Novozymes Fagprøve (Administration)

Side 1

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

1

Indholdsfortegnelse

Indholdsfortegnelse .................................................................................................................... 1

1. Forord ..................................................................................................................................... 2

2. Indledning ............................................................................................................................... 3

3. Problemformulering ............................................................................................................... 4

4. Valg af metode........................................................................................................................ 4

5. Begrænsning ........................................................................................................................... 5

6. Beskrivelse af den nuværende procedure ............................................................................... 5

6.1 SWOT-analyse af eksisterende produkt ........................................................................... 6

7. Primær dataindsamling ........................................................................................................... 8

7.1 Grundspørgsmål ............................................................................................................... 8

7.2 Spørgsmålstyper ............................................................................................................... 8

7.3 Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og interviews ..................................................... 9

7.3.1 Stikprøvefejl .............................................................................................................. 9

7.3.2 Systematiske fejl ........................................................................................................ 9

8. Udarbejdelse af interviewskema .......................................................................................... 10

8.1 Analyse og vurdering af svar .......................................................................................... 11

9. Demografi ............................................................................................................................. 15

10. Registerlovgivningen .......................................................................................................... 15

11. Delkonklusion ..................................................................................................................... 17

12. Løsningsforslag .................................................................................................................. 18

13. Valg af nyt produkt ............................................................................................................. 18

13.1 SWOT- analyse af nyt produkt ..................................................................................... 18

14. Opbygning .......................................................................................................................... 20

14.1 Normalisering ............................................................................................................... 20

14.2 Indtastning af data ........................................................................................................ 20

14.3 Tabeller ............................................................................................................................. 21

14.4 Formularer .................................................................................................................... 23

14.5 Forespørgsel ................................................................................................................. 24

14.6 Rapport ......................................................................................................................... 25

14.7 Makro ............................................................................................................................... 26

16. Konklusion ......................................................................................................................... 27

17. Opgaveevaluering ............................................................................................................... 29

18. Litteraturliste ...................................................................................................................... 30

18.1 Primær litteratur: .......................................................................................................... 30

18.2 Sekundær litteratur: ...................................................................................................... 30

Side 2

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

2

1. Forord

Denne opgave er udarbejdet som den obligatoriske merkantile fagprøve i

forbindelse med min uddannelse som kontorelev i Novozymes A/S. Jeg vil gerne

benytte disse få linier til at give en varm tak til alle, der har hjulpet og inspireret mig i forbindelse med tilblivelsen af dette projekt. Dette gælder især respondenterne, der tog tid ud af deres travle kalendere til deltage i interviews, men også folk i og uden for Novozymes, der har bidraget med retoriske perspektiver og gode idéer.

Side 3

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

3

2. Indledning

Jeg er kontorelev på andet år i virksomheden Novozymes, der er en del af det tidligere Novo Nordisk, og som nu er en selvstændig virksomhed i Novo gruppen.

Efter at have været et år i personaleafdelingen sidder jeg i øjeblikket i vores promotion afdeling. Da jeg på nuværende tidspunkt har større indblik i personaleafdelingens rutiner og arbejdsgange, har jeg valgt at lade min fagprøve tage udgangspunkt i en problemstilling der.

Opgaverne i personaleafdelingen består i at servicere såvel det interne personale som de eksterne ansøgere. Intern servicering omfatter diverse breve vedr. bonus, pension, udnævnelser m.m., og til dette er der udarbejdet en række standardbreve.

Til rekruttering af eksterne kandidater findes der også en procedurebeskrivelse, som beskriver rekrutteringen trin for trin.

Dette gælder imidlertid kun for opslåede stillinger. Novozymes modtager dagligt uopfordrede ansøgninger fra mere eller mindre velkvalificerede kandidater, men proceduren for disse er desværre ikke fastlagt. Derfor ender man ofte med ikke at udnytte det potentiale, der på længere sigt kunne være i nogle af disse ansøgere.

Dette fører til frustration over det nytteløse arbejde, det er at registrere og sende ventebreve til ansøgerne, da det kun i utrolig få tilfælde fører til indkaldelse endsige ansættelse. På nuværende tidspunkt er der ikke vedtaget nogen formel procedure over, hvordan håndteringen af de uopfordrede ansøgninger skal foregå.

Derfor har jeg besluttet mig for at forbedre proceduren over behandlingen af disse ansøgninger mhp. at optimere udnyttelsen af disse uopfordrede ansøgere. Desuden vil jeg lave et forslag til en database, hvor man kan registrere disse kandidater, der på sigt kunne være interessant for virksomheden.

Side 4

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

4

3. Problemformulering

I denne opgave vil jeg analysere og vurdere problemerne ved de nuværende procedurer vedrørende de uopfordrede ansøgninger. Jeg vil undersøge behovet for en optimering af registrering og anvendelse af uopfordrede ansøgninger bl.a. set i lyset af de demografiske forandringer i samfundet.

