Invoice workflow "Elektronisk fakturahåndtering"

Side 1

1

Indholdsfortegnelse

1. Forord ......................................................................................................................................... 2

2. Indledning ................................................................................................................................. 3

3. Problemformulering ............................................................................................................... 4

4. Afgrænsning ............................................................................................................................. 4

5. Metode ........................................................................................................................................ 5

5.1. Primær dataindsamling ................................................................................................ 5

5.1.1. Grundspørgsmål ..................................................................................................... 6

5.1.2. Spørgsmålstyper..................................................................................................... 6

5.1.3. Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og spørgeskema ...................... 6 Systematiske fejl ................................................................................................................. 6

6. Nuværende procedure .......................................................................................................... 7

6.1 SWOT-analyse af eksisterende procedure ............................................................. 8

6.2. Delkonklusion for analyse af den nuværende procedure ............................. 10

7. Spørgeskema analyse ........................................................................................................ 11

7.1 Analyse og vurdering af spørgeskema .................................................................. 11

7.2. Delkonklusion på spørgeskemaanalyse ............................................................... 14

8. Løsningsforslag ..................................................................................................................... 15

9. Fremtidig procedure ............................................................................................................ 16

9.1. SWOT- analyse af fremtidig procedure .............................................................. 17

9.2. Delkonklusion for fremtidig procedure ................................................................ 19

10. Cost benefit analyse ......................................................................................................... 20

10.1. Delkonklusion på Cost-Benefit analyse ............................................................. 23

11. Samlet konklusion ............................................................................................................. 24

12. Perspektivering ................................................................................................................... 25

13. Litteraturliste ....................................................................................................................... 26

14. Bilagsoversigt ...................................................................................................................... 27

Side 2

2

1. Forord

Denne opgave er udarbejdet som den obligatoriske merkantile fagprøve i forbindelse med min

uddannelse som elev med administration som speciale hos Novo A/S.

I den forbindelse vil jeg gerne benytte dette indlæg til at takke alle, som har bidraget til dette projekt og taget tid ud af deres travle kalender, for at hjælpe. Jeg vil også sige tak til firmaet Formula [1], som har været professionelle vedrørende min henvendelse af materiale til min fagprøve.

                                                   2         3
Derudover vil jeg også gerne sige tak til firmaet CapNordic A/S og Logiva , som hver især har

udarbejdet tilbud vedrørende fakturaworkflow.

1 www.formula.fo

2 www.capnordic.dk

3 www.logiva.dk

Side 3

3

2. Indledning

Jeg er administrationselev på andet år i virksomheden Novo A/S.
Novo A/S har 4 afdelinger med i alt 32 medarbejdere:

Novo Finance, Novo Ventures, Novo Seeds, Novo Growth Equity. [4]

Jeg er ansat i afdelingen Novo Finance hvor jeg primært beskæftiger mig med bogføring af kreditorfakturaer, finansbilag og betalinger, og jeg har beskæftiget mig med debitor og kreditor bogholderi, fakturering, månedsafstemninger, kontakt til kreditorer, bestilling af kontorartikler og IT udstyr, mødeplanlægning, optælling af fravær, opdatering af stamdataliste, håndtering af post, referatskrivning og arkivering. Derudover div. adhoc opgaver. Registrering af ansøgere.

Novo A/S er et dansk, unoteret aktieselskab, 100 % ejet af Novo Nordisk Fonden^{5}, og

holdingselskabet i Novo gruppen og som sådan hovedaktionær i de to børsnoterede selskaber

Novo Nordisk A/S^{6} og Novozymes A/S^{7}.
Novo A/S blev etableret i 1999 forud for spaltningen af Novo Nordisk A/S, hvor Novozymes A/S
blev udskilt som et selvstændigt børsnoteret selskab. Novo A/S’s opgave og formål er at forvalte

Novo Nordisk Fondens formue optimalt og sikre fonden et udbytte, der er stort nok til at dække fondens uddelinger til bl.a. sundheds- og naturvidenskabelig forskning i skandinavien.

Novo A/S beskæftiger sig blandt andet med investeringer i venture kapital, indenfor life science,

samt finansielle investeringer og har sammenlagt investeret i over 57 firmaer i Danmark, Europa

og Nord Amerika.^{8}

Min idé til mit fagprøve projekt opstod, da jeg følte at den håndtering Novo A/S benytter indenfor

fakturaadministration er alt for tidskrævende og kræver alt for meget manuelt arbejde. Med de metoder som netop findes i dag indenfor fakturaadministration vil der kunne opbygges en procedure, som formentlig er mindre tidskrævende og med mindre risiko for fejl under hele processen ved håndtering af fakturaer.

Denne problemstilling er interessant da det vil udvide mine faglige kompetencer ved netop at lære

om et helt nyt specifikt område indenfor kreditorstyring / fakturaadministration. Derudover vil
projektet vise, om der eventuelt vil være nogle besparelser som Novo A/S kan opnå ved at indføre

4 www.novo.dk

5 www.novonordiskfonden.dk

6 www.novonordisk.dk

7 www.Novozymes.dk

8

http://novo.dk/composite-432.htm

Side 4

4 dette nye system, eksempelvis ved at der opnås en mere effektiv fakturabehandling og færre omkostninger, samt forbedret økonomistyring.

3. Problemformulering

Til mit fagprøve projekt vil jeg analysere og vurdere problemerne ved de nuværende procedurer vedrørende fakturaadministrationen. Jeg vil undersøge behovet for en optimering af processen ved anvendelse af et elektronisk fakturasystem. Endvidere vil jeg belyse bogføringsloven [9] vedrørende elektroniske fakturaer, samt undersøge om der er økonomiske og tidsmæssige besparelser ved indførelse af et nyt system.

4. Afgrænsning

Jeg har som en overordnet del af min analyse valgt at lave en spørgeskemaundersøgelse, hvor besvarelserne primært skal give mig et helhedsbillede af det samlede tidsforbrug vedrørende

                   10
fakturaadministrationen .

Jeg vil primært vise proceduren i et dataflow diagram, så man kan danne sig et overblik over hvordan proceduren er fra start til slut.

