1
Indholdsfortegnelse
1. Forord ......................................................................................................................................... 2
2. Indledning ................................................................................................................................. 3
3. Problemformulering ............................................................................................................... 4
4. Afgrænsning ............................................................................................................................. 4
5. Metode ........................................................................................................................................ 5
5.1. Primær dataindsamling ................................................................................................ 5
5.1.1. Grundspørgsmål ..................................................................................................... 6
5.1.2. Spørgsmålstyper..................................................................................................... 6
5.1.3. Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og spørgeskema ...................... 6
Systematiske fejl ................................................................................................................. 6
6. Nuværende procedure .......................................................................................................... 7
6.1 SWOT-analyse af eksisterende procedure ............................................................. 8
6.2. Delkonklusion for analyse af den nuværende procedure ............................. 10
7. Spørgeskema analyse ........................................................................................................ 11
7.1 Analyse og vurdering af spørgeskema .................................................................. 11
7.2. Delkonklusion på spørgeskemaanalyse ............................................................... 14
8. Løsningsforslag ..................................................................................................................... 15
9. Fremtidig procedure ............................................................................................................ 16
9.1. SWOT- analyse af fremtidig procedure .............................................................. 17
9.2. Delkonklusion for fremtidig procedure ................................................................ 19
10. Cost benefit analyse ......................................................................................................... 20
10.1. Delkonklusion på Cost-Benefit analyse ............................................................. 23
11. Samlet konklusion ............................................................................................................. 24
12. Perspektivering ................................................................................................................... 25
13. Litteraturliste ....................................................................................................................... 26
14. Bilagsoversigt ...................................................................................................................... 27
2
1. Forord
Denne opgave er udarbejdet som den obligatoriske merkantile fagprøve i forbindelse med min
uddannelse som elev med administration som speciale hos Novo A/S.
I den forbindelse vil jeg gerne benytte dette indlæg til at takke alle, som har bidraget til dette
projekt og taget tid ud af deres travle kalender, for at hjælpe. Jeg vil også sige tak til firmaet
Formula
1
, som har været professionelle vedrørende min henvendelse af materiale til min fagprøve.
Derudover vil jeg også gerne sige tak til firmaet CapNordic A/S
2
og Logiva
3
, som hver især har
udarbejdet tilbud vedrørende fakturaworkflow.
1
www.formula.fo
2
www.capnordic.dk
3
www.logiva.dk
3
2. Indledning
Jeg er administrationselev på andet år i virksomheden Novo A/S.
Novo A/S har 4 afdelinger med i alt 32 medarbejdere:
Novo Finance, Novo Ventures, Novo Seeds, Novo Growth Equity.
4
Jeg er ansat i afdelingen Novo Finance hvor jeg primært beskæftiger mig med bogføring af
kreditorfakturaer, finansbilag og betalinger, og jeg har beskæftiget mig med debitor og kreditor
bogholderi, fakturering, månedsafstemninger, kontakt til kreditorer, bestilling af kontorartikler og
IT udstyr, mødeplanlægning, optælling af fravær, opdatering af stamdataliste, håndtering af post,
referatskrivning og arkivering. Derudover div. adhoc opgaver. Registrering af ansøgere.
Novo A/S er et dansk, unoteret aktieselskab, 100 % ejet af Novo Nordisk Fonden
5
, og
holdingselskabet i Novo gruppen og som sådan hovedaktionær i de to børsnoterede selskaber
Novo Nordisk A/S
6
og Novozymes A/S
7
.
Novo A/S blev etableret i 1999 forud for spaltningen af Novo Nordisk A/S, hvor Novozymes A/S
blev udskilt som et selvstændigt børsnoteret selskab. Novo A/S’s opgave og formål er at forvalte
Novo Nordisk Fondens formue optimalt og sikre fonden et udbytte, der er stort nok til at dække
fondens uddelinger til bl.a. sundheds- og naturvidenskabelig forskning i skandinavien.
Novo A/S beskæftiger sig blandt andet med investeringer i venture kapital, indenfor life science,
samt finansielle investeringer og har sammenlagt investeret i over 57 firmaer i Danmark, Europa
og Nord Amerika.
8
Min idé til mit fagprøve projekt opstod, da jeg følte at den håndtering Novo A/S benytter indenfor
fakturaadministration er alt for tidskrævende og kræver alt for meget manuelt arbejde. Med de
metoder som netop findes i dag indenfor fakturaadministration vil der kunne opbygges en
procedure, som formentlig er mindre tidskrævende og med mindre risiko for fejl under hele
processen ved håndtering af fakturaer.
Denne problemstilling er interessant da det vil udvide mine faglige kompetencer ved netop at lære
om et helt nyt specifikt område indenfor kreditorstyring / fakturaadministration. Derudover vil
projektet vise, om der eventuelt vil være nogle besparelser som Novo A/S kan opnå ved at indføre
4
www.novo.dk
5
www.novonordiskfonden.dk
6
www.novonordisk.dk
7
www.Novozymes.dk
8
http://novo.dk/composite-432.htm
4
dette nye system, eksempelvis ved at der opnås en mere effektiv fakturabehandling og færre
omkostninger, samt forbedret økonomistyring.
3. Problemformulering
Til mit fagprøve projekt vil jeg analysere og vurdere problemerne ved de nuværende procedurer
vedrørende fakturaadministrationen. Jeg vil undersøge behovet for en optimering af processen ved
anvendelse af et elektronisk fakturasystem. Endvidere vil jeg belyse bogføringsloven
9
vedrørende
elektroniske fakturaer, samt undersøge om der er økonomiske og tidsmæssige besparelser ved
indførelse af et nyt system.
4. Afgrænsning
Jeg har som en overordnet del af min analyse valgt at lave en spørgeskemaundersøgelse, hvor
besvarelserne primært skal give mig et helhedsbillede af det samlede tidsforbrug vedrørende
fakturaadministrationen
10
.
Jeg vil primært vise proceduren i et dataflow diagram, så man kan danne sig et
overblik over hvordan proceduren er fra start til slut.
