[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
1
Indholdsfortegnelse
Indholdsfortegnelse .................................................................................................................... 1
1. Forord ..................................................................................................................................... 2
2. Indledning ............................................................................................................................... 3
3. Problemformulering ............................................................................................................... 4
4. Valg af metode........................................................................................................................ 4
5. Begrænsning ........................................................................................................................... 5
6. Beskrivelse af den nuværende procedure ............................................................................... 5
6.1 SWOT-analyse af eksisterende produkt ........................................................................... 6
7. Primær dataindsamling ........................................................................................................... 8
7.1 Grundspørgsmål ............................................................................................................... 8
7.2 Spørgsmålstyper ............................................................................................................... 8
7.3 Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og interviews ..................................................... 9
7.3.1 Stikprøvefejl .............................................................................................................. 9
7.3.2 Systematiske fejl ........................................................................................................ 9
8. Udarbejdelse af interviewskema .......................................................................................... 10
8.1 Analyse og vurdering af svar .......................................................................................... 11
9. Demografi ............................................................................................................................. 15
10. Registerlovgivningen .......................................................................................................... 15
11. Delkonklusion ..................................................................................................................... 17
12. Løsningsforslag .................................................................................................................. 18
13. Valg af nyt produkt ............................................................................................................. 18
13.1 SWOT- analyse af nyt produkt ..................................................................................... 18
14. Opbygning .......................................................................................................................... 20
14.1 Normalisering ............................................................................................................... 20
14.2 Indtastning af data ........................................................................................................ 20
14.3 Tabeller ............................................................................................................................. 21
14.4 Formularer .................................................................................................................... 23
14.5 Forespørgsel ................................................................................................................. 24
14.6 Rapport ......................................................................................................................... 25
14.7 Makro ............................................................................................................................... 26
16. Konklusion ......................................................................................................................... 27
17. Opgaveevaluering ............................................................................................................... 29
18. Litteraturliste ...................................................................................................................... 30
18.1 Primær litteratur: .......................................................................................................... 30
18.2 Sekundær litteratur: ...................................................................................................... 30
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
2
1. Forord
Denne opgave er udarbejdet som den obligatoriske merkantile fagprøve i
forbindelse med min uddannelse som kontorelev i Novozymes A/S. Jeg vil gerne
benytte disse få linier til at give en varm tak til alle, der har hjulpet og inspireret
mig i forbindelse med tilblivelsen af dette projekt. Dette gælder især
respondenterne, der tog tid ud af deres travle kalendere til deltage i interviews,
men også folk i og uden for Novozymes, der har bidraget med retoriske
perspektiver og gode idéer.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
3
2. Indledning
Jeg er kontorelev på andet år i virksomheden Novozymes, der er en del af det
tidligere Novo Nordisk, og som nu er en selvstændig virksomhed i Novo gruppen.
Efter at have været et år i personaleafdelingen sidder jeg i øjeblikket i vores
promotion afdeling. Da jeg på nuværende tidspunkt har større indblik i
personaleafdelingens rutiner og arbejdsgange, har jeg valgt at lade min fagprøve
tage udgangspunkt i en problemstilling der.
Opgaverne i personaleafdelingen består i at servicere såvel det interne personale
som de eksterne ansøgere. Intern servicering omfatter diverse breve vedr. bonus,
pension, udnævnelser m.m., og til dette er der udarbejdet en række standardbreve.
Til rekruttering af eksterne kandidater findes der også en procedurebeskrivelse,
som beskriver rekrutteringen trin for trin.
Dette gælder imidlertid kun for opslåede stillinger. Novozymes modtager dagligt
uopfordrede ansøgninger fra mere eller mindre velkvalificerede kandidater, men
proceduren for disse er desværre ikke fastlagt. Derfor ender man ofte med ikke at
udnytte det potentiale, der på længere sigt kunne være i nogle af disse ansøgere.
Dette fører til frustration over det nytteløse arbejde, det er at registrere og sende
ventebreve til ansøgerne, da det kun i utrolig få tilfælde fører til indkaldelse
endsige ansættelse. På nuværende tidspunkt er der ikke vedtaget nogen formel
procedure over, hvordan håndteringen af de uopfordrede ansøgninger skal foregå.
Derfor har jeg besluttet mig for at forbedre proceduren over behandlingen af disse
ansøgninger mhp. at optimere udnyttelsen af disse uopfordrede ansøgere. Desuden
vil jeg lave et forslag til en database, hvor man kan registrere disse kandidater, der
på sigt kunne være interessant for virksomheden.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
4
3. Problemformulering
I denne opgave vil jeg analysere og vurdere problemerne ved de nuværende
procedurer vedrørende de uopfordrede ansøgninger. Jeg vil undersøge behovet for
en optimering af registrering og anvendelse af uopfordrede ansøgninger bl.a. set i
lyset af de demografiske forandringer i samfundet.
Endvidere vil jeg belyse eventuelle potentielle juridiske problemstillinger ved en
procedureændring samt undersøge om der er økonomiske og tidsmæssige
ressourcebesparelser ved indførelse af et nyt system. Jeg vil herefter lave et oplæg
til en procedureændring i Novozymes mhp. en bedre og mere professionel
udnyttelse af ansøgningsmaterialet.