Endvidere vil jeg belyse eventuelle potentielle juridiske problemstillinger ved en procedureændring samt undersøge om der er økonomiske og tidsmæssige ressourcebesparelser ved indførelse af et nyt system. Jeg vil herefter lave et oplæg til en procedureændring i Novozymes mhp. en bedre og mere professionel udnyttelse af ansøgningsmaterialet.

4. Valg af metode

Først vil jeg ved hjælp af bl.a. en SWOT-analyse beskrive den nuværende procedure. Herefter vil jeg interviewe udvalgte personer i virksomheden, der regelmæssigt er ansvarlige for rekrutteringer. Til brug for dette vil jeg udarbejde en interviewguide og bagefter vil jeg lave en analyse og vurdering af respondenternes svar. Derpå vil jeg undersøge hvilke områder, der grundet de demografiske samfundsændringer, vil mangle arbejdskraft de kommende år.

Efter at have kortlagt eventuelle problemfelter i den nuværende håndtering af ansøgningerne vil jeg lave et løsningsforslag til en ny procedure, hvor jeg beskriver de tekniske ændringer ved implementeringen af et nyt system såvel som de yderligere tiltag, der vil være påkrævet.

Til sidst vil jeg lave en samlet konklusion, hvor jeg vil vurdere effekten af en procedureændring.

Side 5

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

5

5. Begrænsning

Da dette ikke er en datateknisk opgave, har jeg bl.a. valgt ikke at beskrive for mange tekniske detaljer. Det betyder, at jeg primært vil beskrive følgerne af procedureændringerne og kun vil beskrive Access’ funktioner ud fra et brugermæssigt perspektiv.

6. Beskrivelse af den nuværende procedure

Jeg har ved hjælp af nedenstående model forsøgt at illustrere den nuværende forretningsgang:

Figur 1^{1}

Når ansøgningen modtages i personaleafdelingen, bliver den skimmet og vurderet af en administrativ medarbejder. Ansøgningen bliver herefter klassificeret i en af følgende to grupper: enten får den et umiddelbart afslag og et brev med begrundelsen, at virksomheden på nuværende tidspunkt ikke har nogle ledige stillinger svarende til ansøgerens kvalifikationer. Der henvises derfor til konkrete stillinger på Novozymes hjemmeside.

Hvis den administrative medarbejder vurderer ansøgningen til eventuelt at have interesse for en afdeling, sender man ansøgningen til den relevante afdeling. Man sender ligeledes et orienterende brev til ansøgeren om, at ansøgningen er sendt videre i systemet, og at vedkommende vil blive kontaktet såfremt der skulle være en ledig stilling. I og med at der ikke er nogen formel procedure, er der heller ikke nogle faste kontaktpersoner. Det er dermed også i denne fase op til den

1

Linien er den betegnelse, man internt i personaleafdelingen bruger om alle andre afdelinger i Novozymes.

Ansøger Personale-afdeling

Registrering/

Arkiv

Linien

Linien

Linien

Ansøgnin Ansøgning g

Afslag Ansøgning

Side 6

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

6 administrative medarbejder at træffe beslutning om, for hvem ansøgningen måtte have relevans.

6.1 SWOT-analyse af eksisterende produkt

Jeg har valgt at lave en SWOT- analyse med henblik på at lave en vurdering af det nuværende produkt samt kortlægge et eventuelt alternativt system.

Strenghts Weaknesses

⮚ Relativt lille administrativt ⮚ Manglende kompetence hos den registreringsarbejde administrative medarbejder

⮚ Den administrative kender rutinerne

⮚ Risiko for at ansøgningerne forsvinder når de cirkulerer i afdelingerne

⮚ Få med kendskab til

systemet/proceduren

⮚ Dårlig søgekriterier

⮚ Systemet er ikke brugervenligt

Opportunities Threats

⮚

⮚ Systemet er for specielt og der er få der har kendskab til det.

⮚ Følger ikke ”standarden” med brug af Microsoft programmer

Figur 2

Fordelene ved det nuværende system er, at den administrative medarbejder, der er ansvarlig for de uopfordrede ansøgninger, er fortrolig med den uofficielle procedure personaleafdelingen hidtil har benyttet. Til gengæld har den administrative som vurderer ansøgningerne ikke nødvendigvis forudsætningerne for at kunne træffe beslutning om ansøgerens potentiale og værdi for virksomheden. Implementering af et nyt system vil altså kræve nogle tidsmæssige ressourcer, indtil de nye forretningsgange og systemer er faldet på plads.