Da jeg ikke har nogen beføjelser som beslutningstager kan jeg ikke beslutte om der
skal implementeres et nyt styresystem, som kan supplere styresystemet Axapta
11
. Ved
det menes der en optimering af vores styresystem. Så jeg vil udelukkende redegøre for
selve fremgangsprocessen fra start til slut.
Målgruppen i min undersøgelse er medarbejdere, som har med fakturaer at gøre på et
dagligt plan. De administrative medarbejdere, der skal besvare spørgeskemaet har
forskellige uddannelsesbaggrunde, som dækker lige fra HD uddannede og
akademikere. Den målgruppe som ikke er i mine undersøgelser er partnerne,
Associate, principal og bestyrelsen, da dette ikke vil have nogen indflydelse i min
analyse vedrørende spørgeskemaet, da de til dagligt ikke har indflydelse på
fakturaprocessen.
Jeg har valgt at fravælge FAKIR-modellen
12
, da jeg mener at SWOT-analysen er nok til, at kunne
danne grundlaget for min analyse.
9
Se bilag 2 - Bogføringsloven
10
Se bilag 1 - Spørgeskema
11
http://www.hallerup.net/download/brugervejledning.pdf
12
Se fagbog Teori og metode: ” På vej mod fagprøve”, side 108-111
5
Derudover vil der være afgrænsninger som vil fremgå i enkelte afsnit, for at gøre flowet i teksten
mere sammenhængende.
5. Metode
Først vil jeg ved hjælp af bl.a. en SWOT-analyse
13
beskrive den nuværende procedure.
Herefter vil jeg udsende et spørgeskema til udvalgte personer i virksomheden.
Til brug for dette vil jeg udarbejde en spørgeskemaguide og bagefter vil jeg lave en analyse og
vurdering af respondenternes svar – vha. en cost-benefit analyse.
Jeg vil beskrive dataindsamling og dets formål for vores virksomhed, hvorfor jeg har valgt at lave
et spørgeskema.
Dernæst vil jeg lave en ny SWOT-analyse
14
som beskriver den fremtidig procedure.
Der vil fremgå en delkonklusion for hver enkelt SWOT-analyse.
Jeg vil i et dataflow-diagram illustrere hvordan håndteringen af den nuværende procedure er i
Novo A/S og derefter påvise, hvordan en ny procedure vil se ud, hvis Novo A/S benytter sig af et
elektronisk dataflow.
Efter at have kortlagt eventuelle problemfelter i den nuværende håndtering af fakturaerne, vil jeg
lave et løsningsforslag til en ny procedure, hvori jeg beskriver de tekniske ændringer ved
implementeringen af et nyt system, såvel som de yderligere tiltag, der vil være påkrævet.
5.1. Primær dataindsamling
Som primær dataindsamlingsmetode har jeg valgt at lave et kvantitativt
spørgeskema
15
.
Nogle informationer kan kun fås ved hjælp af primære kilder.
Et spørgeskema kan give et billede af alle implicerede medarbejderes syn på den
nuværende procedure, hvilket et dybdeinterview med få implicerede medarbejder ikke
ville kunne.
En anden grund til, at jeg har valgt denne metode er, at de valgte respondenter som
skal besvare disse spørgsmål skal kunne give en grundig besvarelse af de spørgsmål
som stilles.
13
Se fagbog Teori og metode: ” På vej mod fagprøve”, side 49-63
14
Se figur
2
15
Se fagbog Teori og metode: ” På vej mod fagprøve”, side 189-202
6
5.1.1. Grundspørgsmål
Det er primært de informationer, respondenterne kommer med, der har relevans, og de
skal derfor ikke nødvendigvis ses som et repræsentativt udsnit. Respondenterne er
nemlig valgt ud fra anbefalinger fra fagpersoner i afdelingerne.
5.1.2. Spørgsmålstyper
Med udgangspunkt i valget af dataindsamlingsmetode og valg af grundspørgsmål har jeg herefter
taget stilling til hvilke spørgsmålstyper, jeg mener, er de mest hensigtsmæssige.
Da jeg har begrundet mit valg af dataindsamlingsmetode med, at jeg gerne vil have så mange
informationer ud af respondenterne som muligt, er det vigtigt at spørgsmålet er formet derefter.
Derfor har jeg valgt, at mine spørgsmål udelukkende er lukkede spørgsmål
16
, hvor man kun kan
svare ”Ja, Ved ikke eller Nej” eller skala spørgsmål
17
, hvor man skal vurderer produktets kvalitet
f.eks. 1-5, dvs. at respondenten ikke er forhåndsgivet andre valgmuligheder end dem der er
beskrevet. Respondenten har dog mulighed for at uddybe sine svar nederst på spørgeskemaet.
5.1.3. Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og spørgeskema
I forbindelse med udvælgelse af respondenter samt gennemførelse af det skriftlige
spørgeskema er der nogle typiske fejlkilder, man skal tage højde for, bl.a. systematiske
fejl, som kort beskrives herunder:
Systematiske fejl
Systematiske fejl, som også kaldes bias eller metodefejl, skyldes praktiske fejl i
forbindelse med dataindsamlingen. I forbindelse med spørgeskema kan der opstå fejl,
der påvirker svarets udfald. Dette kan f.eks. være, at spørgeskemaet stiller et ledende
spørgsmål, eller at skemaet er sammenhængende på en måde så respondenten bliver
forvirret eller man misforstår spørgsmålet. Jeg har beskrevet overfor respondenterne,
hvordan de skal besvare hvert enkelt felt og føler derfor ikke, at jeg har været årsag til
nogen form af påvirkninger. Af svarene synes jeg desuden, at det fremgår, at mine
spørgsmål har været klare og præcist formuleret.
16
http://www.webcoach-academy.com/nyhedsbreve/Escal71.htm
17
http://help.survey-xact.dk/analysetype.htm
7
6. Nuværende procedure
Jeg har ved hjælp af nedenstående model forsøgt at illustrere den nuværende procedure.
Pilene illustrer flowet mellem alle led i manuel fakturahåndtering.
