Sådan skriver du et Handelsbrev (Business Letter) i Engelsk

Side 1

Vejledning til at skrive et ’Business letter’

FORMÅLET MED DENNE VEJLEDNING .............. 1

KORT OM FORRETNINGSBREVET ..................... 1

TRIN 1: OPGAVEFORMULERINGEN .................. 1

EMNET .............................................................. 1 HHX 3. år

MODTAGER ........................................................ 2 PUNKTERNE ....................................................... 2 ARBEJDET MED KILDERNE ...................................... 3 LÆNGDEN .......................................................... 3 TRIN 2: SKRIV DIT FORRETNINGSBREV ............. 4

OPBYGNING FOR ET BUSINESS LETTER ...................... 4 Formalia ....................................................... 4 Indledning .................................................... 4 Hoveddel ...................................................... 5 HHX 3. år

TJEKLISTE: TYPISKE SPROGLIGE FEJL ................. 8

TJEKLISTE TIL DET GODE BUSINESS LETTER ....... 9

SKABELON TIL BUSINESS LETTER .................... 10

Tip: For at springe til et afsnit i vejledningen, klik da på overskriften i indholdsfortegnelsen

Side 2

1

Formålet med denne vejledning Trin 1: Opgaveformuleringen At skrive et business letter (forretningsbrev) behøver ikke at være særlig svært. Hvis du bare ved, hvad du skal kigge efter, og hvordan du skal gå frem, kan du hurtigt komme til at mestre denne opgavetype. • Emnet

Formålet med denne vejledning er at sørge for, at du får hævet dine karakterer i skriftlig engelsk. Det sørger vi for, ved at give dig en to trins opskrift til hvordan du løser opgavetypen, som du kan bruge igen og igen.

Kort om forretningsbrevet

Et forretningsbrev har en række faste krav til opbygning, sprog og indhold. Du får opgivet et emne, hvem du er som afsender, en modtager, en kort tekst, der forklarer dig hvad dit eget brev skal indeholde, og en række kilder, hvor du kan researche emnet. Det handler så om at afkode den korte tekst, få lavet den nødvendige research og skrive et brev, der er tilpasset modtageren.

Opgaveformuleringen er det første sted, du starter. Her finder du alle de informationer, du skal bruge for at skrive dit forretningsbrev. Her skal du have identificeret:

• Afsender (hvem du er som afsender)

• Modtager (hvem du skriver brevet til)

• Punkter (hvad brevet skal indeholde)

• Kilder (hvilke tekster, statistikker, filmklip, osv. du skal basere brevet på)

• Længden

Emnet

Det kan være du skal besvare et andet brev, skrive for at indlede et samarbejde med en anden virksomhed eller søge en sponsor.

Som det første finder du frem til emnet, dit brev skal omhandle.

Eksempler:

“You have received the following business letter [Emnet]. Write the reply to the business letter.”

Side 3

2

Afsender

Det er meget vigtigt du får identificeret, hvem du er som afsender af forretningsbrevet. Er du chef for virksomheden, er du ansat som kommunikationsassistent, er der tale om en bestemt organisation, eller noget helt fjerde. Afpas dit sprog og dit indhold efter, hvem du er som afsender.

Eksempler:

“In the letter Julian Knight (CEO) informs Marks & Spencer…”

“As a leading campaign officer with the UK counterfeiting Prevention Office you have just received a letter…”

Modtager

Det er meget vigtigt, at du finder ud af, hvem forretningsbrevet skal skrives til. Er det en virksomhed, en specialist inden for emnet eller en bestemt organisation. Også her afpasser du dit sprog efter, hvilken modtager der er tale om.

Eksempler:

“In the letter Julian Knight (CEO) informs Marks & Spencer…”

“…you have just received a letter from the principal of London College. Write the reply.”