4. Valg af metode
Først vil jeg ved hjælp af bl.a. en SWOT-analyse beskrive den nuværende
procedure. Herefter vil jeg interviewe udvalgte personer i virksomheden, der
regelmæssigt er ansvarlige for rekrutteringer. Til brug for dette vil jeg udarbejde
en interviewguide og bagefter vil jeg lave en analyse og vurdering af
respondenternes svar. Derpå vil jeg undersøge hvilke områder, der grundet de
demografiske samfundsændringer, vil mangle arbejdskraft de kommende år.
Efter at have kortlagt eventuelle problemfelter i den nuværende håndtering af
ansøgningerne vil jeg lave et løsningsforslag til en ny procedure, hvor jeg
beskriver de tekniske ændringer ved implementeringen af et nyt system såvel som
de yderligere tiltag, der vil være påkrævet.
Til sidst vil jeg lave en samlet konklusion, hvor jeg vil vurdere effekten af en
procedureændring.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
5
5. Begrænsning
Da dette ikke er en datateknisk opgave, har jeg bl.a. valgt ikke at beskrive for
mange tekniske detaljer. Det betyder, at jeg primært vil beskrive følgerne af
procedureændringerne og kun vil beskrive Access’ funktioner ud fra et
brugermæssigt perspektiv.
6. Beskrivelse af den nuværende procedure
Jeg har ved hjælp af nedenstående model forsøgt at illustrere den nuværende
forretningsgang:
Figur 1
1
Når ansøgningen modtages i personaleafdelingen, bliver den skimmet og vurderet
af en administrativ medarbejder. Ansøgningen bliver herefter klassificeret i en af
følgende to grupper: enten får den et umiddelbart afslag og et brev med
begrundelsen, at virksomheden på nuværende tidspunkt ikke har nogle ledige
stillinger svarende til ansøgerens kvalifikationer. Der henvises derfor til konkrete
stillinger på Novozymes hjemmeside.
Hvis den administrative medarbejder vurderer ansøgningen til eventuelt at have
interesse for en afdeling, sender man ansøgningen til den relevante afdeling. Man
sender ligeledes et orienterende brev til ansøgeren om, at ansøgningen er sendt
videre i systemet, og at vedkommende vil blive kontaktet såfremt der skulle være
en ledig stilling. I og med at der ikke er nogen formel procedure, er der heller ikke
nogle faste kontaktpersoner. Det er dermed også i denne fase op til den
1
Linien er den betegnelse, man internt i personaleafdelingen bruger om alle andre afdelinger i Novozymes.
Ansøger
Personale-
afdeling
Registrering/
Arkiv
Linien
Linien
Linien
Ansøgnin
g
Afslag
Ansøgning
Ansøgning
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
6
administrative medarbejder at træffe beslutning om, for hvem ansøgningen måtte
have relevans.
6.1 SWOT-analyse af eksisterende produkt
Jeg har valgt at lave en SWOT- analyse med henblik på at lave en vurdering af det
nuværende produkt samt kortlægge et eventuelt alternativt system.
Strenghts
Weaknesses
Relativt lille administrativt
registreringsarbejde
Den administrative kender
rutinerne
Manglende kompetence hos den
administrative medarbejder
Risiko for at ansøgningerne
forsvinder når de cirkulerer i
afdelingerne
Få med kendskab til
systemet/proceduren
Dårlig søgekriterier
Systemet er ikke
brugervenligt
Opportunities
Threats
Systemet er for specielt og der
er få der har kendskab til det.
Følger ikke ”standarden”
med brug af Microsoft
programmer
Figur 2
Fordelene ved det nuværende system er, at den administrative medarbejder, der er
ansvarlig for de uopfordrede ansøgninger, er fortrolig med den uofficielle
procedure personaleafdelingen hidtil har benyttet. Til gengæld har den
administrative som vurderer ansøgningerne ikke nødvendigvis forudsætningerne
for at kunne træffe beslutning om ansøgerens potentiale og værdi for
virksomheden. Implementering af et nyt system vil altså kræve nogle tidsmæssige
ressourcer, indtil de nye forretningsgange og systemer er faldet på plads.
Udover den administrative, der er ansvarlig for de uopfordrede ansøgninger, er det
kun eleverne, der kender til de nuværende procedurer. Problemet er, at elever jo
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
7
som bekendt skifter afdeling som led i deres uddannelse og dermed går deres
viden og erfaring tabt. En anden problemstilling som jeg finder det vigtigt at
belyse, er cirkulationen af de uopfordrede ansøgninger. På nuværende tidspunkt
sender personaleafdelingen ansøgningen med et såkaldt ”forklæde”
2
i en fortroligt
stemplet kuvert til en potentiel afdeling.
Hvis afdelingen ikke har nogle ledige stillinger, men mener at ansøgningen kunne
være relevant for en anden afdeling, kan de vælge at sende ansøgningen videre.
Dette er imidlertid forbundet med flere risikofaktorer: dels mister
personaleafdelingen overblikket over, hvor ansøgningerne befinder sig, og hermed
er der en risiko for, at ansøgningen ”forsvinder”. Det faktum, at ansøgningen
cirkulerer mellem mange led, gør samtidig ansøgerens fortrolighedsstatus usikker.
Dette er ret uhensigtsmæssigt i og med, at ansøgere ofte sidder i uopsagt stilling.