Manuel fakturahåndtering
Leverandør
Modtagelse
af faktura
Undersøgelse
af faktura
Arkivering
af faktura
Bilagsnummer
angives
manuelt
Faktura
sendes til
godkendelse
Bogføring
af faktura
Økonomi-
assistent
Økonomi
assistent
Godkender
Økonomiassistent
Økonomi-
assistent
Økonomi-
assistent
Godkendelse
af fakltura
Lagring i system
Betaling af
faktura
ved forfald
Økonomi-
assistent
Godkendelse
af fakturaen
Økonomi-
assistent
2 godkender
Figur
1
– Dataflow diagram for nuværende arbejdsrutine
Manuel fakturahåndtering
1. Leverandøren sender faktura
2. Faktura gives til økonomiassistent
3. Økonomiassistenten undersøger faktura
4. Økonomiassistenten videregiver original faktura til assistent
5. Faktura godkendes og kommer retur fra godkender til økonomiassistenten
6. Bogføring og manuel kontering i system udføres af økonomiassistenten
7. Manuel påføring af bilagsnummer på faktura skrives på af økonomiassistenten
8. Betaling af faktura ved forfaldsdatoen foretages af økonomiassistenten
9. Økonomiassistent videregiver fakturaerne til de 2 betalings godkendere
10. Fakturaerne godkendes til betaling af de 2 godkendere
11. Betalingerne sendes retur til økonomiassistenten
12. Fakturaen arkiveres i mapper af økonomiassistenten
8
6.1 SWOT-analyse af eksisterende procedure
Der kan opstilles en swot analyse over det nuværende dataflow
Styrke
Svaghed
Den administrative medarbejder kender
proceduren i Axapta
Traditionel proces arbejdskrævende
Trivielle arbejdsrutiner
Omkostningstung administration
Tidskrævende
Fejl kontering
Fejl posteringer
Finde et fakturabilag
Godkendelsesflowet
Plads opbevaring af bilag
Muligheder
Trusler
Opgradering til nyt økonomisystem
Eksistering af bedre systemer
Konstant IT udvikling på området
Risiko for at fakturaerne forsvinder når de
cirkulerer i afdelingerne
Betalingsfrister
Dobbelt betaling af faktura
Figur
2
– SWOT-analyse ved manuel håndtering af faktura
Fordelene ved det nuværende system er, at den administrative medarbejder kender til
proceduren i Axapta, og samtidig er fortrolig med sine arbejdsopgaver i systemet og
kan hermed rette bogføringsfejl eller lign.
Svagheder kan opstå ved at den traditionelle arbejdsproces bliver meget krævende
f.eks. ved nogle fakturaer, hvor beløbet skal fordeles og betales af flere afdelinger.
De medarbejdere, der til daglig arbejder med bogføring i Axapta, er præget af rutinen i
dataflowet.
Implementering af et nyt system vil kræve nogle tidsmæssige ressourcer, indtil de nye
forretningsgange og systemer er faldet på plads.
Hvis man ikke er omhyggelig med sine bogføring opgaver. Sker der fejl og derefter
skal fejlen rettes, for at kunne kan stemme af banken af med Axapta. Når fejlen er
fundet, bruges der tid på at ompostere dette bilag og det kræver både tid og
unødvendige ressourcer, at udføre.
9
Trusler kan være at en faktura kan forsvinde, når de cirkulerer rundt i afdelingerne,
idet fakturaen kan havne hos en kollega, som lægger fakturaen i bunken og derved
kommer den ikke videre før medarbejderen starter med at gå sin bunke igennem. En
anden trussel kan være, hvis en faktura som mangler underskrift, sendes med posten
kan fakturaen være tabt. Posten kan uheldigvis tabe forsendelsen eller fakturaen risiker
at komme et helt andet sted end, hvor den skulle have været stilet til. Men risikoen er
minimal, men den er til stede.
Fakturaer bliver ikke altid betalt til tiden, da fakturaen kan være ude til underskrift,
eller fakturaen ikke kan findes, på trods af at der muligvis er ledt efter den overalt.
Dette er en reelt trussel, da dette kan give Novo A/S dårlig omtale hos leverandøren og
når en faktura modtages via mail og samme faktura igen modtages med posten efter et
par dage, kan der opstå dobbelt betaling af faktura, som i værste tilfælde betyder at
samme faktura betales 2 gange. Dette kan dog forhindres hvis der forinden tjekkes inde
i Axapta, om denne faktura har figureret 1 gang før. Dette er både dobbelt arbejde og
dette vil tage for mange mandskabstimer for en virksomhed som Novo A/S.
Muligheder kan vel og mærke være, at implementere et nyt fakturascannings sytem,
der vil kræve nogle tidsmæssige ressourcer, indtil de nye forretningsgange og systemer
er indlæst. Men systemet vil samtidig også give et bedre overblik over hele proceduren
via faktura processen. Der vil derudover være en optimering af det nuværende system
Axapta, som både vil være økonomisk og mere tidsbesparende end det hidtil har været.
IT markedet
18
er i konstant udvikling dette giver gode muligheder for, at finde et
faktureringssystem på markedet, som kan implementeres i Novo A/S. Der er løbende
firmaer på markedet (bl.a. de tidligere omtalte i mit forord), som udvikler og
sammensætter faktureringssystemer til masser af firmaer landet over. Eksempelvis
CapNordic A/S, Logiva A/S, Formula A/S
Dvs. at der I dag sikkert findes noget, som vil kunne lette det manuelle arbejde, og
samtidig vil den konstante IT udvikling kunne sørge for at et elektronisk
fakturaadministrations system er 100 % up to date med ny teknologi.
18
http://sydinvest.com/artikler/hojdespringere-paa-it-markedet.aspx
10
6.2. Delkonklusion for analyse af den nuværende procedure
Swot analysen viser, hvordan der er både styrker og svagheder ved det nuværende
dataflow, selvom der er et overtal af svagheder. Det må kunne konkluderes, at der
kunne være et behov for nye forretningsgange, så svaghederne i Swot analysen vil
kunne reduceres. Det er bl.a. menneskelige fejl og tidskrævende manuelt arbejde, der
kunne være fortaler for at det nuværende system ikke er det mest hensigtsmæssige.
