at få lagret datoerne ind for betalingsfrist og samt perioden for hvornår sommerhusene er
udlejet.
Beskrivelse af databasen ved hjælp af normalformer
Ved hjælp af normalformerne forenkler man de data man har i databasen. I første normalform har man alle
data manuelt. I anden normalform begynder man at sætte de unødvendige data og efterfølgende i tredje
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 42 af 58
normalform lykkedes det at få forenklet alle data. I vedlagte bilag, excel ark, kan man se hvordan
udviklingen forløber sig. Ud fra tredje normalform kommer der en lang række hjælpetabeller. Disse
hjælpetabeller bruges til at undgå at man manuelt skal gentage de samme indskrivninger.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 43 af 58
Test
Når man foretager en test af systemet, en såkaldt systemtest, så betyder det, at man foretager en teknisk
test af, om selve IT-systemet virker 100 % efter hensigten. Man skal herfor være grundig i testfasen, da det
er her man kan nå at rette op på eventuelle fejl. Denne fase består herfor af en række lang forskellige tests
som blandt andre: kodegennemgang, test af systemets skærmbilleder, test af systemets funktionalitet mv.
Når man foretager en såkaldt systemtest så betyder det at man foretager en teknisk test af, om selve IT-
systemet virker som det skal.
Brugertest
Brugertests kan gøres på mange forskellige måder, hvilket fremgår af nedenstående skema:
Vi har herfor valgt at gøre brug af en feltundersøgelse, og har opsummeret resultatet på en række
spørgsmål på den efterfølgende side…
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 44 af 58
1. Hvordan virker designet?
- Designet er utrolig brugervenligt og farverne er velvalgte.
Er farverne passende?
- Farverne er, som jeg nævnte før, utrolig velvalgte. Farverne fremstår ens på alle undersider samt
faner og farverne, samt baggrundsbillede, skaber en rigtig god ”ferie stemning”.
Kan man komme tilbage til hjemmesidens forside?
- Ja, det er nemt at komme tilbage til forsiden, hvilket skyldes, at der er en knap benævnt: ”Forsiden”.
Er indholdet relevant?
- Systemets indhold er yderst relevant, dog kan det diskuteres hvorvidt presse er en nødvendighed.
Herudover kan det vurderes hvorvidt facebook-genvejen er nødvendig, men i det 21. århundrede er
det selvfølgelig en stor kommunikationsfaktor.
Er der en behjælpelig søgefunktion?
- Søgefunktionen er god og meget behjælpelig, da der er mange detaljer. Det er dog måske lidt
forvirrende, at søgefunktionen er blandet sammen med muligheden for at finde frem til det
”perfekte” sommerhus
Er indgangsportalen passende?
- Indgangsportalen er meget passende, hvilket skyldes, at det er kunderne som er prioriteret højst.
Det er også muligt at komme ind på en medarbejderportal, hvilket sker ved et tryk på knappen
”login” til højre for hovedvinduet.
Er der en medarbejder portal?
- Ja, der er en medarbejderportal på hjemmesiden – den er ovenikøbet krypteret med et login!
Er der mulighed for kontakt til DanSol?
- Der er fremstillet en god kontaktside, hvor man endda selv kan vælge overskriften for kontakten.
Det skulle dog overvejes hvorvidt DanSols telefonnummer bør oplyses på hjemmesiden.
Medarbejders mulighed for at tjekke mail online?
- Der er gode muligheder for medarbejderne at tjekke deres mail.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 45 af 58
Kodegennemgang
Når man er nået til det punkt, hvor man skal til at validere sine HTML-koder, så kan man med fordel
anvende en række af de hjælpe valideringsprogrammer som findes som freeware på internettet.
Vi har dog i forbindelse med hjemmesidens kodningsprocess, løbende tjekket vores HTML-koder for fejl.
Dette gør, at vi ikke har fundet yderligere fejl ved gennemlæsning af koderne. Vi fandt brudstykker af vores
HTML som ikke understøttes optimalt af andre webbrowsere som bl.a. FireFox, dette kan i enkelte tilfælde
skabe en forkert designmæssig opsætning, men da Internet Explorer og Firefox forstår HTML-koderne på
forskellig vis, så har vi ikke lykkedes med at få skabt et lignende design i begge browsere. Vores
hjemmeside fremstår herfor bedst i Internet Explorer.