De sidste, men meget væsentlige kritikpunkter i forhold til det eksisterende
system, er valget af IT-database. I øjeblikket registreres alle ansøgninger i Lotus
Notes, hvilket ikke er valgt ud fra, hvad der er mest hensigtsmæssigt, men snarere
er en konsekvens af, at man i sin tid valgte at registrere alle ansøgere på opslåede
stillinger i Lotus Notes. Her er man i øvrigt siden hen gået over til et mere
brugervenligt system. Ulemperne ved Lotus Notes er, at datakriterierne er
begrænsede til kun at omfatte de mest almindelige personlige oplysninger, hvilket
vil sige, at man ikke kan indtaste mere specifikke oplysninger om f.eks.
uddannelse, anciennitet m.m. Desuden er søgefunktionerne i Lotus Notes
begrænsede og det besværliggører søgningsprocessen samt muligheden for at
hente oplysninger og statistik baseret på specifikke søgekriterier.
2
Se bilag 1 ”Forklæde for uopfordrede ansøgninger”.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
8
7. Primær dataindsamling
Som primær dataindsamlingsmetode har jeg valgt at lave personlige interviews.
Fordelen ved denne metode er, at man får mulighed for at få uddybet de svar, som
man får. Desuden kan man både improvisere med tillægsspørgsmål, og der er
desuden mulighed for, at respondenten selv supplerer med ekstra informationer.
En anden grund til at jeg har valgt denne metode er, at jeg mener, at den valgte
målgruppe er for lille til at basere en hel spørgeskemaundersøgelse på. Når
fokusgruppen er så lille, er det samtidig vigtigt, at man får så mange informationer
som muligt ud af de pågældende respondenter. Efter at have valgt det personlige
interview som min dataindsamlingsmetode er har jeg taget stilling til hvilke typer
af spørgsmål jeg vil basere mit interview på. Det er vigtigt at sikre sig, at
spørgsmålene giver svar som er dækkende for det, som jeg vil undersøge.
7.1 Grundspørgsmål
Jeg har valgt at basere min interviewguide udelukkende på grundspørgsmål, da
jeg ikke mener at kriteriespørgsmål, så som respondentens alder, status osv., har
nogen relevant betydning i denne sammenhæng. Det er primært de informationer,
respondenterne kommer med, der har relevans, og de skal derfor ikke
nødvendigvis ses som et repræsentativt udsnit. Respondenterne er nemlig valgt ud
fra anbefalinger fra fagpersoner i personaleafdelingen, og jeg har i stedet valgt at
lave en overordnet beskrivelse af mine respondenter til nytte for læserne af denne
rapport.
7.2 Spørgsmålstyper
Med udgangspunkt i valget af dataindsamlingsmetode og valg af grundspørgsmål
har jeg herefter taget stilling til hvilke spørgsmålstyper, jeg mener er de mest
hensigtsmæssige. Da jeg har begrundet mit valgt af dataindsamlingsmetode med,
at jeg gerne vil have så mange informationer ud af respondenterne som muligt, er
det vigtigt, at spørgsmålet er formet derefter. Derfor har jeg valgt, at mine
spørgsmål udelukkende er åbne spørgsmål, dvs. at respondenten ikke er
forhåndsgivet valgmulighederne og derfor selv har mulighed for at vælge sine
svar. Denne type spørgsmål stiller store krav til, at man refererer så korrekt som
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
9
muligt og efterfølgende er tro mod respondenternes mening i sin analyse af
svarene.
3
7.3 Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og interviews
I forbindelse med udvælgelse af respondenter samt gennemførelse af de
personlige interviews er der nogle typiske fejlkilder, man skal tage højde for:
Stikprøvefejl
Systematiske fejl
7.3.1 Stikprøvefejl
Stikprøvefejl er (som ordet antyder) risikoen for, at man har valgt et univers, der
af tilfældige eller overlagte utilsigtede årsager ikke udgør et korrekt repræsentativt
udsnit af målgruppen.
4
Jo større stikprøveuniverset er, desto mindre er risikoen for fejl. Da mit grundlag
af tidsmæssige årsager har været begrænset, er den statistiske usikkerhed
selvfølgelig større, end den ville være, hvis jeg havde haft ressourcerne til at
interviewe alle, der regelmæssigt rekrutterer i Novozymes. Til gengæld vurderer
jeg, at stikprøvefejl ikke er så vigtigt i denne sammenhæng pga. den primære
dataindsamlingsmetode jeg har valgt.
7.3.2 Systematiske fejl
Systematiske fejl, som også kaldes bias eller metodefejl, skyldes praktiske fejl i
forbindelse med dataindsamlingen.
5
I forbindelse med personlige interviews kan
der opstå uhensigtsmæssige fejl, der påvirker svarets udfald. Dette kan f.eks.
være, at intervieweren stiller ledende spørgsmål, eller at intervieweren går for
hurtigt frem eller ikke opdager misforståelser af spørgsmål. Jeg har efter en kort
introduktion af årsagerne til mit projekt så vidt muligt ladet respondenterne svare
og føler derfor ikke, at jeg har været årsag til påvirkninger. Af svarene synes jeg
3
”Feltundersøgelsens 7 faser”, materiale udleveret i forbindelse med skoleophold på LUC
4
”Feltundersøgelsens 7 faser”, materiale udleveret i forbindelse med skoleophold på LUC
5
”Feltundersøgelsens 7 faser”, materiale udleveret i forbindelse med skoleophold på LUC
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
10
desuden, at det fremgår, at mine spørgsmål har været klare og har givet alsidige
svar.
8. Udarbejdelse af interviewskema
I dette kapitel vil jeg beskrive baggrunden for de forskellige spørgsmål samt
vurdere og analysere svarene fra respondenterne. Jeg har valgt at opbygge min
interviewguide ud fra 4 nøgleområder:
Kendskabet til procedurerne,
Anvendelsen af de uopfordrede ansøgninger,
Kortlægning af de generelle forhold i forbindelse med ansættelse
Indstillingen til en eventuel omlægning af procedurer og systemer.