Udover den administrative, der er ansvarlig for de uopfordrede ansøgninger, er det kun eleverne, der kender til de nuværende procedurer. Problemet er, at elever jo

Side 7

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

7 som bekendt skifter afdeling som led i deres uddannelse og dermed går deres viden og erfaring tabt. En anden problemstilling som jeg finder det vigtigt at belyse, er cirkulationen af de uopfordrede ansøgninger. På nuværende tidspunkt

                                                      2
sender personaleafdelingen ansøgningen med et såkaldt ”forklæde” i en fortroligt

stemplet kuvert til en potentiel afdeling.

Hvis afdelingen ikke har nogle ledige stillinger, men mener at ansøgningen kunne være relevant for en anden afdeling, kan de vælge at sende ansøgningen videre.

Dette er imidlertid forbundet med flere risikofaktorer: dels mister personaleafdelingen overblikket over, hvor ansøgningerne befinder sig, og hermed er der en risiko for, at ansøgningen ”forsvinder”. Det faktum, at ansøgningen cirkulerer mellem mange led, gør samtidig ansøgerens fortrolighedsstatus usikker.

Dette er ret uhensigtsmæssigt i og med, at ansøgere ofte sidder i uopsagt stilling.

De sidste, men meget væsentlige kritikpunkter i forhold til det eksisterende system, er valget af IT-database. I øjeblikket registreres alle ansøgninger i Lotus Notes, hvilket ikke er valgt ud fra, hvad der er mest hensigtsmæssigt, men snarere er en konsekvens af, at man i sin tid valgte at registrere alle ansøgere på opslåede stillinger i Lotus Notes. Her er man i øvrigt siden hen gået over til et mere brugervenligt system. Ulemperne ved Lotus Notes er, at datakriterierne er begrænsede til kun at omfatte de mest almindelige personlige oplysninger, hvilket vil sige, at man ikke kan indtaste mere specifikke oplysninger om f.eks.

uddannelse, anciennitet m.m. Desuden er søgefunktionerne i Lotus Notes begrænsede og det besværliggører søgningsprocessen samt muligheden for at hente oplysninger og statistik baseret på specifikke søgekriterier.

2

Se bilag 1 ”Forklæde for uopfordrede ansøgninger”.

Side 8

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

8

7. Primær dataindsamling

Som primær dataindsamlingsmetode har jeg valgt at lave personlige interviews.

Fordelen ved denne metode er, at man får mulighed for at få uddybet de svar, som man får. Desuden kan man både improvisere med tillægsspørgsmål, og der er desuden mulighed for, at respondenten selv supplerer med ekstra informationer.

En anden grund til at jeg har valgt denne metode er, at jeg mener, at den valgte målgruppe er for lille til at basere en hel spørgeskemaundersøgelse på. Når fokusgruppen er så lille, er det samtidig vigtigt, at man får så mange informationer som muligt ud af de pågældende respondenter. Efter at have valgt det personlige interview som min dataindsamlingsmetode er har jeg taget stilling til hvilke typer af spørgsmål jeg vil basere mit interview på. Det er vigtigt at sikre sig, at spørgsmålene giver svar som er dækkende for det, som jeg vil undersøge.

7.1 Grundspørgsmål

Jeg har valgt at basere min interviewguide udelukkende på grundspørgsmål, da jeg ikke mener at kriteriespørgsmål, så som respondentens alder, status osv., har nogen relevant betydning i denne sammenhæng. Det er primært de informationer, respondenterne kommer med, der har relevans, og de skal derfor ikke nødvendigvis ses som et repræsentativt udsnit. Respondenterne er nemlig valgt ud fra anbefalinger fra fagpersoner i personaleafdelingen, og jeg har i stedet valgt at lave en overordnet beskrivelse af mine respondenter til nytte for læserne af denne rapport.

7.2 Spørgsmålstyper

Med udgangspunkt i valget af dataindsamlingsmetode og valg af grundspørgsmål har jeg herefter taget stilling til hvilke spørgsmålstyper, jeg mener er de mest hensigtsmæssige. Da jeg har begrundet mit valgt af dataindsamlingsmetode med, at jeg gerne vil have så mange informationer ud af respondenterne som muligt, er det vigtigt, at spørgsmålet er formet derefter. Derfor har jeg valgt, at mine spørgsmål udelukkende er åbne spørgsmål, dvs. at respondenten ikke er forhåndsgivet valgmulighederne og derfor selv har mulighed for at vælge sine svar. Denne type spørgsmål stiller store krav til, at man refererer så korrekt som

Side 9

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

9 muligt og efterfølgende er tro mod respondenternes mening i sin analyse af

svarene.^{3}

7.3 Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og interviews

I forbindelse med udvælgelse af respondenter samt gennemførelse af de personlige interviews er der nogle typiske fejlkilder, man skal tage højde for:

⮚ Stikprøvefejl

⮚ Systematiske fejl

7.3.1 Stikprøvefejl

Stikprøvefejl er (som ordet antyder) risikoen for, at man har valgt et univers, der af tilfældige eller overlagte utilsigtede årsager ikke udgør et korrekt repræsentativt

udsnit af målgruppen.^{4}

Jo større stikprøveuniverset er, desto mindre er risikoen for fejl. Da mit grundlag af tidsmæssige årsager har været begrænset, er den statistiske usikkerhed selvfølgelig større, end den ville være, hvis jeg havde haft ressourcerne til at interviewe alle, der regelmæssigt rekrutterer i Novozymes. Til gengæld vurderer jeg, at stikprøvefejl ikke er så vigtigt i denne sammenhæng pga. den primære dataindsamlingsmetode jeg har valgt.