Mulighederne på markedet, er de store teknologiske tiltag, som bl.a. elektroniske
fakturascanningssystemer, som vil kunne eliminere omtalte svagheder i den nuværende
forretningsgang.
Det må derfor kunne konkluderes, at et nyt fakturascanningssystemssystem vil kunne
give både økonomiske og tidsmæssige besparelser for Novo A/S.
11
7. Spørgeskema analyse
I dette kapitel vil jeg beskrive baggrunden for de forskellige spørgsmål samt vurdere
og analysere svarene fra respondenterne. Jeg har valgt at opbygge spørgeskemaguiden
ud fra 4 nøgleområder:
Kendskabet til proceduren (fakturaadministration)
Anvendelsen af fakturaer
Tidsforbrug
Optimering af procedurer og systemer
Hermed mener jeg at kunne give den mest strukturerede analyse og vurdering af de
modtagne svar. Jeg har på baggrund af anbefalinger fra finansafdelingen udvalgt 1
repræsentant inden for hver afdeling, derudover har jeg valgt 5 fra samme afdeling, da
det er personer, som har meget med fakturaer at gøre i det daglige. Jeg har vurderet, at
repræsentanterne vil have de rette forudsætninger for at kunne vurdere, om det vil være
en fordel at gøre brug af det eventuelle nye fakturascanningssystem.
De 6 afdelinger:
Management
Novo Finance
Novo Seeds
Novo Ventures
Novo Growth Equity
Novo Nordisk Fonden
Alle afdelinger er inde over mit spørgeskema, hvilket gør at mit spørgeskema vil
komme hele vejen rundt og dette vil give et bedre helheds billede af hvordan man i
hver afdeling ser på den samlede håndtering af fakturaadministrationen. På den måde
bliver min mål for spørgeskemaundersøgelsen mere præcis og uddybende.
7.1 Analyse og vurdering af spørgeskema
Jeg har valgt at lave min undersøgelse fra spørgsmål 8 til 11, da dette er spørgsmål
vedrørende kendskab til de forskellige procedurer.
Spørgsmål 1 til 7, som omhandler hvor meget tidsforbrug hver enkelt respondent
bruger på fakturaadministrationen, er blevet analyseret i min cost benefit analyse.
12
Godkendelses proceduren
Dette område er ret væsentligt, da det er vigtigt at finde ud af, om respondenterne
syntes det er tidskrævende proces. Så jeg har valgt at fokusere på selve proceduren
vedrørende godkendelsesprocessen på denne måde kan jeg analysere, om der er
grundlag for at øge fokus på en eventuel procedureændring.
For at se flowet for godkendelsesproceduren
19
Spørgsmål 8: Syntes du, at den nuværende godkendelsesprocedure for fakturaer
er for tidskrævende?
Her svarede samtlige respondenter meget spredt, hvilket betyder at det kan være svært
at danne et grundlag for, om der skal ske nogen form for ændring ved denne
procedure.
Svar muligheder
Antal svar
I meget høj grad
1
I høj grad
1
Delvist
4
I ringe grad
3
I meget ringe grad
1
Dataflowet for håndtering af faktura
Dette er vigtigt at afdækket om medarbejderne syntes at den måde fakturahåndteringen foregår til
hverdag er optimal, da det er dem der til dagligt skal håndtere fakturaer. Svarende vil derefter
belyse om der er behov for en optimering af et fakturascanningssystem.
Spørgsmål 9: Syntes du dataflowet for håndtering af fakturaer er optimalt?
Svar muligheder
Antal svar
Ja
3
Ved ikke
2
Nej
5
19
Se figur 1 – Dataflow for nuværende procedure
13
Kendskab til elektronisk håndtering af faktura
Dette område er ret væsentligt, da det er vigtigt at finde ud af, om medarbejderne i
virksomheden er bekendt med elektronisk håndtering af faktura.
Spørgsmål 10: Har du hørt om elektronisk håndtering af faktura?
Svar muligheder
Antal svar
Ja
7
Ved ikke
1
Nej
2
Elektronisk fakturahåndtering
Dette spørgsmål er altafgørende for hvad respondenterne vil syntes, da dette område
rent fagligt kan belyse om der er behov for en optimering af den nuværende procedure.
Eller om det overhovedet skal tages i betragtning med en ny procedure ændring.
Spørgsmål 11: Vil du føle at det ville være lettere at håndtere
fakturaadministrationen, hvis alle faktura blev behandlet elektronisk?
Svar muligheder
Antal svar
Ja
5
Ved ikke
5
Nej
Der blev vedlagt spørgeskemaet en side hvori respondenterne kunne komme med kommentar og
uddybe eventuelle spørgsmål.
14
En respondent skrev:
”Det lyder spændende med en elektronisk procedure. Men jeg har ikke kendskab til denne
procedure”.
En 2. respondent skrev:
På nuværende tidspunkt fungerer godkendelsesproceduren vedr. fakturaer fint, men jeg syntes
”elektronisk fakturering lyder spændende og effektivt”
Mht. fakturering: Jeg bruger ikke så meget tid på fakturering, da disse for mit vedkommende –
ligger i starten af proceduren.
En 3. respondent skrev:
Til spørgsmål 10+11 ”Da jeg ikke kender systemet er det svært at udtale sig om, men jeg forventer
umiddelbart at det ville være en fordel”.
En 4. respondent skrev:
God idé med elektronisk fakturering. Så kan vi bedre sikre os imod, at ting bliver syltet. Udover
dette kan etableres en elektronisk dataflow proces.