Hermed mener jeg at kunne give den mest strukturerede analyse og vurdering af
de svar, jeg herefter fik. Jeg har på baggrund af anbefalinger fra
personalekonsulenterne fra de respektive forretningsområder udvalgt 1-2
repræsentanter inden for hvert forretningsområde, der regelmæssigt ansætter
personale i afdelingen samt modtager uopfordrede ansøgninger via
personaleafdelingen. Jeg har vurderet, at repræsentanterne vil have de rette
forudsætninger for at kunne vurdere, om det vil være en fordel at gøre brug af det
uopfordrede potentiale. De 4 relevante forretningsområder, jeg har valgt, er:
R&D (forskningsområdet)
BO (salg og marketing)
Finans/IT
Personaleafdelingen
Opmærksomme læsere eller folk med kendskab til Novozymes vil nok bemærke,
at der mangler 2 forretningsområder: produktionsområdet samt
kommunikationsafdelingen. Der er 2 væsentlige årsager til, at disse områder er
udeladt. For det første ansætter produktionsområdet primært ufaglærte og
timelønnede. Dvs. at de af den grund ikke ansætter folk efter normal procedure i
og med, at kravene til ansøgerne ikke er så store som indenfor de andre
forretningsområder. Derfor søger kandidaterne ofte direkte hos afdelingslederne
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
11
og uden om personaleafdelingen. En anden og mere håndgribelig årsag er ganske
simpelt, at de kontaktpersoner, jeg havde fået anbefalet, ikke reagerede på min
henvendelse. Kommunikationsområdet er et meget lille område og er på mange
områder identisk med områder indenfor BO. Efter at have talt med en
kontaktperson jeg havde fået anbefalet i kommunikationsafdelingen, besluttede
jeg, at deres erfaringsgrundlag var for spinkelt og derfor ville være mindre
anvendeligt end områder med større erfaring indenfor rekruttering. Risikoen for at
jeg ville få uholdbare oplysninger og dermed basere min opgave b.la. på disse, er
efter min mening for stor.
8.1 Analyse og vurdering af svar
Nøgleområde 1: Kendskab til nuværende procedure
Afdelingsledernes kendskab til den nuværende procedure mener jeg er relevant at
vide, for at afdække, om afdelingerne overhovedet er bekendt med, hvordan
Novozymes i øjeblikket håndterer det uopfordrede potentiale. På den måde vil
man kunne se en forskel, hvis man optimerer denne procedure. Desuden synes jeg
det er interessant at få deres mening om den nuværende procedure, både mhp. at
få analyseret væsentlige kritikpunkter, men også for at få konkrete erfaringer fra
de mennesker, der håndterer tingene i praksis.
Spørgsmål 1: Er du bekendt med den måde personaleafdelingen i øjeblikket
håndterer de uopfordrede ansøgninger på?
Her svarede 3 ud af 6 adspurgte, at de havde kendskab til proceduren, en svarede,
at vedkommende ikke havde detaljeret kendskab, og de 2 sidste svarede, at de
intet kendskab havde.
Spørgsmål 2: Synes du, at håndteringen af de uopfordrede ansøgninger
bliver udført på den mest hensigtsmæssige måde? Hvorfor eller hvorfor
ikke?
Hertil svarede samtlige respondenter negativt: håndteringen sker absolut ikke på
den mest optimale måde. 2 bemærkede her, at de simpelthen ikke er
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
12
opmærksomme på databasen og derfor ”glemmer” de uopfordrede ansøgninger, så
snart de har set dem igennem og sendt dem videre til andre afdelinger eller tilbage
til personaleafdelingen. En svarede, at det er et problem, at ansøgningerne
tilsyneladende bliver cirkuleret tilfældigt og dermed måske ikke når ud til de
relevante personer i afdelingerne. En sidste mente desuden, at risikoen for at
ansøgningen forsvinder er for stor.
Kendskabet til de nuværende procedurer er altså alt i alt ikke-eksisterende eller
meget ringe hos samtlige adspurgte. De, der kender til den, glemmer desuden at
gøre brug af den eller finder proceduren ”rodet” og tilfældig.
Nøgleområde 2: Anvendelse af de uopfordrede ansøgninger
Dette område er ret væsentligt, da det er vigtigt at finde ud af, om de uopfordrede
ansøgninger nogensinde fører til ansættelse, eller om de overhovedet bliver taget i
betragtning. På denne måde kan jeg konkludere, om der er grundlag for at øge
fokus på en eventuel procedureændring.
Spørgsmål 1: Hvor ofte modtager du uopfordrede ansøgninger fra
personaleafdelingen?
Her var svarene meget spredte. Sekretæren i personaleafdelingen svarede 3 pr.
uge, hvilket jo nok er meget naturligt i betragtning af det område, hun sidder i.
Ellers svarede 3 af de adspurgte 3-6 ansøgninger pr. år, en svarede 12 pr. år, og
den sidste svarede yderst sjældent.
Spørgsmål 2: Benytter du dig nogensinde af de uopfordrede ansøgninger, du
modtager? Hvorfor eller hvorfor ikke?