Vi fandt herudover en række kodninger som var unødvendige, hvilke vi blot slettede, da HTML-koder tager
plads ligesom alt andet – der er dog her snak om meget få kilobyte. Det sidste vi har fundet ud af er, at en
række af de mere avancerede kodninger ikke understøttes af den uploadmulighed som skolen giver os. Det
har herfor ikke været muligt at få kontakt- og søgesiden til at virke optimalt, med henblik på de planer vi
havde for disse sider.
Vi har dog fået tilrettet alle koder, således at alt fungerer efter vores bedste overbevisning.
Systemets skærmbilleder
Vores systemer er blevet gennemtestet på mange forskellige måder. Vi har herfor blandt andet tjekket
vores systems udseende og design på mange forskellige computere – alt lige fra en Mac, en almindelig PCer
til en IPhone. Disse tre ovennævnte forskellige elektroniske apparater har en ting tilfælles, hvilket er at de
anvender forskellige operativsystem (styresystem), hvilket herfor selvfølgelig også er blevet tjekket.
Vi har herudover prøvet at ændre på skærm- og farveopløsningen på de forskellige computere for at se, om
dette kunne skade systemets skærmbillede. Skærmbilledet og designet blev selvfølgelig ændret ved
ændring af skærmopsætningen, men vi synes dog, at resultater heraf stadigvæk fremstod acceptabelt. De
største problemer opstod ved en formindskning af skærmopløsningen, hvilket gjorde, at hjemmesidens
”rammer” ikke kunne være på skærmbilledet, hvilket skabte et designmæssigt kaos og herfor også et
dårligt overblik.
I forbindelse med testen vha. forskellige computere, testede vi selvfølgelig også om systemets loadtime
(tiden det tager for systemet at åbne og vise det rigtige skærmbillede) var acceptabelt på de forskellige
computere. Det var herfor vigtigt for os at sikre, at vi havde testet computere med forskellige mængder
RAM. Dette skabte dog ingen problemer!
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 46 af 58
Vi føler herfor, at skærmbilledet fremstår yderst acceptabelt på mange forskellige former for udstyr,
herunder også udstyr som vi ikke anvendte i produktionen af vores system.
Systemets funktionalitet
I forbindelse med testen af vort systems funktionalitet, har vi foretaget en såkaldt stress-test. Dette
betyder, at vi har åbnet systemet for en lang række brugere på én gang. Dette skulle kunne presse systemet
til det yderste, hvilket også skete. Vores systems hastighed blev dog ikke i stor grad forværret, men det
kunne, især på hjemmesiden, mærkes.
Herudover har vi prøvet at teste systemets hastighed på en computer, hvor vi havde åbnet mange
forskellige applikationer på én gang. Vi synes ikke umiddelbart, at vores system var langsommere til at
loade end andre konkurrerende hjemmesider, hvilket må betyde at kunderne hvert fald ikke vil fravælge
DanSols system på dette punkt.
Vi har herudover også foretaget en ”tænke-højst-test”, hvilket ikke resulterede i de store problemer. Der
fremkom dog et enkelt problem ved afprøvning af hjemmesidens loadtime, men dette har vi fået fixet
sidenhen. Problemet her var, at hjemmesidens baggrundsbillede var gemt som GIF (hvilket er en filtype der
typisk fylder meget), hvilket gjorde billedet utrolig tungt. Vi har herefter ændret baggrundsbilledets farver,
samt gemt det som en JPEG-fil, hvorefter loadhastigheden blev forkortet markant.
Fejlmeddelelser
Fejlmeddelelser burde ikke fremkomme i vores system, hvilket skyldes at vi har afskåret systemet fra alle
unødige genveje og knapper, som kan medføre en eventuel fejl (et crash). Hvis der dog skulle opstå fejl, så
kan man kontakte vores supportgruppe via vores websites kontaktside, som herefter vil være i stand til
lynhurtigt at omstrukturere systemets opbygning, således at den pågældende fejl ikke vil opstå i fremtiden.