7.3.2 Systematiske fejl

Systematiske fejl, som også kaldes bias eller metodefejl, skyldes praktiske fejl i forbindelse med dataindsamlingen. [5] I forbindelse med personlige interviews kan der opstå uhensigtsmæssige fejl, der påvirker svarets udfald. Dette kan f.eks.

være, at intervieweren stiller ledende spørgsmål, eller at intervieweren går for hurtigt frem eller ikke opdager misforståelser af spørgsmål. Jeg har efter en kort introduktion af årsagerne til mit projekt så vidt muligt ladet respondenterne svare og føler derfor ikke, at jeg har været årsag til påvirkninger. Af svarene synes jeg

3

”Feltundersøgelsens 7 faser”, materiale udleveret i forbindelse med skoleophold på LUC

4

”Feltundersøgelsens 7 faser”, materiale udleveret i forbindelse med skoleophold på LUC

5

”Feltundersøgelsens 7 faser”, materiale udleveret i forbindelse med skoleophold på LUC

Side 10

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

10 desuden, at det fremgår, at mine spørgsmål har været klare og har givet alsidige svar.

8. Udarbejdelse af interviewskema

I dette kapitel vil jeg beskrive baggrunden for de forskellige spørgsmål samt vurdere og analysere svarene fra respondenterne. Jeg har valgt at opbygge min interviewguide ud fra 4 nøgleområder:

⮚ Kendskabet til procedurerne,

⮚ Anvendelsen af de uopfordrede ansøgninger,

⮚ Kortlægning af de generelle forhold i forbindelse med ansættelse

⮚ Indstillingen til en eventuel omlægning af procedurer og systemer.

Hermed mener jeg at kunne give den mest strukturerede analyse og vurdering af de svar, jeg herefter fik. Jeg har på baggrund af anbefalinger fra personalekonsulenterne fra de respektive forretningsområder udvalgt 1-2 repræsentanter inden for hvert forretningsområde, der regelmæssigt ansætter personale i afdelingen samt modtager uopfordrede ansøgninger via personaleafdelingen. Jeg har vurderet, at repræsentanterne vil have de rette forudsætninger for at kunne vurdere, om det vil være en fordel at gøre brug af det uopfordrede potentiale. De 4 relevante forretningsområder, jeg har valgt, er:

⮚ R&D (forskningsområdet)

⮚ BO (salg og marketing)

⮚ Finans/IT

⮚ Personaleafdelingen

Opmærksomme læsere eller folk med kendskab til Novozymes vil nok bemærke, at der mangler 2 forretningsområder: produktionsområdet samt kommunikationsafdelingen. Der er 2 væsentlige årsager til, at disse områder er udeladt. For det første ansætter produktionsområdet primært ufaglærte og timelønnede. Dvs. at de af den grund ikke ansætter folk efter normal procedure i og med, at kravene til ansøgerne ikke er så store som indenfor de andre forretningsområder. Derfor søger kandidaterne ofte direkte hos afdelingslederne

Side 11

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

11 og uden om personaleafdelingen. En anden og mere håndgribelig årsag er ganske simpelt, at de kontaktpersoner, jeg havde fået anbefalet, ikke reagerede på min henvendelse. Kommunikationsområdet er et meget lille område og er på mange områder identisk med områder indenfor BO. Efter at have talt med en kontaktperson jeg havde fået anbefalet i kommunikationsafdelingen, besluttede jeg, at deres erfaringsgrundlag var for spinkelt og derfor ville være mindre anvendeligt end områder med større erfaring indenfor rekruttering. Risikoen for at jeg ville få uholdbare oplysninger og dermed basere min opgave b.la. på disse, er efter min mening for stor.

8.1 Analyse og vurdering af svar

Nøgleområde 1: Kendskab til nuværende procedure

Afdelingsledernes kendskab til den nuværende procedure mener jeg er relevant at vide, for at afdække, om afdelingerne overhovedet er bekendt med, hvordan Novozymes i øjeblikket håndterer det uopfordrede potentiale. På den måde vil man kunne se en forskel, hvis man optimerer denne procedure. Desuden synes jeg det er interessant at få deres mening om den nuværende procedure, både mhp. at få analyseret væsentlige kritikpunkter, men også for at få konkrete erfaringer fra de mennesker, der håndterer tingene i praksis.