Da jeg ikke har nogen beføjelser som beslutningstager kan jeg ikke beslutte om der skal implementeres et nyt styresystem, som kan supplere styresystemet Axapta [11]. Ved det menes der en optimering af vores styresystem. Så jeg vil udelukkende redegøre for selve fremgangsprocessen fra start til slut.

Målgruppen i min undersøgelse er medarbejdere, som har med fakturaer at gøre på et dagligt plan. De administrative medarbejdere, der skal besvare spørgeskemaet har forskellige uddannelsesbaggrunde, som dækker lige fra HD uddannede og akademikere. Den målgruppe som ikke er i mine undersøgelser er partnerne,

Associate, principal og bestyrelsen, da dette ikke vil have nogen indflydelse i min analyse vedrørende spørgeskemaet, da de til dagligt ikke har indflydelse på fakturaprocessen.

Jeg har valgt at fravælge FAKIR-modellen [12], da jeg mener at SWOT-analysen er nok til, at kunne danne grundlaget for min analyse.

9

Se bilag 2 - Bogføringsloven

10

Se bilag 1 - Spørgeskema

11

http://www.hallerup.net/download/brugervejledning.pdf

12

Se fagbog Teori og metode: ” På vej mod fagprøve”, side 108-111

Side 5

5

Derudover vil der være afgrænsninger som vil fremgå i enkelte afsnit, for at gøre flowet i teksten mere sammenhængende.

5. Metode

Først vil jeg ved hjælp af bl.a. en SWOT-analyse [13] beskrive den nuværende procedure.

Herefter vil jeg udsende et spørgeskema til udvalgte personer i virksomheden.

Til brug for dette vil jeg udarbejde en spørgeskemaguide og bagefter vil jeg lave en analyse og vurdering af respondenternes svar – vha. en cost-benefit analyse.

Jeg vil beskrive dataindsamling og dets formål for vores virksomhed, hvorfor jeg har valgt at lave et spørgeskema.

Dernæst vil jeg lave en ny SWOT-analyse [14] som beskriver den fremtidig procedure.

Der vil fremgå en delkonklusion for hver enkelt SWOT-analyse.

Jeg vil i et dataflow-diagram illustrere hvordan håndteringen af den nuværende procedure er i

Novo A/S og derefter påvise, hvordan en ny procedure vil se ud, hvis Novo A/S benytter sig af et

elektronisk dataflow.

Efter at have kortlagt eventuelle problemfelter i den nuværende håndtering af fakturaerne, vil jeg lave et løsningsforslag til en ny procedure, hvori jeg beskriver de tekniske ændringer ved implementeringen af et nyt system, såvel som de yderligere tiltag, der vil være påkrævet.

5.1. Primær dataindsamling

Som primær dataindsamlingsmetode har jeg valgt at lave et kvantitativt

spørgeskema^{15}.

Nogle informationer kan kun fås ved hjælp af primære kilder.

Et spørgeskema kan give et billede af alle implicerede medarbejderes syn på den nuværende procedure, hvilket et dybdeinterview med få implicerede medarbejder ikke ville kunne.

En anden grund til, at jeg har valgt denne metode er, at de valgte respondenter som skal besvare disse spørgsmål skal kunne give en grundig besvarelse af de spørgsmål som stilles.

13

Se fagbog Teori og metode: ” På vej mod fagprøve”, side 49-63

14

Se figur^{2}

15

Se fagbog Teori og metode: ” På vej mod fagprøve”, side 189-202

Side 6

6

5.1.1. Grundspørgsmål

Det er primært de informationer, respondenterne kommer med, der har relevans, og de skal derfor ikke nødvendigvis ses som et repræsentativt udsnit. Respondenterne er nemlig valgt ud fra anbefalinger fra fagpersoner i afdelingerne.

5.1.2. Spørgsmålstyper

Med udgangspunkt i valget af dataindsamlingsmetode og valg af grundspørgsmål har jeg herefter taget stilling til hvilke spørgsmålstyper, jeg mener, er de mest hensigtsmæssige.

Da jeg har begrundet mit valg af dataindsamlingsmetode med, at jeg gerne vil have så mange informationer ud af respondenterne som muligt, er det vigtigt at spørgsmålet er formet derefter.

Derfor har jeg valgt, at mine spørgsmål udelukkende er lukkede spørgsmål [16], hvor man kun kan svare ”Ja, Ved ikke eller Nej” eller skala spørgsmål [17], hvor man skal vurderer produktets kvalitet f.eks. 1-5, dvs. at respondenten ikke er forhåndsgivet andre valgmuligheder end dem der er beskrevet. Respondenten har dog mulighed for at uddybe sine svar nederst på spørgeskemaet.

5.1.3. Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og spørgeskema

I forbindelse med udvælgelse af respondenter samt gennemførelse af det skriftlige spørgeskema er der nogle typiske fejlkilder, man skal tage højde for, bl.a. systematiske fejl, som kort beskrives herunder:

Systematiske fejl

Systematiske fejl, som også kaldes bias eller metodefejl, skyldes praktiske fejl i forbindelse med dataindsamlingen. I forbindelse med spørgeskema kan der opstå fejl, der påvirker svarets udfald. Dette kan f.eks. være, at spørgeskemaet stiller et ledende spørgsmål, eller at skemaet er sammenhængende på en måde så respondenten bliver forvirret eller man misforstår spørgsmålet. Jeg har beskrevet overfor respondenterne, hvordan de skal besvare hvert enkelt felt og føler derfor ikke, at jeg har været årsag til nogen form af påvirkninger. Af svarene synes jeg desuden, at det fremgår, at mine spørgsmål har været klare og præcist formuleret.

16

http://www.webcoach-academy.com/nyhedsbreve/Escal71.htm

17

http://help.survey-xact.dk/analysetype.htm

Side 7

7

6. Nuværende procedure

Jeg har ved hjælp af nedenstående model forsøgt at illustrere den nuværende procedure.

Pilene illustrer flowet mellem alle led i manuel fakturahåndtering.