Punkterne

Punkterne, som du finder i opgaveteksten, vil udstikke nogle

ting/emner du skal komme ind på. Det er derfor særligt vigtigt at

få identificeret disse, inden du kigger på kilderne og skriver dit forretningsbrev. Dette vil også gøre det meget nemmere at finde ud af, hvad du skal lede efter i kildematerialet. Der er mellem 1-4 punkter i opgaveformuleringen, som du skal have trukket frem.

Her viser vi dig, hvordan du trækker punkterne ud af din opgaveformulering.

Eksempel:

“In the letter Julian Knight informs Marks & Spencer about the

Global Cool campaign^{1} and explains how both parties may
benefit from a mutual co-operation^{2}.

Side 4

3

Punkt 1: inform about the Global Cool campaign

Punkt 2: explain how both parties may benefit from a mutual co-operation på noget i kilderne, der omhandler et af punkterne, skriver du Disse to punkter er i bund og grund, hvad brevet skal indeholde.

Arbejdet med kilderne

Emnet hører nøje sammen med opgave A i opgavesættet, så meget af det arbejde, du har lavet her, kan genbruges, når du skal skrive dit forretningsbrev. Kilderne i opgavesættet kan være meget forskellige og kan være alt fra tekster til statistik og videoklip m.m. Med den nye eksamensform vil det hele være samlet på en Cd-rom, som du får udleveret. Umiddelbart kan det godt virke meget uoverskueligt at have så meget materiale liggende foran sig, og her kan punkterne virkelig komme dig til hjælp, når der skal sorteres og udvælges. Længden

Du skal, ved at anvende kilderne, demonstrere for lærer og censor, at du kan overskue og udvælge de ting, som er relevante mere.

i forhold til emnet, du skal skrive forretningsbrevet om. Dette gør du nemmest ved at have punkterne, som du har trukket ud af opgaveformuleringen, liggende ved siden af dig, mens du gennemser filmklippene og læser teksterne. Hver gang du støder ned med dine egne ord, hvordan det omhandler emnet under punktet. Det kan være relevante tal, statistik, fakta, udtalelser eller blot information, som vil passe godt til punktet i brevet. På den måde vil du allerede efter din første gennemgang af kilderne have relevante noter, som du kan bruge, når du skal skrive dit forretningsbrev.

NB: Det er meget vigtigt, at du omskriver den information, du finder i kildematerialet, og ikke blot direkte kopierer fra tekster eller filmklip. En af de fejl, der hyppigst bliver lavet af elever, er

netop afskrift fra teksterne og/eller fra filmklippene.

De fleste forretningsbreve skal være mindst 300 ord og gerne lidt

Side 5

4

Trin 2: Skriv dit forretningsbrev

Når du føler, du har fundet de ting i kildematerialet som omhandler punkterne, du skal dække, er du klar til at skrive.

Opbygning for et business letter

Et forretningsbrev er opbygget på følgende måde

• Formalia

• Indledning

• Hoveddel

• Afslutning

Formalia

Det første du skal have udfyldt er de formelle ting, som et forretningsbrev skal indeholde:

• Afsender (sender)

• Dato (date)

• Modtager (recipient)

Se her Skabelon til business letter

Indledning

Indledende hilsen

Som det første skriver du en passende hilsen. Her kigger du på, hvem du er som afsender, og hvem der er modtager. Afsender og modtager forhold er med til at bestemme, hvilket formalitetsniveau (høflighedsniveau), du skal bruge i dit forretningsbrev.

Eksempler på hilsner:

Dear Sirs, Dear Madam, Dear [name], Dear [company name]

Tidligere korrespondance

I næste del af indledningen nævner du tidligere korrespondance, hvis der har været nogen (hvis du fx besvarer et brev, du har modtaget). Opgaveformuleringen viser dig, om der er tale om tidligere korrespondance.

Eksempel:

We have received your business letter regarding [subject].

Side 6

5

Grund til at du skriver

Umiddelbart efter denne præsentation, skal du have beskrevet formålet med dit forretningsbrev. Vær meget klar omkring dit formål. Din læser skal hurtigt føres hen til, hvad netop dette brev

indeholder, og hvorfor han/hun skal læse den.