Der er dog et sted, hvor en fejlmeddelelse vil fremkomme. Dette er ved skift af sprog på vores hjemmeside.
Dette er dog ikke en decideret fejlmeddelelse, hvilket skyldes, at det er et pop-up vindue som vi selv har
kodet til at komme frem ved klik på flagene. Ved læsning af vinduets tekst fremgår det også, at dette
skyldes, at det kun er den danske version af hjemmesiden som er færdiglavet på nuværende tidspunkt.
Systemets inddata og uddata
Systemets inddata og uddata kan ikke testes på en ordentlig måde i vores nuværende situation, hvilket
skyldes, at vi på nuværende tidspunkt er meget begrænsede med henblik på vores mulighed for upload.
Det er herfor, som jeg nævnte før, svært at få vores avancerede koder til at acceptere den ringe upload,
hvilket gør, at en række af vores uploads på bl.a. hjemmesiden ikke virker korrekt.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 47 af 58
Systemets inddata og uddata virker med henblik på databasen, hvor vi har opsat en række grund- og
programmeringsregler for de forskellige kolonner og celler, hvilket gør, at cellerne ikke kan modtage andre
inputs end det som de er blevet programmeret til at modtage.
Databasens undersøgelse
Efter en grundig undersøgelse af databasen, er vi kommet frem til at der er nogle små fejl, som vi ikke har
kunnet få rettet.
Det er muligt at finde oplysninger om de enkelte sommerhuse, lejere, udlejere via de data som er
indskrevet i databasen.
Ved telefon nummer er det heller ikke muligt at søge på et 9 cifret telefonnummer, da vi kun her henviser
til danske udlejere.
Databasen er baseret på en-til-mange relationer, frem for en-til-en relationer. En-til-en relationer kan
nemlig undværes, da de egentlig bare er en slags ekstra flyd. Når man laver en-til-mange relationer, gør
man det muligt at udvælge præcis de data som man vil have fremvist.
Det er dog ikke lykkedes os at få lavet alle tabellerne til en-til-mange relationer. Nogle enkelte af tabellerne
er i stedet blevet til ”XXXX” hvilket er sket af uforklarlige grunde. Desuden har vi fundet en enkelt en-til-en
ralation, som tidligere nævnt er en unødvendig relation. Vi har dog valgt at lade denne tabel blive, som et
eksempel til de medarbejdere som sandsynligvis skal udvikle videre på databasen eller bare opdatere den.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 48 af 58
Implementeringsplan og dokumentation
Denne fase omfatter installation af hardware og software, upload af websted, konvertering af data,
afprøvning af brugervejledning, workshop og evt. udannelse af bruge. Så implementering og
dokumentation er rimelig omfattende.
Implementeringsplan
Vi har ikke været i stand til at afklare, hvorvidt DanSol har anvendt databaser i deres foretagende førhen. Vi
ved, at de har registreret mange ting i excel-filer, men hvorvidt elektroniske databaser – som bl.a. dem
Acces kan fremstille – har været anvendt er uvist. Vi ved dog, at DanSol har haft en hjemmeside før
projektets start. Hjemmesiden var dog langtfra up-to-date, hvilket har gjort, at vi har måttet optimere
hjemmesiden sideløbende med lukningen af den gamle.
Når man skal implementere et nyt system, så kan det gøres på en række forskellige måder. Der er
forskellige måde man kan implementere data på i virksomheden:
Der er det man kalder for direkte overgang, her vælger man at køre over på det nye system så snart de
nødvendige data er lagt ind i systemet. Et eventuelt gammelt system virksomheden må ha ve, vil ikke blive
vedligeholdt mens det nye system testes. Man tester for at finde ud af om det fungere som beregnet.
Denne metode fortrækkes hvis der ikke er store konsekvenser hvis der opstår fejl i det nye system, hvis det
nye system ikke er sammenligneligt med det gamle eller hvis det er vigtigt at systemstarten er let og billig.