Manuel fakturahåndtering
         Økonomi-

2 godkender Leverandør

Modtagelse af faktura

Undersøgelse af faktura

Arkivering af faktura

Bilagsnummer angives manuelt

Faktura sendes til godkendelse

Bogføring Godkendelse af faktura af fakltura

Økonomi-assistent

Økonomi assistent

Godkender

Økonomiassistent

Økonomi-assistent

Økonomi-assistent

Lagring i system

Betaling af faktura ved forfald

Økonomi-assistent

Godkendelse af fakturaen assistent

Figur^{1} – Dataflow diagram for nuværende arbejdsrutine

Manuel fakturahåndtering

1. Leverandøren sender faktura

2. Faktura gives til økonomiassistent

3. Økonomiassistenten undersøger faktura

4. Økonomiassistenten videregiver original faktura til assistent

5. Faktura godkendes og kommer retur fra godkender til økonomiassistenten

6. Bogføring og manuel kontering i system udføres af økonomiassistenten

7. Manuel påføring af bilagsnummer på faktura skrives på af økonomiassistenten

8. Betaling af faktura ved forfaldsdatoen foretages af økonomiassistenten

9. Økonomiassistent videregiver fakturaerne til de 2 betalings godkendere

10. Fakturaerne godkendes til betaling af de 2 godkendere

11. Betalingerne sendes retur til økonomiassistenten

12. Fakturaen arkiveres i mapper af økonomiassistenten

Side 8

8

6.1 SWOT-analyse af eksisterende procedure

Der kan opstilles en swot analyse over det nuværende dataflow

Styrke Svaghed

⮚ Den administrative medarbejder kender ⮚ Traditionel proces arbejdskrævende proceduren i Axapta ⮚ Trivielle arbejdsrutiner

⮚ Omkostningstung administration

⮚ Tidskrævende

⮚ Fejl kontering

⮚ Fejl posteringer

⮚ Finde et fakturabilag

⮚ Godkendelsesflowet

⮚ Plads opbevaring af bilag

Muligheder Trusler

⮚ Opgradering til nyt økonomisystem

⮚ Eksistering af bedre systemer cirkulerer i afdelingerne

⮚ Konstant IT udvikling på området ⮚ Betalingsfrister

⮚ Risiko for at fakturaerne forsvinder når de

⮚ Dobbelt betaling af faktura

Figur^{2} – SWOT-analyse ved manuel håndtering af faktura

Fordelene ved det nuværende system er, at den administrative medarbejder kender til proceduren i Axapta, og samtidig er fortrolig med sine arbejdsopgaver i systemet og kan hermed rette bogføringsfejl eller lign.

Svagheder kan opstå ved at den traditionelle arbejdsproces bliver meget krævende f.eks. ved nogle fakturaer, hvor beløbet skal fordeles og betales af flere afdelinger.

De medarbejdere, der til daglig arbejder med bogføring i Axapta, er præget af rutinen i dataflowet.

Implementering af et nyt system vil kræve nogle tidsmæssige ressourcer, indtil de nye forretningsgange og systemer er faldet på plads.

Hvis man ikke er omhyggelig med sine bogføring opgaver. Sker der fejl og derefter skal fejlen rettes, for at kunne kan stemme af banken af med Axapta. Når fejlen er fundet, bruges der tid på at ompostere dette bilag og det kræver både tid og unødvendige ressourcer, at udføre.

Side 9

9

Trusler kan være at en faktura kan forsvinde, når de cirkulerer rundt i afdelingerne, idet fakturaen kan havne hos en kollega, som lægger fakturaen i bunken og derved kommer den ikke videre før medarbejderen starter med at gå sin bunke igennem. En anden trussel kan være, hvis en faktura som mangler underskrift, sendes med posten kan fakturaen være tabt. Posten kan uheldigvis tabe forsendelsen eller fakturaen risiker at komme et helt andet sted end, hvor den skulle have været stilet til. Men risikoen er minimal, men den er til stede.

Fakturaer bliver ikke altid betalt til tiden, da fakturaen kan være ude til underskrift, eller fakturaen ikke kan findes, på trods af at der muligvis er ledt efter den overalt.

Dette er en reelt trussel, da dette kan give Novo A/S dårlig omtale hos leverandøren og

når en faktura modtages via mail og samme faktura igen modtages med posten efter et par dage, kan der opstå dobbelt betaling af faktura, som i værste tilfælde betyder at samme faktura betales 2 gange. Dette kan dog forhindres hvis der forinden tjekkes inde i Axapta, om denne faktura har figureret 1 gang før. Dette er både dobbelt arbejde og

dette vil tage for mange mandskabstimer for en virksomhed som Novo A/S.

Muligheder kan vel og mærke være, at implementere et nyt fakturascannings sytem, der vil kræve nogle tidsmæssige ressourcer, indtil de nye forretningsgange og systemer er indlæst. Men systemet vil samtidig også give et bedre overblik over hele proceduren via faktura processen. Der vil derudover være en optimering af det nuværende system Axapta, som både vil være økonomisk og mere tidsbesparende end det hidtil har været.

IT markedet [18] er i konstant udvikling dette giver gode muligheder for, at finde et

faktureringssystem på markedet, som kan implementeres i Novo A/S. Der er løbende

firmaer på markedet (bl.a. de tidligere omtalte i mit forord), som udvikler og sammensætter faktureringssystemer til masser af firmaer landet over. Eksempelvis

CapNordic A/S, Logiva A/S, Formula A/S

Dvs. at der I dag sikkert findes noget, som vil kunne lette det manuelle arbejde, og samtidig vil den konstante IT udvikling kunne sørge for at et elektronisk fakturaadministrations system er 100 % up to date med ny teknologi.

18

http://sydinvest.com/artikler/hojdespringere-paa-it-markedet.aspx

Side 10

10

6.2. Delkonklusion for analyse af den nuværende procedure

Swot analysen viser, hvordan der er både styrker og svagheder ved det nuværende dataflow, selvom der er et overtal af svagheder. Det må kunne konkluderes, at der kunne være et behov for nye forretningsgange, så svaghederne i Swot analysen vil kunne reduceres. Det er bl.a. menneskelige fejl og tidskrævende manuelt arbejde, der kunne være fortaler for at det nuværende system ikke er det mest hensigtsmæssige.