Spørgsmål 1: Er du bekendt med den måde personaleafdelingen i øjeblikket håndterer de uopfordrede ansøgninger på?

Her svarede 3 ud af 6 adspurgte, at de havde kendskab til proceduren, en svarede, at vedkommende ikke havde detaljeret kendskab, og de 2 sidste svarede, at de intet kendskab havde.

Spørgsmål 2: Synes du, at håndteringen af de uopfordrede ansøgninger bliver udført på den mest hensigtsmæssige måde? Hvorfor eller hvorfor ikke?

Hertil svarede samtlige respondenter negativt: håndteringen sker absolut ikke på den mest optimale måde. 2 bemærkede her, at de simpelthen ikke er

Side 12

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

12 opmærksomme på databasen og derfor ”glemmer” de uopfordrede ansøgninger, så snart de har set dem igennem og sendt dem videre til andre afdelinger eller tilbage til personaleafdelingen. En svarede, at det er et problem, at ansøgningerne tilsyneladende bliver cirkuleret tilfældigt og dermed måske ikke når ud til de relevante personer i afdelingerne. En sidste mente desuden, at risikoen for at ansøgningen forsvinder er for stor.

Kendskabet til de nuværende procedurer er altså alt i alt ikke-eksisterende eller meget ringe hos samtlige adspurgte. De, der kender til den, glemmer desuden at gøre brug af den eller finder proceduren ”rodet” og tilfældig.

Nøgleområde 2: Anvendelse af de uopfordrede ansøgninger

Dette område er ret væsentligt, da det er vigtigt at finde ud af, om de uopfordrede ansøgninger nogensinde fører til ansættelse, eller om de overhovedet bliver taget i betragtning. På denne måde kan jeg konkludere, om der er grundlag for at øge fokus på en eventuel procedureændring.

Spørgsmål 1: Hvor ofte modtager du uopfordrede ansøgninger fra personaleafdelingen?

Her var svarene meget spredte. Sekretæren i personaleafdelingen svarede 3 pr.

uge, hvilket jo nok er meget naturligt i betragtning af det område, hun sidder i.

Ellers svarede 3 af de adspurgte 3-6 ansøgninger pr. år, en svarede 12 pr. år, og den sidste svarede yderst sjældent.

Spørgsmål 2: Benytter du dig nogensinde af de uopfordrede ansøgninger, du modtager? Hvorfor eller hvorfor ikke?

To svarede, at de på det pågældende tidspunkt, de modtog ansøgningen, ikke havde en relevant ledig stilling. En svarede, at hun af og til gør brug af dem i forbindelse med aktuelt opslåede stillinger. En syntes, at kvaliteten har været for ringe, og resten af de adspurgte kunne ikke give en konkret begrundelse for ikke at have benyttet de uopfordrede ansøgninger.

Side 13

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

13

Spørgsmål 3: Har du i forbindelse med en konkret stilling nogensinde overvejet det uopfordrede potentiale? (Evt. i samråd med den ansvarlige personalekonsulent).

Her svarede 5 ud af 6 at de simpelthen ikke havde tænkt på, eller var blevet gjort opmærksomme på, at der eksisterer en database over de uopfordrede ansøgere. En troede oven i købet, at sagen var afsluttet, når ansøgningen var returneret til personaleafdelingen. En anden tilføjede dog, at det kunne være en god idé i forbindelse med ansættelse af vikarer og andre tidsbegrænsede stillinger.

De adspurgte siger stort set samstemmende, at de ikke har gjort brug af de uopfordrede ansøgninger. Igen er begrundelserne baseret på manglende kendskab, forglemmelse og manglende oplysning fra personaleafdelingen.

Nøgleområde 3: Ansættelse

Grunden til at jeg har valgt også at fokusere på omstændighederne omkring ansættelse ved opslåede stillinger er, at jeg vil undersøge, om det kan betale sig at benytte det uopfordrede potentiale i stedet for, som nævnt i SWOT- analysen, at bruge økonomiske og tidsmæssige ressourcer på at slå en stilling op.

Spørgsmål 1: Hvor ofte ansætter I personale i afdelingen?

Også her er svarene af vidt forskellig karakter: 4 af de adspurgte svarede 1-4 pr.

år, en svarede 8 pr. år, og en sagde, at de i år 2001 har ansat 17 (!) nye medarbejdere. Sidstnævnte var både nye stillinger og genbesættelse af stillinger.

Spørgsmål 2: Hvor lang tid går der i gennemsnit fra beslutningen om ansættelse af en konkret kandidat er taget, til kandidaten begynder?

Her var svarene til gengæld mere jævnt fordelt. 4 svarede 1-2 måneder, og 2 svarede 3-4 måneder.

Side 14

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

14

Spørgsmål 3: Hvor lang tid afsætter I sammenlagt i gennemsnit i forbindelse med en ansættelse? Her tænkes på gennemlæsning af ansøgninger, indkaldelse til interviews, gennemførelse af interviews m.m.?