Så er der også det man kalder for parallelkørsel, hvor man vælger at køre det gamle system ved siden af det
nye. Den fordel der er ved dette er at virksomheden ikke vil være så sårbar, da det er muligt at
rekonstruere systemet, hvis det viser sig at der er alvorlige fejl i det nye system. Der er dog den ulempe at
det er meget omkostningskrævende. Denne metode fortrækkes hvis det har store konsekvenser for
virksomheden hvis der opstår fejl, hvis det nye system ikke er sammenligneligt med det gamle og hvis der
er tale små datamængder
Den sidste metode er pilotkørsel, som er lidt af en mellemløsning, her vælger man at implementere dele af
det nye system og teste det for fejl. Når denne del af det nye system er testet og fungere tilfredsstilende for
virksomheden, implementere man den resterende del af systemet. Denne metode fortrækkes når, der er
tale om store datamængder, hvis der er tale om et meget komplekst system som kan være svært at test
eller hvis det dataene fra de to systemer, det gamle og det nye, er sammenlignelige.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 49 af 58
Vi synes umiddelbart ikke, at det har været svært at argumentere for, at der her er tale om den type
overgang som benævnes som Parallelkøresel.
Ved parallelkørsel kan virksomheden vælge at køre det gamle system ved siden af det nye system, hvilket
kan være med til at skabe en bedre overgangsfase for kunderne samt medarbejderne. Fordelen ved at
vælge denne overgangsmetode er, at virksomheden ikke er så sårbar, hvilket skyldes at der altid er et
system som virker, samt at det er let at rekonstruere det gamle system, hvis der skulle dukke alvorlige fejl
op i det nye system. Det er til gengæld en yderst omkostningskrævende overgangsmetode.
Man siger generelt om parallelkørselsformen, at den foretrækkes når det har store konsekvenser hvis der
opstår fejl samt, at der gerne være tale om overførsel af små datamængder. Herudover skal det det nye
system helst også kunne sammenlignes med det gamle system.
Systemtest
Det sidste man gør, når man har samlet hele det nye system er, at man igen foretager en række
systemtests. Hvis disse tests går godt, så tyder det på at virksomheden har fået dets system som de
ønskede, samt at systemet kører upåklageligt. Man skal her også foretage de sidste ajourføringer af
dokumentationsmaterialet. Man bør dog jævnligt lave systemtests, da der kan opstå uforudsigelige
problemer, som man ikke kunne have forudsagt da man udviklede det pågældende system.
Hvis systemtesten viser at det hele fungere så kan virksomheden trække vejret lidt letter, da det i første
omgang tyde på at de har fået deres ønskede system.
Der vil også være organisatoriske forandringer som skal gennemføres i implementeringsfasen. Som f.eks.
medarbejder skal flytte til et nyt job og nogle medarbejder har måske brug for mere udannelse.
Efter en tid viser det sig mange gange, at der er fejl og problemer, som det ikke har været muligt at tage
højde for, da systemet blev udviklet. Derfor er det meget vigtigt at systemet endnu engang bliver testet når
der har været i brug i et stykke tid. Systemtesten kan ske et halvt år efter at systemet er taget i brug, eller
længere.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 50 af 58
Dokumentation af systemet
Mange har erfaret at en brugervejledning og dokumentation kan være ubrugelig og meget vildledende. I
mange tilfælde så gider man ikke til at læse en lang og kedelig manual med et ton af oplysninger som man
ikke syntes man har brug for. I stedet prøver mange at spørge en kollega eller en ven om hjælp.
Der er mange grunde til at en brugervejledning bliver brugt efter hensigten, det kan f.eks. være at den er
svær at læse, den kan være svær at forstå eller hvis vejledninger er svær at slå op i. I tilfælde bliver
vejledninger udarbejdet i hast inden systemet skal afleveres og derfor ikke indeholder relevante
oplysninger fra brugerne.
Det er vigtigt at vejledninger og dokumentation effektive, da det kan være det kriterium der kan afgøre
produktets succes. Det er effektiv måde at udarbejde vejledning og dokumentation er ved at skrive dem
løbende under systemudviklingen. Hvis brugervejledningen er god kan den også fungere som en glimrende
kravspecifikation.
En vejledning til et større system omfatter som regel en startvejledning som også er kaldt tutorail,
referencehåndbog og onlinehjælp.