Mulighederne på markedet, er de store teknologiske tiltag, som bl.a. elektroniske fakturascanningssystemer, som vil kunne eliminere omtalte svagheder i den nuværende forretningsgang.

Det må derfor kunne konkluderes, at et nyt fakturascanningssystemssystem vil kunne

give både økonomiske og tidsmæssige besparelser for Novo A/S.

Side 11

11

7. Spørgeskema analyse

I dette kapitel vil jeg beskrive baggrunden for de forskellige spørgsmål samt vurdere og analysere svarene fra respondenterne. Jeg har valgt at opbygge spørgeskemaguiden ud fra 4 nøgleområder:

⮚ Kendskabet til proceduren (fakturaadministration)

⮚ Anvendelsen af fakturaer

⮚ Tidsforbrug

⮚ Optimering af procedurer og systemer

Hermed mener jeg at kunne give den mest strukturerede analyse og vurdering af de modtagne svar. Jeg har på baggrund af anbefalinger fra finansafdelingen udvalgt 1 repræsentant inden for hver afdeling, derudover har jeg valgt 5 fra samme afdeling, da det er personer, som har meget med fakturaer at gøre i det daglige. Jeg har vurderet, at repræsentanterne vil have de rette forudsætninger for at kunne vurdere, om det vil være en fordel at gøre brug af det eventuelle nye fakturascanningssystem.

De 6 afdelinger:

⮚ Management

⮚ Novo Finance

⮚ Novo Seeds

⮚ Novo Ventures

⮚ Novo Growth Equity

⮚ Novo Nordisk Fonden

Alle afdelinger er inde over mit spørgeskema, hvilket gør at mit spørgeskema vil komme hele vejen rundt og dette vil give et bedre helheds billede af hvordan man i hver afdeling ser på den samlede håndtering af fakturaadministrationen. På den måde bliver min mål for spørgeskemaundersøgelsen mere præcis og uddybende.

7.1 Analyse og vurdering af spørgeskema

Jeg har valgt at lave min undersøgelse fra spørgsmål 8 til 11, da dette er spørgsmål vedrørende kendskab til de forskellige procedurer.

Spørgsmål 1 til 7, som omhandler hvor meget tidsforbrug hver enkelt respondent bruger på fakturaadministrationen, er blevet analyseret i min cost benefit analyse.

Side 12

12

Godkendelses proceduren

Dette område er ret væsentligt, da det er vigtigt at finde ud af, om respondenterne syntes det er tidskrævende proces. Så jeg har valgt at fokusere på selve proceduren vedrørende godkendelsesprocessen på denne måde kan jeg analysere, om der er grundlag for at øge fokus på en eventuel procedureændring.

                                    19
For at se flowet for godkendelsesproceduren

Spørgsmål 8: Syntes du, at den nuværende godkendelsesprocedure for fakturaer er for tidskrævende?

Her svarede samtlige respondenter meget spredt, hvilket betyder at det kan være svært at danne et grundlag for, om der skal ske nogen form for ændring ved denne procedure.

Svar muligheder | Antal svar
I meget høj grad | 1
I høj grad | 1
Delvist | 4
I ringe grad | 3
I meget ringe grad | 1

Dataflowet for håndtering af faktura

Dette er vigtigt at afdækket om medarbejderne syntes at den måde fakturahåndteringen foregår til hverdag er optimal, da det er dem der til dagligt skal håndtere fakturaer. Svarende vil derefter belyse om der er behov for en optimering af et fakturascanningssystem.

Spørgsmål 9: Syntes du dataflowet for håndtering af fakturaer er optimalt?

Svar muligheder | Antal svar
Ja | 3
Ved ikke | 2
Nej | 5

19

Se figur 1 – Dataflow for nuværende procedure

Side 13

13

Kendskab til elektronisk håndtering af faktura

Dette område er ret væsentligt, da det er vigtigt at finde ud af, om medarbejderne i virksomheden er bekendt med elektronisk håndtering af faktura.

Spørgsmål 10: Har du hørt om elektronisk håndtering af faktura?

Svar muligheder | Antal svar
Ja | 7
Ved ikke | 1
Nej | 2

Elektronisk fakturahåndtering

Dette spørgsmål er altafgørende for hvad respondenterne vil syntes, da dette område rent fagligt kan belyse om der er behov for en optimering af den nuværende procedure.

Eller om det overhovedet skal tages i betragtning med en ny procedure ændring.

Spørgsmål 11: Vil du føle at det ville være lettere at håndtere fakturaadministrationen, hvis alle faktura blev behandlet elektronisk?

Svar muligheder | Antal svar
Ja | 5
Ved ikke | 5

Nej

Der blev vedlagt spørgeskemaet en side hvori respondenterne kunne komme med kommentar og uddybe eventuelle spørgsmål.

Side 14

14

En respondent skrev:

”Det lyder spændende med en elektronisk procedure. Men jeg har ikke kendskab til denne procedure”.

En 2. respondent skrev:

På nuværende tidspunkt fungerer godkendelsesproceduren vedr. fakturaer fint, men jeg syntes ”elektronisk fakturering lyder spændende og effektivt”

Mht. fakturering: Jeg bruger ikke så meget tid på fakturering, da disse for mit vedkommende – ligger i starten af proceduren.

En 3. respondent skrev:

Til spørgsmål 10+11 ”Da jeg ikke kender systemet er det svært at udtale sig om, men jeg forventer

umiddelbart at det ville være en fordel”.

En 4. respondent skrev:

God idé med elektronisk fakturering. Så kan vi bedre sikre os imod, at ting bliver syltet. Udover dette kan etableres en elektronisk dataflow proces.