Eksempel:

“I am writing in connection with the business letter you sent me in order to inform you about the various types of assistance we can provide you with.”

“In your business letter you asked for advice on the following subjects [subjects] and I will do my very best to try and answer these.”

Hoveddel

I hoveddelen af dit brev skal du komme ind på de punkter, du fandt frem til under trin 1. Følg punkterne og behandl dem i den rækkefølge, som de optræder i opgaveformuleringen. Ofte vil rækkefølgen betyde, at du først behandler baggrunden for brevet:

• Hvem brevet handler om

• Hvor noget skal foregå

• Hvornår noget skal foregå

Hvorefter du vil gå mere i detaljer og beskrive mere omkring:

• Hvad der vil ske?

• Hvor noget vil ske?

• Hvorfor/hvordan noget vil ske/foregå

Hvilke af disse punkter du skal komme ind på, afhænger af din opgaveformulering.

NB: Husk at besvare alle punkterne fyldestgørende.

Logisk indhold

Sørg for at din behandling af punkterne i brevet foregår på en logisk måde. Afdæk et punkt fuldstændigt og gå så videre til næste punkt.

Afsnit i hoveddelen

Afsnit kan være medvirkende til, at dit indhold bliver formuleret på en logisk måde. Det er altså vigtigt, at du laver rigeligt med afsnit i dit forretningsbrev. Skift til nyt afsnit, hver gang du

Side 7

6 behandler et nyt emne eller punkt. Det er en god idé altid at lave en tom linje imellem hvert afsnit. ord.

Formalitet Et varieret og korrekt sprog

Formalitetsniveauet (høflighedsniveauet) skal være højt. Undgå derfor at bruge slang, smiley’er og fikse emoticons som denne:

{:- ). Din modtager fx din chef, din nyeste klient, eller din lærer synes højst sandsynligt at slang og sjove symboler virker uprofessionelt. hovedsageligt korrekt engelsk, kommer altid i første række.

NB: Hvis du svarer på et andet brev, kan du blot benytte det samme formalitetsniveau, som afsender har brugt.

Brug af kilderne

Lærer og censor holder i deres bedømmelse af dig øje med, om du har researchet kildematerialet. Derfor skal du bruge dit forarbejde grundigt og inddrage væsentlige tal, statistikker, navne, udtalelser eller fakta i din fremlæggelse af de forskellige punkter fra opgaveformuleringen. Bindeord

NB: Igen nævner vi, at det er meget vigtigt, at du ikke blot afskriver ting fra teksterne eller transskriberer fra videoklippene.

Brug kilderne, men formuler altid deres indhold med dine egne Selvom indholdet og opbygningen af dit forretningsbrev hver især er vigtigt, kommer vi ikke udenom, at sproget er mindst ligeså vigtigt. At du har korrekt syntaks (grammatik), at du staver korrekt, at dine sætninger giver mening, og at de er på et Rådet er derfor: prøv på at nuancere dit sprog, brug ordbøger både dansk-engelsk, engelsk-engelsk og synonymordbøger. At have et varieret, korrekt engelsk vil altid vægte højere, end om dine afsnit er flot bundet sammen, og om din argumentation hænger fuldstændig korrekt sammen. TiI sidst i vejledningen kan du finde en tjekliste, som kan hjælpe dig med at undgå de mest typiske sproglige fejl, der laves på engelsk.

For at gøre dit forretningsbrev mere flydende og sammenhængende, er det en god idé at bruge bindeord. Disse ord binder dine sætninger og idéer sammen på en elegant måde.