To svarede, at de på det pågældende tidspunkt, de modtog ansøgningen, ikke
havde en relevant ledig stilling. En svarede, at hun af og til gør brug af dem i
forbindelse med aktuelt opslåede stillinger. En syntes, at kvaliteten har været for
ringe, og resten af de adspurgte kunne ikke give en konkret begrundelse for ikke
at have benyttet de uopfordrede ansøgninger.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
13
Spørgsmål 3: Har du i forbindelse med en konkret stilling nogensinde
overvejet det uopfordrede potentiale? (Evt. i samråd med den ansvarlige
personalekonsulent).
Her svarede 5 ud af 6 at de simpelthen ikke havde tænkt på, eller var blevet gjort
opmærksomme på, at der eksisterer en database over de uopfordrede ansøgere. En
troede oven i købet, at sagen var afsluttet, når ansøgningen var returneret til
personaleafdelingen. En anden tilføjede dog, at det kunne være en god idé i
forbindelse med ansættelse af vikarer og andre tidsbegrænsede stillinger.
De adspurgte siger stort set samstemmende, at de ikke har gjort brug af de
uopfordrede ansøgninger. Igen er begrundelserne baseret på manglende kendskab,
forglemmelse og manglende oplysning fra personaleafdelingen.
Nøgleområde 3: Ansættelse
Grunden til at jeg har valgt også at fokusere på omstændighederne omkring
ansættelse ved opslåede stillinger er, at jeg vil undersøge, om det kan betale sig at
benytte det uopfordrede potentiale i stedet for, som nævnt i SWOT- analysen, at
bruge økonomiske og tidsmæssige ressourcer på at slå en stilling op.
Spørgsmål 1: Hvor ofte ansætter I personale i afdelingen?
Også her er svarene af vidt forskellig karakter: 4 af de adspurgte svarede 1-4 pr.
år, en svarede 8 pr. år, og en sagde, at de i år 2001 har ansat 17 (!) nye
medarbejdere. Sidstnævnte var både nye stillinger og genbesættelse af stillinger.
Spørgsmål 2: Hvor lang tid går der i gennemsnit fra beslutningen om
ansættelse af en konkret kandidat er taget, til kandidaten begynder?
Her var svarene til gengæld mere jævnt fordelt. 4 svarede 1-2 måneder, og 2
svarede 3-4 måneder.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
14
Spørgsmål 3: Hvor lang tid afsætter I sammenlagt i gennemsnit i forbindelse
med en ansættelse? Her tænkes på gennemlæsning af ansøgninger,
indkaldelse til interviews, gennemførelse af interviews m.m.?
Her varierede svarene også fra 1- 8 dage, og hertil kommer den tid, man bruger på
annoncering, hvilket er yderligere 2-4 uger.
Svarene her viser, at afdelingerne ansætter nyt personale eller genbesætter
stillinger relativt ofte. Desuden bruger de nogle relativt store tidsmæssige
ressourcer, både i forbindelse med en ansættelse, men også fra kandidaten har
underskrevet til vedkommende starter.
Nøgleområde 4: Fremtidig situation
Her til sidst har jeg valgt at lave en opsummering på de 3 tidligere nøgleområder
ved at undersøge, om der er grundlag for en optimering af procedurerne, og om de
adspurgte personer i givet fald vil benytte sig mere af de uopfordrede
ansøgninger.
Spørgsmål 1: Kunne du forestille dig en service, hvor de uopfordrede
ansøgninger blev sat i system?
Kan du se nogle fordele/ulemper?
Hertil svarede alle de adspurgte, at de udelukkende kunne se fordele ved at
optimere de nuværende procedurer. Flere nævnte, at det ville lette processen, hvis
man lynhurtigt kunne få et overblik over kandidaternes erfaring og
kvalifikationer. Desuden ville der være en fordel med en database med nøgleord,
men det er vigtigt at disse søgekriterier er præcise. En sagde at det ville være
fornuftigt, hvis man kan spare ressourcerne med at slå stillingen op. En anden
understregede endnu engang, at det ville være yderst hensigtsmæssigt i
forbindelse med tidsbegrænsede stillinger og tilføjede, at han faktisk ikke ansætter
vikarer på nuværende tidspunkt, fordi det er for besværligt.
Spørgsmål 2: Ville du gøre mere brug af de uopfordrede ansøgninger, end du
gør i dag?
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
15
Også hertil var respondenterne udelukkende positive. To svarede dog, at det vil
komme an på kvaliteten af ansøgerne. Man desuden bør gøre op med fordommene
om, at uopfordrede kandidater er ”dårligere”, da de ligeså vel kan være
nyuddannede. Ydermere gjorde en opmærksom på vigtigheden af, at en sådan
database er opdateret.
9. Demografi
Som det ses ud af bilag 2, vil der i de kommende mange år blive mangel på
kvalificeret arbejdskraft på det danske arbejdsmarked.
6
Dette skyldes blandt andet,
at der bliver flere ældre, mens danske kvinder samtidig føder færre børn.
7
Regeringens hidtidige indgreb har og vil ifølge prognoserne ikke få den ønskede
effekt.
8
Interessant nok er farma- og biotekindustrien faktisk et af de områder,
hvor der er størst mangel på arbejdskraft.
9
Konklusionen er derfor, at danske
virksomheder må gøre brug af andre virkemidler og nye tiltag for at tiltrække og
bibeholde den kvalificerede arbejdskraft. Jeg har desværre ingen dokumentation
for, at en øget fokusering på det uopfordrede potentiale nødvendigvis vil løse
problemerne. Ovennævnte problematik kunne meget vel være incitamentet for at
tage det med i overvejelserne, når man skal løse rekrutteringsproblemet.