7.2. Delkonklusion på spørgeskemaanalyse

På baggrund af de svar jeg har fået af respondenterne ved mit spørgeskema, mine undersøgelser af de juridiske aspekter [20], samt egne erfaringer, har det vist sig at

medarbejderne hos Novo A/S overordnet set, syntes at et nyt fakturaadministrations

system ville kunne gavne arbejdsgangen. Medarbejderne syntes tillige at den nuværende arbejdsgang overvejende er for tidskrævende. Således konkluderer jeg, at der er behov for en mere hensigtsmæssig løsning af problemet. Jeg vil i de kommende afsnit komme med et løsningsforslag til, hvordan man kan håndtere fakturaadministrationen på en mere hensigtsmæssig måde.

20

Se bilag 2 - Bogføringsloven

Side 15

15

8. Løsningsforslag

Herunder vil jeg beskrive i punktform, hvilke fordele der er ved at skifte til elektronisk håndtering af faktura. Ved indførelse af et nyt system, er det vigtigt at dette ligeledes overholder alle krav om regnskaber m.m., jf. bogføringsloven (se bilag 2). Det er bl.a. de formelle krav om håndtering af regnskaber, tyverisikring af dokumenter, samt korrekt registrering af dokumenter. Dette er følgelig medregnet i nedenstående løsningsforslag.

Hvorfor ændre arbejdsgang? • Hurtig ekspedition af forespørgsler

• Traditionel proces arbejdskrævende • Effektiv fejlretning via log

• Trivielle arbejdsrutiner

• Omkostningstung administration Forbedringer i andre afdelinger

Invoice workflow – fordele • Totalt overblik over dine fakturaer

• Effektivisere fakturabehandling (ligger digitalt ét sted)

• Forbedret økonomistyring • Effektiv tilbagemelding af fejl

• Kortere behandlingstid • Ingen hængepartier

• Færre fejl – mindre rettearbejde

• Automatisk opfølgning

• Omkostninger reduceres

• Forbedret drift i regnskabsafdeling

• Effektivisere flow i hele organisationen

Regnskabsafdelingen – forbedringer

• Tidsbesparing i sortering og forsendelse • Betaling til rette tid: Evt. Morarenter

• Digital arkiv (intet papirnusseri)

• Ingen sortering og forsendelse

Økonomistyring – forbedringer

• Øjeblikkeligt billede af kreditormassen

• Effektiv likviditetsstyring

• Up-to-date rapportering

(realiseret/budget)

• Hurtig afslutning af regnskabsperioder undgås

• Betalingsaftaler om kontantrabatter

Side 16

16

9. Fremtidig procedure

På baggrund af de svar jeg har fået fra mit spørgeskema, samt ud fra egne forudsætninger vil jeg her komme med et forslag til en optimering af proceduren for et elektronisk dataflow. En ændret procedure vil komme til at se således ud:

Elektronisk fakturahåndtering

Leverandør

Modtagelse af faktura

Scanning af fakturaer

Automatisk arkivering

Automatisk bogføring af faktura, samt betaling ved forfaldsdatoen

Faktura sendes til godkendelse

Oversigt ikke godkendte fakturaer

Økonomi assistent

Godkender

Økonomi assistent

Godkendelse og kontering

Automatisk rykning v. mail

Registrering

Lagring i

Navision

Elektronisk underskrift

Registrering i

Navision

Mailsyst.

Figur^{3} – Dataflow diagram for fremadrettede arbejdsrutine

1. Leverandøren sender faktura

2. Faktura scannes ind af økonomiassistent

3. Fakturaen bliver registreret i Navision

4. Fakturaen bliver via et mailsystem sendt ud til godkenderen

5. Fakturaen bliver godkendt og konteret af godkenderen

6. Hvis fakturaen ikke er godkendt inden fristens udløb, bliver der sendt en påmindelse til godkenderen

7. Økonomiassistenten bogfører fakturaen elektronisk og fakturaen bliver betalt ved forfaldsdatoen.

8. Fakturaen bliver derefter automatisk arkiveret i systemet

Som det ses af figur^{3} sparer man ”seks led”- håndtering forbliver nu væsentlig

forbedret i samtlige afdelinger. I stedet for at have en ren administrativ og rutinemæssig forbindelse til den enkelte medarbejder kræver det nu en mere

Side 17

17 elektronisk og direkte kommunikation mellem afdelingerne og afdelingslederne via fakturascanningssystemet.

9.1. SWOT- analyse af fremtidig procedure

Da jeg vil lave en ensartet analyse af de eksisterende forretningsgange samt mit eget forslag til procedureændringer, har jeg også i denne del af min opgave lavet en

SWOT- analyse af det nye fakturascanningssystem:

Styrke Svaghed

⮚ Økonomisk og ressourcebesparende ⮚ Stort administrativt arbejde ved

⮚ Effektiv fakturabehandling oprettelse af et nyt

⮚ Forbedret økonomistyring økonomisystem

⮚ Brug af Invoice-Workflow gør det muligt at lave ensartede og enkle ændre kreditoroplysninger søgekriterier (bankoplysninger)

⮚ Plads besparende ⮚ Aktivitets niveau er afgørende

⮚ Den person, som bogfører, kan for nødvendigheden af fakturascanningssystemet (antal faktura)

⮚ Fremadrettet innovation it marked

Mulighed Trusler

⮚ Øge kommunikationen mellem ⮚ Internet serveren går ned økonomiafdelingen og de øvrige ⮚ Backup funktion truet afdelinger via (ildebrand, Tyveri) fakturascanningssystemet ⮚ Risiko for, at godkenderen ikke

⮚ Centralisering af processerne følger proceduren og ”glemmer”

⮚ Opdatering af det nye at kontrollere fakturaen til fakturascanningssystem bunds

⮚ Konstant IT udvikling på området

Figur^{4} – SWOT-analyse ved elektronisk håndtering faktura

Fordelene ved at implementere et nyt økonomiprogram gør at der opnås en mere effektiv fakturabehandling, da der er færre led i håndteringsprocessen vedrørende den enkelte faktura.