7.2. Delkonklusion på spørgeskemaanalyse
På baggrund af de svar jeg har fået af respondenterne ved mit spørgeskema, mine
undersøgelser af de juridiske aspekter
20
, samt egne erfaringer, har det vist sig at
medarbejderne hos Novo A/S overordnet set, syntes at et nyt fakturaadministrations
system ville kunne gavne arbejdsgangen. Medarbejderne syntes tillige at den
nuværende arbejdsgang overvejende er for tidskrævende. Således konkluderer jeg, at
der er behov for en mere hensigtsmæssig løsning af problemet. Jeg vil i de kommende
afsnit komme med et løsningsforslag til, hvordan man kan håndtere
fakturaadministrationen på en mere hensigtsmæssig måde.
20
Se bilag 2 - Bogføringsloven
15
8. Løsningsforslag
Herunder vil jeg beskrive i punktform, hvilke fordele der er ved at skifte til elektronisk håndtering
af faktura. Ved indførelse af et nyt system, er det vigtigt at dette ligeledes overholder alle krav om
regnskaber m.m., jf. bogføringsloven (se bilag 2). Det er bl.a. de formelle krav om håndtering af
regnskaber, tyverisikring af dokumenter, samt korrekt registrering af dokumenter. Dette er følgelig
medregnet i nedenstående løsningsforslag.
Hvorfor ændre arbejdsgang?
Traditionel proces arbejdskrævende
Trivielle arbejdsrutiner
Omkostningstung administration
Invoice workflow – fordele
Effektivisere fakturabehandling
Forbedret økonomistyring
Kortere behandlingstid
Færre fejl – mindre rettearbejde
Automatisk opfølgning
Omkostninger reduceres
Forbedret drift i regnskabsafdeling
Effektivisere flow i hele
organisationen
Regnskabsafdelingen – forbedringer
Tidsbesparing i sortering og
forsendelse
Digital arkiv (intet papirnusseri)
Hurtig ekspedition af forespørgsler
Effektiv fejlretning via log
Forbedringer i andre afdelinger
Ingen sortering og forsendelse
Totalt overblik over dine fakturaer
(ligger digitalt ét sted)
Effektiv tilbagemelding af fejl
Ingen hængepartier
Økonomistyring – forbedringer
Øjeblikkeligt billede af
kreditormassen
Effektiv likviditetsstyring
Up-to-date rapportering
(realiseret/budget)
Hurtig afslutning af
regnskabsperioder
Betaling til rette tid: Evt. Morarenter
undgås
Betalingsaftaler om kontantrabatter
16
9. Fremtidig procedure
På baggrund af de svar jeg har fået fra mit spørgeskema, samt ud fra egne
forudsætninger vil jeg her komme med et forslag til en optimering af proceduren for et
elektronisk dataflow. En ændret procedure vil komme til at se således ud:
Elektronisk fakturahåndtering
Leverandør
Modtagelse
af faktura
Scanning af
fakturaer
Automatisk
arkivering
Automatisk
bogføring af
faktura, samt
betaling ved
forfaldsdatoen
Faktura
sendes til
godkendelse
Oversigt
ikke
godkendte
fakturaer
Økonomi
assistent
Godkender
Økonomi
assistent
Godkendelse
og kontering
Automatisk
rykning v. mail
Registrering
Lagring i
Navision
Elektronisk
underskrift
Registrering i
Navision
Mailsyst.
Figur
3
– Dataflow diagram for fremadrettede arbejdsrutine
1. Leverandøren sender faktura
2. Faktura scannes ind af økonomiassistent
3. Fakturaen bliver registreret i Navision
4. Fakturaen bliver via et mailsystem sendt ud til godkenderen
5. Fakturaen bliver godkendt og konteret af godkenderen
6. Hvis fakturaen ikke er godkendt inden fristens udløb, bliver der sendt en
påmindelse til godkenderen
7. Økonomiassistenten bogfører fakturaen elektronisk og fakturaen bliver betalt
ved forfaldsdatoen.
8. Fakturaen bliver derefter automatisk arkiveret i systemet
Som det ses af figur
3
sparer man ”seks led”- håndtering forbliver nu væsentlig
forbedret i samtlige afdelinger. I stedet for at have en ren administrativ og
rutinemæssig forbindelse til den enkelte medarbejder kræver det nu en mere
17
elektronisk og direkte kommunikation mellem afdelingerne og afdelingslederne via
fakturascanningssystemet.
9.1. SWOT- analyse af fremtidig procedure
Da jeg vil lave en ensartet analyse af de eksisterende forretningsgange samt mit eget
forslag til procedureændringer, har jeg også i denne del af min opgave lavet en
SWOT- analyse af det nye fakturascanningssystem:
Styrke
Svaghed
Økonomisk og ressourcebesparende
Effektiv fakturabehandling
Forbedret økonomistyring
Brug af Invoice-Workflow gør det
muligt at lave ensartede og enkle
søgekriterier
Plads besparende
Stort administrativt arbejde ved
oprettelse af et nyt
økonomisystem
Den person, som bogfører, kan
ændre kreditoroplysninger
(bankoplysninger)
Aktivitets niveau er afgørende
for nødvendigheden af
fakturascanningssystemet (antal
faktura)
Fremadrettet innovation it
marked
Mulighed
Trusler
Øge kommunikationen mellem
økonomiafdelingen og de øvrige
afdelinger via
fakturascanningssystemet
Centralisering af processerne
Opdatering af det nye
fakturascanningssystem
Konstant IT udvikling på området
Internet serveren går ned
Backup funktion truet
(ildebrand, Tyveri)
Risiko for, at godkenderen ikke
følger proceduren og ”glemmer”
at kontrollere fakturaen til
bunds
Figur
4
– SWOT-analyse ved elektronisk håndtering faktura
Fordelene ved at implementere et nyt økonomiprogram gør at der opnås en mere
effektiv fakturabehandling, da der er færre led i håndteringsprocessen vedrørende den
enkelte faktura.
Invoice Workflow
21
bygger på en funktionalitet, der gør det let at fordele ansvaret
blandt medarbejderne for godkendelse og kontering af fakturabilag, på den måde kan
21
www.formula.fo
18
man centralisere processerne. Med det menes der at hele flowet for fakturahåndtering
vil ske elektronisk. Der vil løbende ske opdateringer, så fakturascanningssystemet
bevarer dets funktionalitet.