10. Registerlovgivningen
I det nuværende system skriver vi ud til kandidaterne, at vi vil gemme deres
ansøgning i 3 måneder, hvorefter den vil blive makuleret. Da der ved et nyt
system muligvis kan være grundlag for at gemme ansøgningerne i længere tid, har
jeg undersøgt, hvad lovgivningen siger på dette område. Ansøgninger må ifølge
registerloven gemmes så længe, det er relevant.
10
Dvs. at der ikke findes nogen
specifik tidsbegrænsning (indenfor rimelighedens grænse) på, hvor længe vi kan
opbevare ansøgninger. Til gengæld findes der nogle lovgivningsmæssige krav til
6
Bilag 2: ”Stor mangel på arbejdskraft i fremtiden” fra www.jobeasy.dk
7
http://www.lederne.dk/Nyheder/Ledelse_i_Dag/Ledelse_i_Dag_2000/befolkningsimplosion_og_senior.html
8
http://www.lederne.dk/Nyheder/Ledelse_i_Dag/Ledelse_i_Dag_2000/befolkningsimplosion_og_senior.html
9
Bilag 3: ”Underskud af arbejdskraft truer Medicon Valley af Thomas Klenow With, journalist
10
”Arbejdsmarked og persondatabeskyttelse s. 429” af dr.jur. Peter Blume
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
16
hvilke oplysninger der må registreres.
11
Der skal være en klar saglig forbindelse
mellem en oplysning og det pågældende job.
Desuden må registrering og opbevaring af ansøgninger kun ske med ansøgerens
skriftlige samtykke. Registrering af ansøgninger hører ind under loven om
behandling af personoplysninger ,og lovgivningen på området er meget vagt
formuleret uden konkrete henvisninger til uopfordrede ansøgninger. Det er derfor
op til den enkelte virksomhed at sætte relevante standarder, der holder sig inde for
lovgivningens overordnede rammer. Jeg mener derfor at med mindre man
foretager nogle meget drastiske ændringer i forhold til den nuværende procedure,
som f.eks. at indtaste ulovlige oplysninger eller opbevare ansøgninger i
uforsvarligt lang tid, vil de juridiske direktiver ikke være til hindring for at lave en
ny procedure for de uopfordrede ansøgninger.
11
Persondataloven s. 14 , hentet fra Datatilsynets hjemmeside.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
17
11. Delkonklusion
Jeg har nu beskrevet og analyseret den måde, personaleafdelingen på nuværende
tidspunkt håndterer de uopfordrede ansøgninger. På baggrund af de svar jeg har
fået af respondenterne i de personlige interviews, mine undersøgelser af de
juridiske aspekter samt ikke mindst egne erfaringer, mens jeg arbejdede med dette
område, konkluderer jeg, at der er behov for en mere hensigtsmæssig løsning af
problemet. Jeg vil i de kommende afsnit komme med et løsningsforslag til,
hvordan man kan håndtere de uopfordrede ansøgninger på en mere
hensigtsmæssig måde.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
18
12. Løsningsforslag
13. Valg af nyt produkt
På baggrund af de svar jeg har fået i mine interviews samt ud fra egne
forudsætninger vil jeg her komme med et forslag til en optimering af proceduren
for de uopfordrede ansøgninger. En ændret procedure vil komme til at se således
ud:
Figur 4
Som det ses af modellen sparer man ”et led”- ansøgningen forbliver nu i
personaleafdelingen. I stedet for at have en ren administrativ og rutinemæssig
forbindelse til linien kræver det nu en mere aktiv og direkte kommunikation
mellem personaleafdelingen og afdelingslederne.
13.1 SWOT- analyse af nyt produkt
Mhp. at lave en ensartet analyse af de eksisterende forretningsgange samt mit eget
forslag til procedureændringer, har jeg også i denne del af min opgave lavet en
SWOT- analyse af det nye produkt:
Ansøger
Personaleafdeling
Registrering/Arkiv
Ansøgning
Afslag
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
19
Strengths
Weaknesses
Økonomisk og
ressourcebesparende
Man viser ekstra interesse for
ansøgeren
Brug af Access gør det mere
brugervenligt, da mange af
funktionerne er standard i
Microsoft Office-pakken
Brug af Access gør det muligt at
lave ensartede og enkle
søgekriterier
Stort administrativt arbejde
ved oprettelse af databasen
Opportunities
Threats
Øge kommunikationen
mellem personaleafdelingen
og de øvrige afdelinger
Centralisering af processerne
Risiko for, at ansøgeren ikke
er interesseret når man
henvender sig
Risiko for, at
personaleafdelingen sløser
med proceduren og
”glemmer” at bruge
databasen
Figur 4
Jeg har valgt at oplysninger om ansøgerne skal indtastes i Access, da det er et
langt mere brugervenligt system end Lotus Notes. Jeg mener, at det vil være mest
hensigtsmæssigt at centralisere alle procedurer i personaleafdelingen, da det vil
lette forretningsgangene samt forbedre sikkerheden omkring ansøgernes
anonymitet. Fordelene ved dette nye system er at det kan være økonomisk og
ressourcemæssigt besparende for virksomheden i og med, at man ikke behøver at
slå en stilling op, hvis man kan finde en egnet kandidat i databasen. Som
eksempel kan jeg oplyse, at en kvartssides stillingsannonce koster ca. 50.000-
60.000 kr. i Berlinske Tidende.
12
Efterfølgende sparer man desuden tiden, man
skulle have brugt på interviews m.v.