Invoice Workflow [21] bygger på en funktionalitet, der gør det let at fordele ansvaret blandt medarbejderne for godkendelse og kontering af fakturabilag, på den måde kan

21 www.formula.fo

Side 18

18 man centralisere processerne. Med det menes der at hele flowet for fakturahåndtering vil ske elektronisk. Der vil løbende ske opdateringer, så fakturascanningssystemet bevarer dets funktionalitet.

Svagheden ved et nyt system generelt, er at der kræves ekstra stor opmærksomhed, da det er et nyt produkt man afprøver hele tiden. Før man opnår det nye systems funktionalitet vil vær enkelt bruger blive undervist i at udnytte alle systemets funktioner.

Derfor skal der laves en procedure for hvem der varetager hvilken opgaver i det nye system, da man som bruger kan ændre oplysninger hos en kreditor og derved også ændre leverandørens kontooplysninger. Derfor må en af samme person ikke kunne bogføre faktura og betaler faktura.

Mængden af modtagende fakturaer pr. måned er altafgørende for håndtering af det nye system, da det skal kunne betale sig, at benytte det elektroniske dataflow.

Ellers vil gå hurtigere at udfører proceduren manuelt.

Innovation^{22} i dette tilfælde kan være hvis, Novo A/S har købt et nyt

fakturascanningssystem for blot to år siden og finder ud af at der er et nyere og bedre fakturascanningssystem på marked for tiden og hermed beslutter sig for at kassere det gamle fakturascanningssystem, og derefter købe det nye fakturascanningssystem, så vil det betyde at den tidligere investering nærmest ikke vil være tjent ind, da det nyere fakturascanningssystem højst sandsynligt ville koste mere end det, der i sin tid blev betalt.

Muligheden for at kommunikationen øges, stiger i takt med at man skal godkende fakturaer i fakturascanningssystemet. Når man som godkender ikke godkender fakturaen i rette tid, så vil der blive sendt en påmindelse til godkenderen via vores mail system. Der vil indledningsvis også være et behov for at man kan kommunikere sideløbende med håndtering af de enkelte fakturaer. Dette kan gøres via mail korrespondance i selve fakturascanningssystemet. Fordelene ved at centralisere processen ved fakturaadministrationen bliver forbedret idet fakturaen skal igennem færre led for at blive bogført. Det gør, er at selve fakturahåndteringen bliver nemmere.

Der vil fra leverandørens side være opdateringer, som vedrører elektronisk håndtering af fakturaer.

Leverandøren sørger for at al opdatering sker uden yderligere beregning, da det er med i den

22

http://www.innovation.dk/

Side 19

19

samlede pris på tilbuddet fra leverandøren.. Det vil sige at Novo A/S vil hele tiden være sikre på at

det hele kører efter bogen.

Som der også er nævnt i den forrige SWOT-analyse [23] er der konstant udvikling på IT området

D.v.s, at der i fremtiden sikkert vil være langt forbedrede metoder til fakturaadministration.

Truslen for at internetserveren går ned på grund af overbelastning eller lign kan ske. Da

fakturaadministration går over internettet, er det vigtig fra Novo A/S side, at sørge for at der ikke
sker overbelastning af serveren. Dette kan forhindres hvis Novo A/S sørger for at have en ekstra
server, som tager over, hvis den anden server er overbelastet. Dette er også noget Novo A/S.

Når medarbejderen modtager en faktura fra økonomiassistenten vil der være en risiko for, at godkenderen af fakturaen har lidt travlt og vælger at foretage en hurtig godkendelses procedure, dette kan både være med henblik på faktura kontering, men også ved proceduren ved betalingerne. Hvis medarbejderen ikke er omhyggelig nok med at tjekke fakturaen og trykker på godkendelses knappen i fakturascanningssystemet kan, der ske fejl. Så det er derfor vigtig at man overholder hele proceduren.

9.2. Delkonklusion for fremtidig procedure

Som man kan se på ovenstående SWOT-analyse, viser analysen, at der vil ske en markant ændring, hvis man indfører et nyt fakturascanningssystem, da der vil komme færre led ved at indføre den nye procedure, derved vil man kunne få en lang bedre faktura håndtering. Hvis man sammenligner dataflowdiagrammet er der langt færre led i processen, da bogføringen af faktura nu vil foregå elektronisk. Derved mindsker man også menneskelige fejl, såsom tastefejl ved en bogførings procedurer m.m.

Der vil altid være nogle fordele og ulemper ved at man skifter til et nyt system, og det vigtig, at opveje de disse to mod hinanden.

Der er i forhold til den forrige SWOT-analyse få stærke sider og mange svagheder samt mange trusler. I den nye SWOT-analyse er der mange stærke sider, da dette nye produkt gør bogføring generelt mere sikker. Derudover er der færre punkter i svagheder og årsagen til dette er, at ved det nye produkt foregår alt elektronisk og der er taget højde for de fejl der kan opstå ved en manuel håndtering af faktura.

23

Se figur^{2}

Side 20

20

10. Cost benefit analyse

For at jeg kunne lave en cost benefits analyse har jeg taget kontakt til en leverandør som tilbyder fakturascanningssystemer. Dette system skal kunne gemme alla data (leverandør, betalingsdato, mængde, pris, leverandørens bankkonto m.v.). Derudover skal fakturascanningssystemet kunne

implementeres i Navision Axapta, da det var et krav fra Novo A/S side.

Programmet opfylder desuden bogføringslovens krav omkring opbevaring af bogføringsmateriale.

Jeg modtog et tilbud fra Logiva A/S på et nyt fakturascanningssystem og scanningsudstyr.

Den samlede anskaffelses pris er i alt 140.840 kr.

På nuværende tidspunkt vil overgangen til et nyt scanningssystem erstatte den hidtil anvendte arbejdsgang der består af:

• Kontering af faktura

• Godkende faktura bilag

• Bogføre faktura bilag

• Betaling af faktura

• Arkivering

Ovenstående er en forholdsvis omstændig arbejdsgang med risiko for forsinkelser og bortkomne fakturaer undervejs.