Svagheden ved et nyt system generelt, er at der kræves ekstra stor opmærksomhed, da
det er et nyt produkt man afprøver hele tiden. Før man opnår det nye systems
funktionalitet vil vær enkelt bruger blive undervist i at udnytte alle systemets
funktioner.
Derfor skal der laves en procedure for hvem der varetager hvilken opgaver i det nye
system, da man som bruger kan ændre oplysninger hos en kreditor og derved også
ændre leverandørens kontooplysninger. Derfor må en af samme person ikke kunne
bogføre faktura og betaler faktura.
Mængden af modtagende fakturaer pr. måned er altafgørende for håndtering af det nye
system, da det skal kunne betale sig, at benytte det elektroniske dataflow.
Ellers vil gå hurtigere at udfører proceduren manuelt.
Innovation
22
i dette tilfælde kan være hvis, Novo A/S har købt et nyt
fakturascanningssystem for blot to år siden og finder ud af at der er et nyere og bedre
fakturascanningssystem på marked for tiden og hermed beslutter sig for at kassere det
gamle fakturascanningssystem, og derefter købe det nye fakturascanningssystem, så vil
det betyde at den tidligere investering nærmest ikke vil være tjent ind, da det nyere
fakturascanningssystem højst sandsynligt ville koste mere end det, der i sin tid blev
betalt.
Muligheden for at kommunikationen øges, stiger i takt med at man skal godkende
fakturaer i fakturascanningssystemet. Når man som godkender ikke godkender
fakturaen i rette tid, så vil der blive sendt en påmindelse til godkenderen via vores mail
system. Der vil indledningsvis også være et behov for at man kan kommunikere
sideløbende med håndtering af de enkelte fakturaer. Dette kan gøres via mail
korrespondance i selve fakturascanningssystemet. Fordelene ved at centralisere
processen ved fakturaadministrationen bliver forbedret idet fakturaen skal igennem
færre led for at blive bogført. Det gør, er at selve fakturahåndteringen bliver nemmere.
Der vil fra leverandørens side være opdateringer, som vedrører elektronisk håndtering af fakturaer.
Leverandøren sørger for at al opdatering sker uden yderligere beregning, da det er med i den
22
http://www.innovation.dk/
19
samlede pris på tilbuddet fra leverandøren.. Det vil sige at Novo A/S vil hele tiden være sikre på at
det hele kører efter bogen.
Som der også er nævnt i den forrige SWOT-analyse
23
er der konstant udvikling på IT området
D.v.s, at der i fremtiden sikkert vil være langt forbedrede metoder til fakturaadministration.
Truslen for at internetserveren går ned på grund af overbelastning eller lign kan ske. Da
fakturaadministration går over internettet, er det vigtig fra Novo A/S side, at sørge for at der ikke
sker overbelastning af serveren. Dette kan forhindres hvis Novo A/S sørger for at have en ekstra
server, som tager over, hvis den anden server er overbelastet. Dette er også noget Novo A/S.
Når medarbejderen modtager en faktura fra økonomiassistenten vil der være en risiko
for, at godkenderen af fakturaen har lidt travlt og vælger at foretage en hurtig
godkendelses procedure, dette kan både være med henblik på faktura kontering, men
også ved proceduren ved betalingerne. Hvis medarbejderen ikke er omhyggelig nok
med at tjekke fakturaen og trykker på godkendelses knappen i
fakturascanningssystemet kan, der ske fejl. Så det er derfor vigtig at man overholder
hele proceduren.
9.2. Delkonklusion for fremtidig procedure
Som man kan se på ovenstående SWOT-analyse, viser analysen, at der vil ske en
markant ændring, hvis man indfører et nyt fakturascanningssystem, da der vil komme
færre led ved at indføre den nye procedure, derved vil man kunne få en lang bedre
faktura håndtering. Hvis man sammenligner dataflowdiagrammet er der langt færre led
i processen, da bogføringen af faktura nu vil foregå elektronisk. Derved mindsker man
også menneskelige fejl, såsom tastefejl ved en bogførings procedurer m.m.
Der vil altid være nogle fordele og ulemper ved at man skifter til et nyt system, og det
vigtig, at opveje de disse to mod hinanden.
Der er i forhold til den forrige SWOT-analyse få stærke sider og mange svagheder
samt mange trusler. I den nye SWOT-analyse er der mange stærke sider, da dette nye
produkt gør bogføring generelt mere sikker. Derudover er der færre punkter i
svagheder og årsagen til dette er, at ved det nye produkt foregår alt elektronisk og der
er taget højde for de fejl der kan opstå ved en manuel håndtering af faktura.
23
Se figur
2
20
10. Cost benefit analyse
For at jeg kunne lave en cost benefits analyse har jeg taget kontakt til en leverandør som tilbyder
fakturascanningssystemer. Dette system skal kunne gemme alla data (leverandør, betalingsdato,
mængde, pris, leverandørens bankkonto m.v.). Derudover skal fakturascanningssystemet kunne
implementeres i Navision Axapta, da det var et krav fra Novo A/S side.
Programmet opfylder desuden bogføringslovens krav omkring opbevaring af bogføringsmateriale.
Jeg modtog et tilbud fra Logiva A/S på et nyt fakturascanningssystem og scanningsudstyr.
Den samlede anskaffelses pris er i alt 140.840 kr.
På nuværende tidspunkt vil overgangen til et nyt scanningssystem erstatte den hidtil anvendte
arbejdsgang der består af:
Kontering af faktura
Godkende faktura bilag
Bogføre faktura bilag
Betaling af faktura
Arkivering
Ovenstående er en forholdsvis omstændig arbejdsgang med risiko for forsinkelser og bortkomne
fakturaer undervejs.