12
Kilde: personaleafdelingen i Novozymes A/S
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
20
Risikoen ligger i, at personaleafdelingen implementerer systemet, men ”glemmer”
at gøre brug af databasen, når de modtager en personaleansøgning fra linien.
Endvidere vil der selvfølgelig altid være en risiko for, at ansøgeren ikke længere
er interesseret, når man henvender sig, men det anser jeg ikke for at være
begrundelse for ikke at foretage procedureændringer omkring de uopfordrede
ansøgninger.
14. Opbygning
Som nævnt har jeg valgt at benytte Access som database for de uopfordrede
ansøgninger. I følgende afsnit vil jeg beskrive, hvordan jeg vil bygge databasen op
rent teknisk, og hvilke fordele og ulemper der er ved det.
14.1 Normalisering
Normalisering er nogle overordnede retningslinier for databasedesign, som det er
anbefalelsesværdigt at overholde mhp. at sikre brugervenlighed og hastighed i
informationssøgningen.
13
Reglerne er som følger:
Al information skal opdeles i tabeller
Al information, der hænger logisk sammen, skal placeres i en selvstændig
tabel
Al redundant information skal placeres i selvstændige tabeller
Jeg vil i min begrundelse af de valgte tabeller i afsnittet ”tabeller” henvise til disse
regler.
14.2 Indtastning af data
Allerførst er det vigtigt at gøre sig klart, hvilke stamdata databasen skal indeholde.
Først og fremmest skal den selvfølgelig indeholde personlige oplysninger om
kandidaten, men derudover er det et prioriteringsspørgsmål hvor mange og hvilke
oplysninger, man ellers vil have med. I mit løsningsforslag har jeg valgt følgende
kriterier:
13
”Databasedesign fra A-Z”, materiale udleveret på Access 2000 grundkursus.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
21
Fornavn
Efternavn
Adresse
Postnr.
By
Udenlandsk postnummer og by
Tlf. nr
Mobilnr
E-mailadresse
Uddannelse
Uddannelsesår
Søger stilling som:
Ansøgningsdato
Fagområde
Alder
Kommentarer
Min begrundelse for at have valgt disse kriterier er, at de er enkle, præcise og
nemme at søge på. Da det højst sandsynligt bliver en elev eller administrativ i
personaleafdelingen, der skal opdatere og vedligeholde databasen, er det vigtigt, at
oplysningerne er relativt enkle og ikke kræver den store faglige indsigt.
Søgekriteriernes formål er blot at give et hurtigt overblik over ansøgerens
kvalifikationer, og give anledning til interesse i forbindelse med en konkret
stilling. Desuden er det vigtigt, at det er oplysninger, som man må gå ud fra vil
optræde i langt de fleste ansøgninger og derfor ikke vil kræve ekstra arbejde fra
personaleafdelingens side at fremskaffe.
14.3 Tabeller
Når man har besluttet hvilke stamdata databasen skal indeholde, kan man gå i
gang med at oprette de tekniske skabeloner til databasen. Allerførst opretter man
tabellerne, som udgør hele grundstammen, hvor man indtaster sine stamdata. Jeg
har valgt at oprette 2 tabeller:
Uopfordrede ansøgninger indeholder alle oplysninger om ansøgerne
Postnummertabel, der sammen med tabellen ”ansøgninger” udgør
grundstammen
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
22
Førstnævnte tabel opfylder ”kravet” om normalisering i og med, at al information,
der hænger logisk sammen, skal placeres i en selvstændig tabel.
Postnummertabellen indeholder redundante informationer og skal derfor placeres i
en selvstændig tabel. Et postnummer er som bekendt unikt for hver by, men der
kan sagtens optræde flere ansøgere med samme postnummer i tabellen
”ansøgere”. Ved at opdele disse informationer og kæde de 2 tabeller sammen i en
relation
14
, sparer man ressourcer i form af sparet indtastning og øger databasens
desuden hurtighed.
Figur 5
14
At lave relationer betyder at knytte forbindelser mellem oplysninger fra forskellige tabeller, således at
forespørgsler kan baseres på en kombination af disse tabellers data. Kilde: Access 2.0- trin for trin af Carsten
Straaberg.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
23
14.4 Formularer
Når man har oprettet sine tabeller, er næste skridt at oprette en simpel formular.
En formular er, som ordet indikerer, en skabelon, der indeholder de stamdata, man
har indtastet i sin tabel. Man kan godt indtaste data om ansøgeren direkte i
tabellen, men dels kan man ikke se alle de data, man indtaster, mens man arbejder,
dels kan man kun arbejde med en tabel ad gangen. I formularen kan man vælge
kun at arbejde med nogle af de stamdata, man har i sin tabel, men da alle
ansøgerens stamdata er relevante ved indtastning af oplysningerne, har jeg valgt at
inkludere dem alle.
Figur 6
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
24
14.5 Forespørgsel
Under mine interviews gav flere af respondenterne udtryk for, at selv om de ikke
ville få direkte indsigt i en database over uopfordrede ansøgere, var de stadig
interesserede i at vide hvad der ”rør sig” på markedet. Ved at oprette en
forespørgsel i Access kan man angive hvilke kriterier, man gerne vil have, at
f.eks. afdelingsledere skal have adgang til. Dette er en stor fordel, da man på
denne måde kan udelukke personlige oplysninger og kun give dem adgang til
fagligt relevante oplysninger. Herved får afdelingslederen overblik over hvilke
kandidater, der har søgt samt deres kvalifikationer, og samtidig bevarer ansøgeren
sin anonymitet. Man kan i princippet lave forespørgsler på alle kriterier, man har i
sine tabeller. Det er også muligt på længere sigt at lave statistik på de forskellige
søgekriterier, hvilket kan være hensigtsmæssigt f.eks. mhp. at retfærdiggøre
databasens eksistensberettigelse. Er det brugbare ansøgninger vi får, og fører
uopfordrede ansøgninger til ansættelse efter de nye procedurer er blevet indført?