En god måde at hjælpe brugerne på, når man skriver vejledningen og dokumentation, er ved at anvende
nøgleord som overskrifter, ved at skrive de vigtigste ting først og ved at udarbejde et indeks med nøgleord
og vigtige synonymer. Det er også vigtigt at man bruger en sprog som et letforståeligt for brugeren og
forklare tingene ved hjælp af relevante illustrationer. Så det er vigtigt at man har godt kendskab til
brugeren, altså vide hvor erfaren de er og hvad dele af systemet der har adgang til.
Der vil altid være de erfarne og uerfarende bruger. De uerfarende har behov for vide at de trygt kan
udforske systemet. Det kræver dog at systemet er robust, at det er standardiseret i sin opbygning og at
brugerne har mulighed for at fortryde sine handlinger. Udover det så kræver det også at systemets
dokumentation indeholder dækkende dataeksempler, konstruktive meddelelser fra systemet til den
uerfarende bruger, det vil også vigtigt at der er gode tilbagemeldinger og en god startvejledning som kan
hjælpe den uerfarende bruger, den uerfarende bruger kan også have glæde af at starte i et træningssystem
som kan være nogle opgave så de lære at bruge systemet.
Der er også de erfarende bruger, de har ikke behov for en masse unødvendig og forstyrrende hjælp.
Erfarende bruger har mere behov for hjælp til at gøre deres hverdag nemmer. Der kan f.eks. ske ved at
hjælpe dem med at tilpasse systemet til deres individuelle behov. Det kan f.eks. være ved opretning af
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 51 af 58
genvejstaster eller makroer som gør det inddateringer letter for den erfarende bruger og samtidig undgår
et hyppigt skift mellem tastatur og mus.
Startvejledningen
Startvejledningen er de nye brugeres første introduktion til systemet. Denne introduktion bruges til at lære
dem de første grundlæggende færdigheder. Den bruges til at berolige uerfarende bruger da de har noget at
forholde sig til, det kan f.eks. være ved illustrationer og letforståelig tekst. En god ide vil være at aktivere
brugerne gennem aktivt fra starten at opfordre dem til at anvende det nye system.
Den måde startvejledning fungere bed på er når det er indbygget i systemet, det er det man kalder for
tutorial. Det kan f.eks. være opbygget som et diashow eller videoklip. En startvejledning skal helst ikke
være for omfattende. F.eks. når vi taler om diasshows så er 10 dias et passende antal. Det er godt hvis det
er opbygget over nogle realistiske opgaver. Det er også vigtigt at hvis brugeren lavere fejl så skal
fejlmeddelelserne være pædagogisk formuleret, samtidig skal man være meget forsigtig med at rose, da
det kan forekomme meget sarkastisk for den urutineret bruger. Muligheden for at afbryde undervejs er
også vigtigt.
Referencehåndbog
Der er mange måder at opbygge en referencehåndbog på, der kan f.eks. være ved at opbygge den som
opgaveorienteret, som systemorienteret eller som et huskekort/ referencekort.
En opgaveorienteret referencehåndbog, strukturere man omkring hvordan brugerne løse en række opgaver
med systemet. Vejledningen vil forklare tingene punktvis så det vil være let for den uerfarende bruger.
Den systemorienterede håndbog, struktureres omkring programmets funktioner. Det vil være ting som
hvilket skærmbillede møder brugeren, hvilke funktioner systemet indeholder, systemets fejlmeddelelser
osv.
Den korteste udgave af en brugervejledning er det man kalder for huskekort/ referencekort. Det er enkelte
ark en lille folder med vigtige informationer/ kommandoer i systemet. Dette er som regel beregnet til de
rutinerede bruger som kender og forstår systemet.
Andre former for hjælp
Gode systemer skal helst have et indbygget hjælpesystem, som er kortfattet, præcis og intuitivt forståeligt.
Hjælpen kan opdeles i direkte og uopfordret hjælp.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 52 af 58
Direkte hjælp er hjælp som forekommer, når man spørg om det. Det kan f.eks. være en lille introduktion til
systemet, forklaring til funktioner, hjælp til at forstå, uddybning af meddelelse eller en fejlmeddelelse.