Ved at implementere et nyt fakturascanningssystem vil dette ændre arbejdsgangen markant, da der
vil være færre led i processen. Den nye arbejdsgang vil følgende være:
Indscanning af fakturaer med automatisk bogføring
Fakturagodkendelse af de ansvarlige via Pc’er
Betaling og bogføring heraf på forfaldsdagen
Som det fremgår, er arbejdsgangen væsentlig mindre; fra fem til tre processer. For at sikre at det
ville være en god investering at indkøbe scanningssystemet, gennemgås nedenstående punkter:
1. Tidsregistrering
2. Hvad koster den nuværende forretningsgang
3. Hvad koster den nye forretningsgang
4. Kan det betale sig her og nu
5. Kan investeringen betale sig på sigt
6. Andre cost-benefit elementer (de bløder værdier)
21
1.
For at måle tidsregistreringen har jeg lavet et spørgeskema som giver et billede af hvor meget den
enkelte medarbejder bruger pr. uge på: kontering af faktura bilag, godkende faktura bilag, bogføre
faktura bilag, fejl postering af faktura bilag, finde et faktura bilag, betalinger af faktura bilag.
Ud fra spørgeskemaerne, kan det beregnes hvor mange arbejdsdage en medarbejder i gennemsnit
bruger på fx at kontere fakturaer.
Samlet set bruger alle medarbejdere spurgt i analysen, 55 timer/uge på dette, hvilket svarer til et
gennemsnit på 5,5 timer pr. medarbejder – da der er 10 adspurgte medarbejdere.
Da der er 5 arbejdsdage på en uge, kan det udregnes at hver medarbejder i gennemsnit bruger 1,1
time pr. arbejdsdag. (5,5/5)
Herefter udregnes den gennemsnitlige medarbejders arbejdstid på dette pr. år. Der er 254
arbejdsdage i året, og derfor bruger en medarbejder i gennemsnit 279,4 timer pr. år, på kontering
af fakturaer. (254*1,1)
Dernæst udregnes hvor mange dage af medarbejderes tid, dette reelt svarer til:
Der regnes her med en arbejdsdag på 7,5 timer, hvori der ikke medregnes frokost, og andre pauser.
Det kan så konkluderes at hver medarbejder i gennemsnit bruger 34,9 arbejdsdage på at kontere
fakturaer om året (279,4/8). Dette svarer altså til 13 % af medarbejderes tid, som bruges på dette.
2.
Til udregning af hvad den nuværende forretningsgang koster, opstilles følgende udregning:
Timer/år
Kr.
I alt
Kontering af faktura
279
108
Kr. 30.132,00
Godkende faktura bilag
279
205
Kr. 57.195,00
Bogføre faktura bilag
330
108
Kr. 35.640,00
Fejl postering af faktura
229
205
Kr. 46.945,00
Finde bogførings bilag
254
205
Kr. 52.070,00
Betaling af faktura
279
108
Kr. 30.132,00
Arkivering
140
108
Kr. 15.120,00
Opbevaring af bilagsmateriale
20 m
2
600 kr./år
Kr. 12.000,00
I alt
Kr. 279.234,00
22
Ovenstående udregning, er lavet på baggrund af de i spørgeskemaerne, givne svar om tidsforbrug.
Derefter er der kalkuleret med en gennemsnitstimeløn som skrevet, da de forskellige medarbejdere
som håndterer fakturaerne, ikke bliver lønnet ens (Se dataflow diagram for oversigt over hvilke
medarbejdere, der er involveret). Da det her ikke er blevet oplyst hvad de forskellige lønninger er i
Novo A/S, har ovenstående analyse, taget udgangspunkt i egen løn, samt lønninger for fastansatte
ved en bogholderi funktion.
24
3.
På samme måde, kan der opstilles en udregning for den nye forretningsgang, ved investering af et
elektronisk fakturaadministrationssytem, som ovenfor skrevet.
Hermed ses det, at der rent økonomisk vil kunne spares 158.317,00 kr. (0.917) på at
ændre arbejdsgang.
4.
Ud fra de 2 ovenstående beregninger, viser det sig, at der er store økonomiske besparelser ved at
ændre det nuværende system til et elektronisk. Således skal der kigges på om denne investering
kan betale sig, og givet fald hvornår denne investering er tjent ind igen, for Novo A/S.
I besparelsen på de 158.317 Kr. er dog ikke medregnet selve investeringsummen, som her er på
140.840 kr. Modregnes disse to tal (158.317 – 140.840) kan det ses at der allerede ved
investeringen spares 17.477 det 1. år.
5.
Kigges der på de fremtidige aspekter af investering, kan der opstilles følgende diagram, for bedre
at skabe en forståelse for den samlede pengestrøm:
24
http://www.lonstatistik.dk/lonninger.asp?job=Kontorassistent-4486
Timer/år
Kr.
I alt
Indscanning af fakturaer med automatisk bogføring
330
108
Kr. 35.640,00
Fakturagodkendelse af de ansvarlige via Pc’er
269
205
Kr. 55.145,00
Betaling og bogføring heraf på forfaldsdagen
279
108
Kr. 30.132,00
I alt
Kr. 20.917,00
23
Der ses på diagrammet, at investeringen allerede er tjent ind samme år som det nye system købes.
På den lidt længere sigt, ses det at Novo A/S vil kunne spare 158.317 kr. om året i løbende
driftsomkostninger.
6.
Ud over at beregne, hvilke økonomiske besparelser dette vil have for Novo A/S, bør der samtidig
også kigges på de bløde værdier af en cost-benefit analyse. Som tidligere omtalt i mine swot
analyser, kan den nuværende arbejdsrutine, medvirke til demotivation af den enkelte medarbejder,
og på sigt medføre fravær i form af sygdom.
Så ved at indføre et fakturaadministrations system, der vil kunne lette arbejdsgangen for de
involvere medarbejdere, vil der helt sikkert også kunne høstes andre fordele – ud over et kortere
dataflow. Ved ikke at skulle bekymre sig som menneskelige fejl, såsom fejlkontering, langsom
procedure m.m., kan der for medarbejderne nu bruges langt færre tid på fakturaadministration.
Dette giver dels et større tidsoverskud for medarbejderne, men samtidig medvirker dette også til
større arbejdsglæde, uden tidsspilde og frustration over menneskelige fejl.