Ved at implementere et nyt fakturascanningssystem vil dette ændre arbejdsgangen markant, da der vil være færre led i processen. Den nye arbejdsgang vil følgende være:

• Indscanning af fakturaer med automatisk bogføring

• Fakturagodkendelse af de ansvarlige via Pc’er

• Betaling og bogføring heraf på forfaldsdagen

Som det fremgår, er arbejdsgangen væsentlig mindre; fra fem til tre processer. For at sikre at det ville være en god investering at indkøbe scanningssystemet, gennemgås nedenstående punkter:

1. Tidsregistrering

2. Hvad koster den nuværende forretningsgang

3. Hvad koster den nye forretningsgang

4. Kan det betale sig her og nu

5. Kan investeringen betale sig på sigt

6. Andre cost-benefit elementer (de bløder værdier)

Side 21

21

1.

For at måle tidsregistreringen har jeg lavet et spørgeskema som giver et billede af hvor meget den enkelte medarbejder bruger pr. uge på: kontering af faktura bilag, godkende faktura bilag, bogføre faktura bilag, fejl postering af faktura bilag, finde et faktura bilag, betalinger af faktura bilag.

Ud fra spørgeskemaerne, kan det beregnes hvor mange arbejdsdage en medarbejder i gennemsnit bruger på fx at kontere fakturaer.

Samlet set bruger alle medarbejdere spurgt i analysen, 55 timer/uge på dette, hvilket svarer til et

gennemsnit på 5,5 timer pr. medarbejder – da der er 10 adspurgte medarbejdere.

Da der er 5 arbejdsdage på en uge, kan det udregnes at hver medarbejder i gennemsnit bruger 1,1

time pr. arbejdsdag. (5,5/5)

Herefter udregnes den gennemsnitlige medarbejders arbejdstid på dette pr. år. Der er 254 arbejdsdage i året, og derfor bruger en medarbejder i gennemsnit 279,4 timer pr. år, på kontering

af fakturaer. (254*1,1)

Dernæst udregnes hvor mange dage af medarbejderes tid, dette reelt svarer til:

Der regnes her med en arbejdsdag på 7,5 timer, hvori der ikke medregnes frokost, og andre pauser.

Det kan så konkluderes at hver medarbejder i gennemsnit bruger 34,9 arbejdsdage på at kontere

fakturaer om året (279,4/8). Dette svarer altså til 13 % af medarbejderes tid, som bruges på dette.

2.

Til udregning af hvad den nuværende forretningsgang koster, opstilles følgende udregning:

Timer/år Kr. I alt

Kontering af faktura | 279 | 108 | Kr. 30.132,00
Godkende faktura bilag | 279 | 205 | Kr. 57.195,00
Bogføre faktura bilag | 330 | 108 | Kr. 35.640,00
Fejl postering af faktura | 229 | 205 | Kr. 46.945,00
Finde bogførings bilag | 254 | 205 | Kr. 52.070,00
Betaling af faktura | 279 | 108 | Kr. 30.132,00
Arkivering | 140 | 108 | Kr. 15.120,00

Opbevaring af bilagsmateriale 20 m^{2} 600 kr./år Kr. 12.000,00

I alt Kr. 279.234,00

Side 22

22

Ovenstående udregning, er lavet på baggrund af de i spørgeskemaerne, givne svar om tidsforbrug.

Derefter er der kalkuleret med en gennemsnitstimeløn som skrevet, da de forskellige medarbejdere som håndterer fakturaerne, ikke bliver lønnet ens (Se dataflow diagram for oversigt over hvilke medarbejdere, der er involveret). Da det her ikke er blevet oplyst hvad de forskellige lønninger er i

Novo A/S, har ovenstående analyse, taget udgangspunkt i egen løn, samt lønninger for fastansatte

                      24
ved en bogholderi funktion.

3.

På samme måde, kan der opstilles en udregning for den nye forretningsgang, ved investering af et elektronisk fakturaadministrationssytem, som ovenfor skrevet.

Hermed ses det, at der rent økonomisk vil kunne spares 158.317,00 kr. (0.917) på at ændre arbejdsgang.

4.

Ud fra de 2 ovenstående beregninger, viser det sig, at der er store økonomiske besparelser ved at ændre det nuværende system til et elektronisk. Således skal der kigges på om denne investering

kan betale sig, og givet fald hvornår denne investering er tjent ind igen, for Novo A/S.

I besparelsen på de 158.317 Kr. er dog ikke medregnet selve investeringsummen, som her er på

140.840 kr. Modregnes disse to tal (158.317 – 140.840) kan det ses at der allerede ved investeringen spares 17.477 det 1. år.

5.

Kigges der på de fremtidige aspekter af investering, kan der opstilles følgende diagram, for bedre at skabe en forståelse for den samlede pengestrøm:

24

http://www.lonstatistik.dk/lonninger.asp?job=Kontorassistent-4486

Timer/år Kr. I alt

Indscanning af fakturaer med automatisk bogføring 330 108 Kr. 35.640,00

Fakturagodkendelse af de ansvarlige via Pc’er 269 205 Kr. 55.145,00

Betaling og bogføring heraf på forfaldsdagen 279 108 Kr. 30.132,00

I alt Kr. 20.917,00

Side 23

23

Der ses på diagrammet, at investeringen allerede er tjent ind samme år som det nye system købes.

På den lidt længere sigt, ses det at Novo A/S vil kunne spare 158.317 kr. om året i løbende

driftsomkostninger.

6.

Ud over at beregne, hvilke økonomiske besparelser dette vil have for Novo A/S, bør der samtidig

også kigges på de bløde værdier af en cost-benefit analyse. Som tidligere omtalt i mine swot analyser, kan den nuværende arbejdsrutine, medvirke til demotivation af den enkelte medarbejder, og på sigt medføre fravær i form af sygdom.

Så ved at indføre et fakturaadministrations system, der vil kunne lette arbejdsgangen for de involvere medarbejdere, vil der helt sikkert også kunne høstes andre fordele – ud over et kortere dataflow. Ved ikke at skulle bekymre sig som menneskelige fejl, såsom fejlkontering, langsom procedure m.m., kan der for medarbejderne nu bruges langt færre tid på fakturaadministration.