Direkte hjælp kan være liste som er alfabetisk opstillet, over de vigtigste begreber og oplysninger om
systemet.
Uopfordret hjælp, er hjælp som forekommer hvis brugerafprøvninger har vist, at brugeren sandsynligvis har
brug for hjælp. Det kan f.eks. være en kortforklaring om noget aktuelt. Det er vigtigt at der er mulighed for
at slå det fra, da det kan være hjælp så er irritation for den erfarende bruger.
Dokumentation DanSol
Vi mener at det er vigtigt for DanSol at får en informativ brugervejledning og dokumentation da store dele
af de ansatte ikke er vant til at arbejde med IT. Der skal selvfølge tages højde for de personer som er fix på
der finger, og hurtigt forstår at bruge systemet. Hovedsageligt skal der tages hensyn til dem som ikke har
arbejdet med IT, da der som sagt ikke er mange i virksomheden der er vant til at arbejde med IT, derfor er
det vigtigt at tingene er forklaret ”step by step”.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 53 af 58
Opsamling (synopsis)
Vi har valgt at slutte vores rapport af med en lille opsummering/opsamling. Dette er gjort for at forbedre
helhedsforståelsen af vores projekt. Vi har dog også måttet erfare, at opsamlingens indhold består af det
samme som synopsen. Vi har herfor valgt, at indsætte vores synopsis i stedet for et decideret
opsamlingsafsnit og det er herfor synopsen som vil afslutte vores rapport.
Karakteristik af projektet
I projektets opstartsfase fik vi udleveret en opgave, hvor det fremgik at vi var medarbejdere i
konsulentfirmaet PROF-IT MANAGEMENT A/S. Denne virksomhed har specialiseret sig i at rådgive andre
virksomheder omkring IT relaterede spørgsmål, hvilket herfor også er hovedoverskriften for vores opgave.
Opgaven består i, at DanSol ApS har en række IT-problemer, hvilket har fået dem til at kontakte netop
PROF-IT MANAGEMENT A/S. Vores opgave har herfor været at analysere virksomheden med særlig fokus
på de IT-mæssige problemer. Analysen skulle munde ud i en række konkrete løsningsforslag til
sommerhusudlejningsfirmaet DanSol ApS.
Problemstillingerne i DanSol ApS
Der var en lang række problemstillinger i DanSol ApS. De vigtigste problemstillinger som vi fandt i
virksomheden valgte vi at kalde for symptomer. Det var netop disse symptomer som senere skulle vise sig
at kunne danne den færdige problemstilling. De symptomer som vi fandt var følgende:
Symptom nummer 1 DanSol sender en gang ugentligt en kopi af alle nye udlejningsaftaler til
hovedkontoret, hvilket gøres per brev. Herefter registrerer hovedkontoret de nye aftaler i registret over
sommerhuse, samt registreret over ejere. Dette betyder herfor, at de enkelte afdelinger ikke selv kan
opdatere disse registre, hvilket gør at sommerhusene ikke kan udlejes med det samme.
Symptom nummer 2 Der er også problemer angående udlejningen af sommerhusene. Dette skyldes, at
afdelingerne ikke kan oplyse hvorvidt sommerhuset er ledigt i de ønskede uger. Dette skyldes, at de ikke
med sikkerhed kan sige, om sommerhuset er blevet udlejet i den pågældende periode af et af de andre
udlejningskontorer. Dette betyder herfor, at der godt kan opstå en dobbelbookning af det samme
sommerhus i en bestemt periode.
Symptom nummer 3 Mange kunder har klaget over, at man kun kan opsige aftalen ved henvendelse til
hovedkontoret.
Dette punkt virker dog ikke helt holdbart, da de fleste kunder sikkert ønsker at opsige aftalen per telefon.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 54 af 58
Symptom nummer 4 Medarbejderne i katalogafdelingen er begyndt at beklage sig over det tekniske udstyr
og programmel, de har til rådighed til produktionen af kataloger. En række af de programmer som
virksomheden benytter sig af, er: Microsoft Publisher97 til opsætningen; et ikke just professionelt DTP-
program.