10.1. Delkonklusion på Cost-Benefit analyse
I ovenstående analyse, kom det frem at et nyt fakturaadministrations system vil kunne betale sig
både på kort og lang sigt for Novo A/S. I analysen kom det frem at der kan spares mange penge på
de løbende driftsomkostninger om året, ved at ændre forretningsgangen. Samtidig blev de bløde
værdier i Novo A/S belyst. Alt i alt kan det konkluderes, at et nyt fakturaadministrations system,
helt klart vil kunne gavne arbejdsmiljøet og likviditeten hos Novo A/S.
17477
158317
158317
158317
158317
0
20000
40000
60000
80000
100000
120000
140000
160000
180000
1
2
3
4
5
Diagram over nettoinvesteringen
Pengestrøm pr. år
24
11. Samlet konklusion
Efter at have belyst de forskellige aspekter i forbindelse med håndtering af
fakturaadministrationen, konkluderer jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at ændre de nuværende
procedurer.
Jeg har beskrevet og analyseret den nuværende procedure og fundet ud af, at den ikke er optimal.
Interessen fra afdelingernes side er der, men den nuværende procedure fungere jo som, den plejer
så der har ikke været grund til at ændre noget som, fungere i forvejen. Dette kan dog ændres, men
kun hvis Novo A/S er forandringsvillige, men ud fra respondenternes svar fra spørgeskemaerne
kan jeg vurdere at det ligger til grund at implementere et nyt system, som vil gavne Novo A/S og
dermed opnå en bedre udnyttelse af de nuværende arbejdsopgaver der ligger for dagen.
Jeg har i min undersøgelse af de juridiske aspekter ikke fundet hindringer for at ændre de
nuværende procedurer. Da man i forvejen registrer faktura elektronisk, er der taget højde for
mange af de problemer, der måtte opstå.
Desuden mener jeg at bogføringsloven er ganske godt beskrevet og derfor skal man gå til
ekstremer for at overtræde den.
Cost-benefit analysen gav et billede af det økonomisk perspektiv – og jeg kunne konkludere at det
nye system var yderst besparende for Novo A/S, både økonomisk og tidsmæssigt.
Gennem mine spørgeskema fandt jeg stor interesse for at ændre på procedurerne hos de
mennesker, der kunne tænkes at gøre nytte af projektet. På baggrund af dette konkludere jeg, at der
både var opbakning og velvilje til et løsningsforslag til en procedureændring.
Alt i alt mener jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at gøre brug af mit eget løsningsforslag. Dels er
der taget højde for de umiddelbare konflikter, der måtte opstå, dels er proceduren mere enkel, mere
sikker og har teknisk flere muligheder end det nuværende system.
Samlet set må det kunne konkluderes, at Novo A/S nuværende system med økonomisk fordel kan
erstattes med et elektronisk faktureringssystem
25
12. Perspektivering
I min rapport har jeg analyseret mig frem til at medarbejderne hos Novo A/S, syntes at de bruger
for mange timer på deres nuværende forretningsgang mht. fakturaadministration.
Ud fra Novo A/S synspunkt, vil jeg mene at den mest hensigtsmæssige løsning vil være at
implementere et nyt fakturasystem, da dette vil kunne gavne motivationen hos medarbejderne, og
samtidig kunne effektivisere data flowet for faktura håndtering.
Set ud fra et økonomisk perspektiv, er dette den mest iøjefaldende løsning, da der i løbende
driftsomkostninger vil kunne spares en masse penge. I rapporten og løsningsforslaget, er der dog
ikke medregnet fremtidige driftsomkostninger, i form af:
Videreuddannelse af medarbejdere til det nye system
Implementering af det nye elektroniske system
Driftsomkostninger ved et stort IT system som nævnt
Backup håndtering
Ovenstående er ikke medregnet i analysen, da disse faktorer er uhåndgribelige at indsætte i noget
diagram, og samtidig vil være forskelligt, alt afhængig af medarbejderens nuværende uddannelse,
omstillingsvillighed, nuværende IT funktioner m.m.
Det er klart at der kan være andre løsninger, på at medarbejderne syntes de bruger for meget tid på
faktura administration. Dette kunne fx være, infomøder om nuværende procedure, som ville kunne
afhjælpe evt. fejl imellem afdelingerne, samt være oplysnende for de enkelte involverede
medarbejdere. I den forbindelse kan det være at de enkelte medarbejdere ikke kender de andres
arbejdsgange, og derved medvirker til demotivering og irritation, hos den medarbejder de
henvender sig til.
Det er klart at der med et nyt system, vil skulle afholdes infomøder om arbejdsproceduren, men
disse må alt andet lige siges at være en lille del af den omstilling og positive ændring af
arbejdsrutinen, som et nyt system ville medføre.
26
13. Litteraturliste
Internetsider
www.Formula.fo
www.capnordic.dk
www.logiva.dk
www.novo.dk
www.novonordisk.dk
http://help.survey-xact.dk/analysetype.htm
www.innovation.dk
http://www.teamdirect.dk/
www.columbusit.dk
www.mamut.dk
www.xleasy.dk
www.elting.it
www.hallerup.net
Arktiler
Af Jeppe Dam: Spørgeteknikker
www.webcoach-academy.com/nyhedsbreve/Escal71.htm
Anders Øhrberg Thrane: Højdespringere på it-markedet
http://sydinvest.com/artikler/hojdespringere-paa-it-markedet.aspx
Bøger
Forlaget 94: Administrationsuddannelsen.: “Teori og metode”
Korrespondancer
Claus Fardal, Team Direct
Henrik Sværke, Columbus IT
Vinh Ma, Mamut
Jens Winther Wullf, Logiva
Ulrik Heilskou Menzel, CapNodic
Jan Berg, Fomula
27
14. Bilagsoversigt
Bilag 1 – Spørgeskema
Bilag 2 – Bogføringsloven
Bilag 3 – Cost-benefit analyse
Bilag 4 – Gantt-kort
Bilag 5 – Fagprøve kontrakt