Her varierede svarene også fra 1- 8 dage, og hertil kommer den tid, man bruger på annoncering, hvilket er yderligere 2-4 uger.

Svarene her viser, at afdelingerne ansætter nyt personale eller genbesætter stillinger relativt ofte. Desuden bruger de nogle relativt store tidsmæssige ressourcer, både i forbindelse med en ansættelse, men også fra kandidaten har underskrevet til vedkommende starter.

Nøgleområde 4: Fremtidig situation

Her til sidst har jeg valgt at lave en opsummering på de 3 tidligere nøgleområder ved at undersøge, om der er grundlag for en optimering af procedurerne, og om de adspurgte personer i givet fald vil benytte sig mere af de uopfordrede ansøgninger.

Spørgsmål 1: Kunne du forestille dig en service, hvor de uopfordrede ansøgninger blev sat i system?

Kan du se nogle fordele/ulemper?

Hertil svarede alle de adspurgte, at de udelukkende kunne se fordele ved at optimere de nuværende procedurer. Flere nævnte, at det ville lette processen, hvis man lynhurtigt kunne få et overblik over kandidaternes erfaring og kvalifikationer. Desuden ville der være en fordel med en database med nøgleord, men det er vigtigt at disse søgekriterier er præcise. En sagde at det ville være fornuftigt, hvis man kan spare ressourcerne med at slå stillingen op. En anden understregede endnu engang, at det ville være yderst hensigtsmæssigt i forbindelse med tidsbegrænsede stillinger og tilføjede, at han faktisk ikke ansætter vikarer på nuværende tidspunkt, fordi det er for besværligt.

Spørgsmål 2: Ville du gøre mere brug af de uopfordrede ansøgninger, end du gør i dag?

Side 15

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

15

Også hertil var respondenterne udelukkende positive. To svarede dog, at det vil komme an på kvaliteten af ansøgerne. Man desuden bør gøre op med fordommene om, at uopfordrede kandidater er ”dårligere”, da de ligeså vel kan være nyuddannede. Ydermere gjorde en opmærksom på vigtigheden af, at en sådan database er opdateret.

9. Demografi

Som det ses ud af bilag 2, vil der i de kommende mange år blive mangel på kvalificeret arbejdskraft på det danske arbejdsmarked. [6] Dette skyldes blandt andet, at der bliver flere ældre, mens danske kvinder samtidig føder færre børn. [7] Regeringens hidtidige indgreb har og vil ifølge prognoserne ikke få den ønskede effekt. [8] Interessant nok er farma- og biotekindustrien faktisk et af de områder, hvor der er størst mangel på arbejdskraft. [9]

Konklusionen er derfor, at danske virksomheder må gøre brug af andre virkemidler og nye tiltag for at tiltrække og bibeholde den kvalificerede arbejdskraft. Jeg har desværre ingen dokumentation for, at en øget fokusering på det uopfordrede potentiale nødvendigvis vil løse problemerne. Ovennævnte problematik kunne meget vel være incitamentet for at tage det med i overvejelserne, når man skal løse rekrutteringsproblemet.

10. Registerlovgivningen

I det nuværende system skriver vi ud til kandidaterne, at vi vil gemme deres ansøgning i 3 måneder, hvorefter den vil blive makuleret. Da der ved et nyt system muligvis kan være grundlag for at gemme ansøgningerne i længere tid, har jeg undersøgt, hvad lovgivningen siger på dette område. Ansøgninger må ifølge registerloven gemmes så længe, det er relevant. [10]

Dvs. at der ikke findes nogen specifik tidsbegrænsning (indenfor rimelighedens grænse) på, hvor længe vi kan opbevare ansøgninger. Til gengæld findes der nogle lovgivningsmæssige krav til

6

Bilag 2: ”Stor mangel på arbejdskraft i fremtiden” fra www.jobeasy.dk

7

http://www.lederne.dk/Nyheder/Ledelse_i_Dag/Ledelse_i_Dag_2000/befolkningsimplosion_og_senior.html

8

http://www.lederne.dk/Nyheder/Ledelse_i_Dag/Ledelse_i_Dag_2000/befolkningsimplosion_og_senior.html

9

Bilag 3: ”Underskud af arbejdskraft truer Medicon Valley af Thomas Klenow With, journalist

10

”Arbejdsmarked og persondatabeskyttelse s. 429” af dr.jur. Peter Blume

Side 16

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

16 hvilke oplysninger der må registreres. [11]

Der skal være en klar saglig forbindelse mellem en oplysning og det pågældende job.