Symptom nummer 5 DanSol ApS anvender et efterhånden meget utilstrækkeligt edb-system til
administrationen af sommerhusejere, lejere og sommerhuse, hvilket tydeligt fremgår at ovennævnte.
Symptom nummer 6 EDB-udstyret (hardwaren) er langtfra tilfredsstillende. Computerne som der anvendes
er afskrevet for mange år siden, og benytter sig stadigvæk af Windows98.
Symptom nummer 7 Kommunikationen mellem afdelingerne foregår udelukkende ved hjælp af telefonen.
Symptom nummer 8 Der er mange besværlige papirgange, hvilket kan være med til at give uro i krogene.
Symptom nummer 9 Udlejningschefen har ved flere lejligheder ytret sig om sin store arbejdsbyrde, som
bl.a. kommer af det store kontrolspænd (= mange direkte underordnede) han har.
Symptom nummer 10 Inden for det sidste års tid har man i DanSol ApS oplevet mange virusangreb og sågar
også hackerforsøg. Herudover er den backup ansvarlige i virksomhedens EDB afdeling fratrådt sin stilling,
hermed er hans funktion, altså backup, gået i ”glemme-bogen”.
Symptom nummer 11 Direktør Jørgen Nielsen, ved ikke meget om EBD, og han mente for øvrigt at man
ikke kunne opnå nævneværdige fordele ved at investerer i edb-maskiner.
Disse ovenstående symptomer havde alle sammen specielt én ting tilfælles, hvilket var, at der var store
problemer med virksomhedens benyttelse af IT samt ting der relaterer hertil. Den ovenstående
symptomlistes problemstillinger er dog ikke alle lige vigtige, hvilket gjorde, at vi begyndte at sortere blandt
disse.
De 3 hovedproblemstillinger som vi har udvalgt er:
Her skal 3 vælges..
Problemstillingen:
Vi fik herudover sammensat en problemstilling ud fra vores ovenstående symptomliste, hvilken kom til at
se således ud:
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 55 af 58
”DanSol ApS’ arbejdsgange er for tidskrævende, hvilket
skyldes deres forældede IT udstyr. Mange af forsendelserne
foretages manuelt på grund af dette.”
Løsningsforslag
Som det fremgik af vores problemstilling, så var hovedproblemet i denne virksomhed, at virksomheden har
gjort alt for lidt brug af IT i deres arbejde. Dette har henledt til en masse forskellige problemer, hvor blandt
andet lange og tidskrævende arbejdsgange samt langsomme forsendelsesmetoder er nøgleproblemer.
Vi har forsøgt at løse de ovenstående nøgleproblemer ved at begynde at integrere IT i deres daglige
arbejde. Vi har herfor valgt at oprette en database som vil være med til at kunne forene de forskellige
afdelingers arbejde i én enkelt global fil. Dette betyder herfor, at databasen på sigt vil kunne opdateres af
medarbejderne, hvilket vil betyde at en lang række af arbejdsgangene – som blandt andet telefoniske
opkald mellem afdelingerne og dobbeltbookning – kan begynde at udfases. Det kan herfor siges, at
databasen vil være med til at åbne for hele informationslagringsprocessen, som førhen kun har fundet sted
i hovedkontoret. Herudover har vi fremstillet en hjemmeside, som vil kunne benyttes som
kundekontaktmulighed samt bookingsystem. Hjemmesiden giver herudover mulighed for en ekstra ting,
hvilket er, at medarbejderne kan tjekke deres mail via hjemmesidens medarbejderportal. Dette vil gøre, at
medarbejderne kan tjekke deres mail i hele verden, hvis de dog er blevet tildelt et login til den krypterede
medarbejderportal.
De ovenstående løsningsforslag har også været med til at forkorte virksomhedens meget lange
arbejdsgange. Dette har kunnet medføre store økonomiske besparelser, hvilke fremkommer i forbindelse
med kortere arbejdstid samt effektivisering af virksomhedens nuværende datafow. Virksomheden vil i
fremtiden bliver digitaliseret i en langt højere grad, hvilket betyder at deres store databaser og i
særdeleshed også deres bookingsystem og –kalender vil være at finde på internettet – hvilket er et
nødvendigt værktøj i det 21. århundrede. Hele forløbet med at få virksomheden digitaliseret betyder, at
virksomheden også bliver nødt til at få opgraderes deres nuværende hardware og software, samt få
anskaffet ny hardware, som bl.a. de to spritnye servere.