Side 8

7

• Tilføjelse: also, besides, equally, further, furthermore, in Eksempel: addition, moreover, next, too. “I hope I was of assistance. If you have any further questions,

• Ensartethed: also, likewise, moreover

• Forskelligehed: however, on the contrary, on the other hand, in contrast, nevertheless

• Eksempler: for example, for instance, in fact

• Opsummering/konklusion: finally, in brief, in conclusion,

in other words, in short, in summary, therefore

• Resultat: accordingly, as a result, consequently, for this reason, therefore

Afslutning

Høflig og positiv

Til sidst skal du have afsluttet brevet på en høflig og positiv måde. Afslutningen skal passe til din indledende hilsen og skal runde emnet, du har behandlet af. Lad være med at gentage ting fra hoveddelen i din afslutning, med mindre det er nødvendigt.

please do not hesitate to contact us again.”

“Please let me know if you need more information.”

Afslutningshilsen

Når du afslutter dit brev, kan du benytte en af følgende afslutningshilsner efterfulgt af dit navn.

Eksempler:

Sincerely, Respectfully, Best regards, Best wishes, Kind regards, Yours truly, Warm regards, Sincerely yours, With many thanks, Respectfully yours.

Side 9

8

Tjekliste: typiske sproglige fejl

1. Har du lavet stort begyndelsesbogstav ved nationalitet, geografisk betegnelse, politiske partier, religioner og alle ord i kalenderen?

Se video

2. Har du undladt at sætte komma foran that og har du sat komma foran but? Der er ofte komma foran but.

Se video

3. Har du brugt who om personer og dyr? Har du brugt which om ikke-personer?

Se video

4. Har du undgået at springe i tid? (nutid/datid)

Se video

5. Har du bøjet dine uregelmæssige udsagnsord rigtigt?

(eat, ate, eaten)

Se video

6. Har du brugt korrekt kongruens (-s i 3. person ental nutid) Se video

7. Har du brugt -ing form af udsagnsord, der kommer efter forholdsord? (fx efter: at, in, on...)

Har du sat -ing form efter udsagnsordene, der kræver det? (enjoy, deny, avoid, consider m.fl.)

8. Har du husket at bruge udvidet tid rigtigt? (Ved

igangværende handlinger/noget er ved at ske)

Se video

9. Har du undladt at bruge at-sætninger efter forholdsord?

Se video

10. Har du benyttet rigtigt ejefald? (Apostrof eller of-konstruktion)

11. Har du sat apostroffen rigtigt ved apostrof ejefald? (The girl's dress. The girls' dresses)

Se Video

12. Har du undladt at bøje de utællelige navneord? (advice, progress, furniture, money, information, m.fl.)

Se video

13. Har du husket at skelne mellem tillægsord og biord? (The song is beautiful. She sings it beautifully.)

Se video

Side 10

9

Tjekliste til det gode business letter

• Har jeg husket formalia? (afsender, dato, modtager)

• Har jeg husket at tænke over afsender og modtager?

• Har jeg husket at lave en indledende hilsen, en præsentation af tidligere korrespondance og forklaring af formålet med brevet?

• Er strukturen for mit business letter klar?

• Har jeg inddelt mit business letter i relevante dele?

• Hænger mine dele sammen (afsnittene leder naturligt over i hinanden)?

• Har jeg benyttet rigeligt med afsnit?

• Er mit business letter formel nok? (Jeg bruger fx ikke slang og smileys)

• Får jeg afsluttet på en positiv og høflig måde?

• Har jeg taget udgangspunkt i kildematerialet?

• Har jeg besvaret alle punkterne i opgavesættet?

• Har jeg kontrolleret, at min besvarelse ikke har de fejl, jeg plejer at lave?

• Har jeg brugt nuanceret og korrekt sprog?

Side 11

10

Skabelon til business letter

[Afsender]

[Dato]

[Modtager]

[Indledende hilsen fx Dear Sirs]

[Hoveddel- Baggrund (hvem? Hvor? Hvornår?)]

[Hoveddel – Detaljer (Hvad? Hvordan? Hvorfor?]

[Afslutning]

[Afslutningshilsen fx Yours sincerely]