Dette giver dels et større tidsoverskud for medarbejderne, men samtidig medvirker dette også til større arbejdsglæde, uden tidsspilde og frustration over menneskelige fejl.

10.1. Delkonklusion på Cost-Benefit analyse

I ovenstående analyse, kom det frem at et nyt fakturaadministrations system vil kunne betale sig

både på kort og lang sigt for Novo A/S. I analysen kom det frem at der kan spares mange penge på

de løbende driftsomkostninger om året, ved at ændre forretningsgangen. Samtidig blev de bløde

værdier i Novo A/S belyst. Alt i alt kan det konkluderes, at et nyt fakturaadministrations system,
helt klart vil kunne gavne arbejdsmiljøet og likviditeten hos Novo A/S.

17477

158317 158317 158317 158317

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

160000

180000

1 2 3 4 5

Diagram over nettoinvesteringen

Pengestrøm pr. år

Side 24

24

11. Samlet konklusion

Efter at have belyst de forskellige aspekter i forbindelse med håndtering af fakturaadministrationen, konkluderer jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at ændre de nuværende procedurer.

Jeg har beskrevet og analyseret den nuværende procedure og fundet ud af, at den ikke er optimal.

Interessen fra afdelingernes side er der, men den nuværende procedure fungere jo som, den plejer så der har ikke været grund til at ændre noget som, fungere i forvejen. Dette kan dog ændres, men

kun hvis Novo A/S er forandringsvillige, men ud fra respondenternes svar fra spørgeskemaerne
kan jeg vurdere at det ligger til grund at implementere et nyt system, som vil gavne Novo A/S og

dermed opnå en bedre udnyttelse af de nuværende arbejdsopgaver der ligger for dagen.

Jeg har i min undersøgelse af de juridiske aspekter ikke fundet hindringer for at ændre de nuværende procedurer. Da man i forvejen registrer faktura elektronisk, er der taget højde for mange af de problemer, der måtte opstå.

Desuden mener jeg at bogføringsloven er ganske godt beskrevet og derfor skal man gå til ekstremer for at overtræde den.

Cost-benefit analysen gav et billede af det økonomisk perspektiv – og jeg kunne konkludere at det

nye system var yderst besparende for Novo A/S, både økonomisk og tidsmæssigt.

Gennem mine spørgeskema fandt jeg stor interesse for at ændre på procedurerne hos de mennesker, der kunne tænkes at gøre nytte af projektet. På baggrund af dette konkludere jeg, at der både var opbakning og velvilje til et løsningsforslag til en procedureændring.

Alt i alt mener jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at gøre brug af mit eget løsningsforslag. Dels er der taget højde for de umiddelbare konflikter, der måtte opstå, dels er proceduren mere enkel, mere sikker og har teknisk flere muligheder end det nuværende system.

Samlet set må det kunne konkluderes, at Novo A/S nuværende system med økonomisk fordel kan

erstattes med et elektronisk faktureringssystem

Side 25

25

12. Perspektivering

I min rapport har jeg analyseret mig frem til at medarbejderne hos Novo A/S, syntes at de bruger

for mange timer på deres nuværende forretningsgang mht. fakturaadministration.

Ud fra Novo A/S synspunkt, vil jeg mene at den mest hensigtsmæssige løsning vil være at

implementere et nyt fakturasystem, da dette vil kunne gavne motivationen hos medarbejderne, og samtidig kunne effektivisere data flowet for faktura håndtering.

Set ud fra et økonomisk perspektiv, er dette den mest iøjefaldende løsning, da der i løbende driftsomkostninger vil kunne spares en masse penge. I rapporten og løsningsforslaget, er der dog ikke medregnet fremtidige driftsomkostninger, i form af:

• Videreuddannelse af medarbejdere til det nye system

• Implementering af det nye elektroniske system

• Driftsomkostninger ved et stort IT system som nævnt

• Backup håndtering

Ovenstående er ikke medregnet i analysen, da disse faktorer er uhåndgribelige at indsætte i noget diagram, og samtidig vil være forskelligt, alt afhængig af medarbejderens nuværende uddannelse, omstillingsvillighed, nuværende IT funktioner m.m.

Det er klart at der kan være andre løsninger, på at medarbejderne syntes de bruger for meget tid på faktura administration. Dette kunne fx være, infomøder om nuværende procedure, som ville kunne afhjælpe evt. fejl imellem afdelingerne, samt være oplysnende for de enkelte involverede medarbejdere. I den forbindelse kan det være at de enkelte medarbejdere ikke kender de andres arbejdsgange, og derved medvirker til demotivering og irritation, hos den medarbejder de henvender sig til.

Det er klart at der med et nyt system, vil skulle afholdes infomøder om arbejdsproceduren, men disse må alt andet lige siges at være en lille del af den omstilling og positive ændring af arbejdsrutinen, som et nyt system ville medføre.

Side 26

26

13. Litteraturliste

Internetsider www.Formula.fo www.capnordic.dk www.logiva.dk www.novo.dk www.novonordisk.dk

http://help.survey-xact.dk/analysetype.htm

www.innovation.dk

http://www.teamdirect.dk/

www.columbusit.dk www.mamut.dk www.xleasy.dk www.elting.it www.hallerup.net

Arktiler

• Af Jeppe Dam: Spørgeteknikker

www.webcoach-academy.com/nyhedsbreve/Escal71.htm

• Anders Øhrberg Thrane: Højdespringere på it-markedet

http://sydinvest.com/artikler/hojdespringere-paa-it-markedet.aspx

Bøger

Forlaget 94: Administrationsuddannelsen.: “Teori og metode”

Korrespondancer

• Claus Fardal, Team Direct

• Henrik Sværke, Columbus IT

• Vinh Ma, Mamut

• Jens Winther Wullf, Logiva

• Ulrik Heilskou Menzel, CapNodic

• Jan Berg, Fomula

Side 27

27

14. Bilagsoversigt

Bilag 1 – Spørgeskema

Bilag 2 – Bogføringsloven

Bilag 3 – Cost-benefit analyse

Bilag 4 – Gantt-kort

Bilag 5 – Fagprøve kontrakt