Desuden må registrering og opbevaring af ansøgninger kun ske med ansøgerens skriftlige samtykke. Registrering af ansøgninger hører ind under loven om behandling af personoplysninger ,og lovgivningen på området er meget vagt formuleret uden konkrete henvisninger til uopfordrede ansøgninger. Det er derfor op til den enkelte virksomhed at sætte relevante standarder, der holder sig inde for lovgivningens overordnede rammer. Jeg mener derfor at med mindre man foretager nogle meget drastiske ændringer i forhold til den nuværende procedure, som f.eks. at indtaste ulovlige oplysninger eller opbevare ansøgninger i uforsvarligt lang tid, vil de juridiske direktiver ikke være til hindring for at lave en ny procedure for de uopfordrede ansøgninger.

11

Persondataloven s. 14 , hentet fra Datatilsynets hjemmeside.

Side 17

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

17

11. Delkonklusion

Jeg har nu beskrevet og analyseret den måde, personaleafdelingen på nuværende tidspunkt håndterer de uopfordrede ansøgninger. På baggrund af de svar jeg har fået af respondenterne i de personlige interviews, mine undersøgelser af de juridiske aspekter samt ikke mindst egne erfaringer, mens jeg arbejdede med dette område, konkluderer jeg, at der er behov for en mere hensigtsmæssig løsning af problemet. Jeg vil i de kommende afsnit komme med et løsningsforslag til, hvordan man kan håndtere de uopfordrede ansøgninger på en mere hensigtsmæssig måde.

Side 18

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

18

12. Løsningsforslag

13. Valg af nyt produkt

På baggrund af de svar jeg har fået i mine interviews samt ud fra egne forudsætninger vil jeg her komme med et forslag til en optimering af proceduren for de uopfordrede ansøgninger. En ændret procedure vil komme til at se således ud:

Figur 4

Som det ses af modellen sparer man ”et led”- ansøgningen forbliver nu i personaleafdelingen. I stedet for at have en ren administrativ og rutinemæssig forbindelse til linien kræver det nu en mere aktiv og direkte kommunikation mellem personaleafdelingen og afdelingslederne.

13.1 SWOT- analyse af nyt produkt

Mhp. at lave en ensartet analyse af de eksisterende forretningsgange samt mit eget forslag til procedureændringer, har jeg også i denne del af min opgave lavet en SWOT- analyse af det nye produkt:

Ansøger

Personaleafdeling

Registrering/Arkiv

Ansøgning

Afslag

Side 19

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

19

Strengths Weaknesses

⮚ Økonomisk og ⮚ Stort administrativt arbejde ressourcebesparende ved oprettelse af databasen

⮚ Man viser ekstra interesse for ansøgeren

⮚ Brug af Access gør det mere brugervenligt, da mange af funktionerne er standard i

Microsoft Office-pakken

⮚ Brug af Access gør det muligt at lave ensartede og enkle søgekriterier

Opportunities Threats

⮚ Øge kommunikationen ⮚ Risiko for, at ansøgeren ikke mellem personaleafdelingen er interesseret når man og de øvrige afdelinger henvender sig

⮚ Centralisering af processerne ⮚ Risiko for, at personaleafdelingen sløser med proceduren og

”glemmer” at bruge databasen

Figur 4

Jeg har valgt at oplysninger om ansøgerne skal indtastes i Access, da det er et langt mere brugervenligt system end Lotus Notes. Jeg mener, at det vil være mest hensigtsmæssigt at centralisere alle procedurer i personaleafdelingen, da det vil lette forretningsgangene samt forbedre sikkerheden omkring ansøgernes anonymitet. Fordelene ved dette nye system er at det kan være økonomisk og ressourcemæssigt besparende for virksomheden i og med, at man ikke behøver at slå en stilling op, hvis man kan finde en egnet kandidat i databasen. Som eksempel kan jeg oplyse, at en kvartssides stillingsannonce koster ca. 50.000-

60.000 kr. i Berlinske Tidende. [12]

Efterfølgende sparer man desuden tiden, man skulle have brugt på interviews m.v.

12

Kilde: personaleafdelingen i Novozymes A/S

Side 20

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

20

Risikoen ligger i, at personaleafdelingen implementerer systemet, men ”glemmer” at gøre brug af databasen, når de modtager en personaleansøgning fra linien.

Endvidere vil der selvfølgelig altid være en risiko for, at ansøgeren ikke længere er interesseret, når man henvender sig, men det anser jeg ikke for at være begrundelse for ikke at foretage procedureændringer omkring de uopfordrede ansøgninger.

14. Opbygning

Som nævnt har jeg valgt at benytte Access som database for de uopfordrede ansøgninger. I følgende afsnit vil jeg beskrive, hvordan jeg vil bygge databasen op rent teknisk, og hvilke fordele og ulemper der er ved det.