Sidst, men ikke mindst, har forespørgsler en rent praktisk betydning: de kan i
samspil med Word bruges til at flette afslagsbreve direkte fra Access, hvilket
forenkler det administrative arbejde.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
25
Figur 7
14.6 Rapport
Nu hvor afdelingslederne ikke mere ser ansøgningerne, har de som nævnt
ovenfor, eventuelt en interesse i at få indsigt i ansøgningspotentialet kvalitativt
såvel som kvantitativt inden for lige netop deres område. Som sagt kan dette gøres
ved hjælp af en forespørgsel, men nogle afdelingsledere kunne måske have
interesse i at få disse oplysninger opdateret regelmæssigt. Indgår man en sådan
aftale mellem personaleafdelingen og afdelinger i linien, mener jeg, at det er
vigtigt, at materialet tager sig pænt ud, i og med at personaleafdelingen trods alt er
en servicefunktion i forhold til resten af afdelingerne. Ved at benytte
rapportfunktionen i Access kan man udskrive data på en overskuelig og
professionel måde. Man kan dermed understrege indtrykket af den optimerede
håndtering af de uopfordrede ansøgninger.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
26
Figur 8
14.7 Makro
En makro er et lille program i Access, der automatiserer et antal handlinger. Det
kan f.eks. være en makro, der åbner en tabel eller formular. Fordelen ved at bruge
makroer er, at databasen bliver mere enkel og brugervenlig, og dette er en fordel,
når det ikke nødvendigvis er administratoren af databasen, der vil bruge den
oftest.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
27
16. Konklusion
Efter at have belyst de forskellige aspekter i forbindelse med håndteringen af de
uopfordrede ansøgninger, konkluderer jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at
ændre de nuværende procedurer.
Jeg har beskrevet og analyseret den gældende procedure og fundet ud af, at den
ikke er optimal. Interessen fra afdelingernes side er der, men det uopfordrede
potentiale bliver ikke udnyttet, fordi den nuværende form ikke indbyder til det.
Endvidere har jeg belyst de demografiske perspektiver og fundet incitamenter til
at behandle ansøgerne bedre og mere professionelt. De uopfordrede ansøgninger
er ikke nødvendigvis svaret på problemet med den manglende arbejdskraft, men
kan meget vel være en del af løsningen.
Jeg har i min undersøgelse af de juridiske aspekter ikke fundet hindringer for at
ændre de nuværende procedurer. Da man i forvejen registrerer ansøgninger
elektronisk, er der taget højde for mange af de problemer, der måtte opstå.
Desuden er lovgivningen meget bredt formuleret, og man skal derfor gå til
ekstremer for at overtræde den.
Gennem mine interview fandt jeg stor interesse for at ændre på procedurerne hos
de mennesker, der kunne tænkes at gøre nytte af projektet. På baggrund af dette
konkluderede jeg, at der både var opbakning og velvilje til et løsningsforslag til en
procedureændring.
Hvis personaleafdelingen og linien i fællesskab husker at gøre brug af databasen,
f.eks. ved at indføre den som en del af medieplanen, viser bl.a. min SWOT-
analyse af det nye system, at der vil være store økonomiske og tidsmæssige
ressourcebesparelser.
Alt i alt mener jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at gøre brug af mit eget
løsningsforslag. Dels er der taget højde for de umiddelbare konflikter, der måtte
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
28
opstå, dels er proceduren mere enkel, mere sikker og har teknisk flere muligheder
end det nuværende system.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
29
17. Opgaveevaluering
Emnet til denne opgave er valgt efter ønske af personalekonsulent Christian A.
Jensen, der ønskede et oplæg til en optimeret udnyttelse af de uopfordrede
ansøgninger.
Jeg har haft fuldstændig frie hænder til, hvordan jeg ville løse opgaven, men har
fået stor sparring og inspiration, både fra personaleafdelingen og respondenterne.
Jeg har erfaret, at en funktionel, brugervenlig og designmæssig indbydende
database vil kræve både mere tid og kurser på et højere niveau end jeg har haft
ressourcer til at tage. Bliver implementeringen en realitet i personaleafdelingen er
det derfor noget, man bliver nødt til at tage højde for.
Da der ikke eksisterer noget litteratur eller undersøgelser af denne problemstilling
har det været svært for mig at henvise til f.eks. officielle rapporter og analyser
eller gøre brug af relevante modeller. Jeg synes dog alligevel, at det er lykkedes
mig at lave en god analyse af den eksisterende procedure samt en konstruktivt
forslag til en ændringsprocedure.
[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002
30
18. Litteraturliste
18.1 Primær litteratur:
Carsten Straaberg: Access 2.0- Trin for trin
Jens-Henrik Olsen: Kom i gang med Microsoft Access
18.2 Sekundær litteratur:
Claus Bangsholm: Kommunikation- medier, journalistik og reklame
Handelsskolernes Kontoruddannelse: teori og metode- på vej mod fagprøven
Merete Carlsen: På skriftens vinger- om at formidle det svære
P.H. Traustedt: Sproghjørnet
Michael Eisenberg: Skriv dansk……der dur