Det kan herfor siges, at vores løsning er meget moderne i forhold til virksomhedens gamle styringsform,
hvilket også vil påvirke virksomheden i form af Leavitts model. Her kan det bl.a. siges, at virksomhedens
medarbejdere skal lære at anvende de mange nye elektroniske hjælpemidler.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 56 af 58
Overvejelser og metodevalg omkring implementering
Vi har været inde og vurdere de forskellige implementeringsmetoder som er at finde. Vi synes dog ikke
umiddelbart, at det har været svært at indse og vælge, at DanSol ApS skal benytte sig af den type overgang
som benævnes som Parallelkørsel.
Ved parallelkørsel vælger virksomheden at køre det gamle system ved siden af det nye system, hvilket kan
være med til at skabe en bedre overgangsfase for kunderne samt medarbejderne. Fordelen ved at vælge
denne overgangsmetode er, at virksomheden ikke er så sårbar, hvilket skyldes at der altid er et system som
virker. Hertil kommer det, at det er let at rekonstruere det gamle system, hvis der skulle dukke alvorlige fejl
op i det nye system. Det er til gengæld en yderst omkostningskrævende overgangsmetode.
Man siger generelt om parallelkørselsformen, at den foretrækkes når det har store konsekvenser hvis der
opstår fejl samt, at der gerne være tale om overførsel af små datamængder. Herudover skal det det nye
system helst også kunne sammenlignes med det gamle system.
Fremgangsmåde og anvendte kilder
Vi valgte fra start af, at benytte os af den systemudviklingsmodel som hedder struktureret systemudvikling.
Vi fulgte herefter denne fremgangsmåde punktligt, hvilket vi synes har givet os et godt overblik over denne
opgave.
Vi valgte herudover at nedsætte en projektorganisation, som bestod af følgende 3 niveauer:
1. Styregruppe = Jørgen Nielsen (Daglig leder af DanSol ApS)
2. Projektleder = Konsulent fra PROF IT-Management A/S
3. Projektgruppe = De daglige ledere som er ansat i DanSol ApS
Denne projektorganisation har gjort, at implementeringen af vores nye ideer er foregået smertefrit.
Kilder
Vi har ikke anvendt ret mange kilder i dette projekt, hvilket skyldes, at det meste fremgik af IT bogen samt
opgaveformuleringen. Vi har brugt følgende kilder:
Informationsteknologi HHX (1. udgave, 2 oplag, , Dafolo Forlag 2005, 2006)
Benny Juel Pedersen, Karl Erik Jakobsen, Liselotte Strarup Nielsen, Lotte Pedersen og Werner
Burgwald.
[navn fjernet] & [navn fjernet] Handelsskole, 3øma 25. februar 2010
DanSol ApS IT-B
Side 57 af 58
HTML.dk
Hjemmeside som indeholder grundlæggende viden om programmering ved hjælp af HTML
koder.
Opgaveformulering - IT B Eksamensprojektoplæg – DanSol Sommerhusudlejningsbureau.
Udarbejdet af [navn fjernet], marts 2010, Skive Handelsgymnasium
Det færdige resultat
Vores opgave er mundet ud i fremstillingen af en database samt en hjemmeside, som kan arbejde sammen
og styrke virksomhedens fremtidige udvikling. Disse to IT systemer kan tilsammen forenkle og letteregøre
virksomhedens bookingsystem, hvilket har været et stort problem for virksomheden førhen. Vi har
herudover foretaget en række indkøb, hvilket har været en nødvendighed i forbindelse med
implementering af vores nye system.
Vi håber at virksomheden vil være i stand til at benytte sig af vores system i fremtiden, samt at deres
arbejdsgange er blevet væsentligt forrettede på baggrund af dette.
________________________
Nicolaj Nørgård Jensen
________________________
Rasmus Albrechtsen
________________________
Lars Stax Jakobsen