14.1 Normalisering

Normalisering er nogle overordnede retningslinier for databasedesign, som det er anbefalelsesværdigt at overholde mhp. at sikre brugervenlighed og hastighed i

                   13
informationssøgningen. Reglerne er som følger:

⮚ Al information skal opdeles i tabeller

⮚ Al information, der hænger logisk sammen, skal placeres i en selvstændig tabel

⮚ Al redundant information skal placeres i selvstændige tabeller

Jeg vil i min begrundelse af de valgte tabeller i afsnittet ”tabeller” henvise til disse regler.

14.2 Indtastning af data

Allerførst er det vigtigt at gøre sig klart, hvilke stamdata databasen skal indeholde.

Først og fremmest skal den selvfølgelig indeholde personlige oplysninger om kandidaten, men derudover er det et prioriteringsspørgsmål hvor mange og hvilke oplysninger, man ellers vil have med. I mit løsningsforslag har jeg valgt følgende kriterier:

13

”Databasedesign fra A-Z”, materiale udleveret på Access 2000 grundkursus.

Side 21

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

21

⮚ Fornavn

⮚ Efternavn

⮚ Adresse

⮚ Postnr.

⮚ By

⮚ Udenlandsk postnummer og by

⮚ Tlf. nr

⮚ Mobilnr

⮚ E-mailadresse

⮚ Uddannelse

⮚ Uddannelsesår

⮚ Søger stilling som:

⮚ Ansøgningsdato

⮚ Fagområde

⮚ Alder

⮚ Kommentarer

Min begrundelse for at have valgt disse kriterier er, at de er enkle, præcise og nemme at søge på. Da det højst sandsynligt bliver en elev eller administrativ i personaleafdelingen, der skal opdatere og vedligeholde databasen, er det vigtigt, at oplysningerne er relativt enkle og ikke kræver den store faglige indsigt.

Søgekriteriernes formål er blot at give et hurtigt overblik over ansøgerens kvalifikationer, og give anledning til interesse i forbindelse med en konkret stilling. Desuden er det vigtigt, at det er oplysninger, som man må gå ud fra vil optræde i langt de fleste ansøgninger og derfor ikke vil kræve ekstra arbejde fra personaleafdelingens side at fremskaffe.

14.3 Tabeller

Når man har besluttet hvilke stamdata databasen skal indeholde, kan man gå i gang med at oprette de tekniske skabeloner til databasen. Allerførst opretter man tabellerne, som udgør hele grundstammen, hvor man indtaster sine stamdata. Jeg har valgt at oprette 2 tabeller:

⮚ Uopfordrede ansøgninger indeholder alle oplysninger om ansøgerne

⮚ Postnummertabel, der sammen med tabellen ”ansøgninger” udgør grundstammen

Side 22

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

22

Førstnævnte tabel opfylder ”kravet” om normalisering i og med, at al information, der hænger logisk sammen, skal placeres i en selvstændig tabel.

Postnummertabellen indeholder redundante informationer og skal derfor placeres i en selvstændig tabel. Et postnummer er som bekendt unikt for hver by, men der kan sagtens optræde flere ansøgere med samme postnummer i tabellen

”ansøgere”. Ved at opdele disse informationer og kæde de 2 tabeller sammen i en relation [14], sparer man ressourcer i form af sparet indtastning og øger databasens desuden hurtighed.

Figur 5

14

At lave relationer betyder at knytte forbindelser mellem oplysninger fra forskellige tabeller, således at forespørgsler kan baseres på en kombination af disse tabellers data. Kilde: Access 2.0- trin for trin af Carsten Straaberg.

Side 23

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

23

14.4 Formularer

Når man har oprettet sine tabeller, er næste skridt at oprette en simpel formular.

En formular er, som ordet indikerer, en skabelon, der indeholder de stamdata, man har indtastet i sin tabel. Man kan godt indtaste data om ansøgeren direkte i tabellen, men dels kan man ikke se alle de data, man indtaster, mens man arbejder, dels kan man kun arbejde med en tabel ad gangen. I formularen kan man vælge kun at arbejde med nogle af de stamdata, man har i sin tabel, men da alle ansøgerens stamdata er relevante ved indtastning af oplysningerne, har jeg valgt at inkludere dem alle.

Figur 6

Side 24

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

24

14.5 Forespørgsel

Under mine interviews gav flere af respondenterne udtryk for, at selv om de ikke ville få direkte indsigt i en database over uopfordrede ansøgere, var de stadig interesserede i at vide hvad der ”rør sig” på markedet. Ved at oprette en forespørgsel i Access kan man angive hvilke kriterier, man gerne vil have, at f.eks. afdelingsledere skal have adgang til. Dette er en stor fordel, da man på denne måde kan udelukke personlige oplysninger og kun give dem adgang til fagligt relevante oplysninger. Herved får afdelingslederen overblik over hvilke kandidater, der har søgt samt deres kvalifikationer, og samtidig bevarer ansøgeren sin anonymitet. Man kan i princippet lave forespørgsler på alle kriterier, man har i sine tabeller. Det er også muligt på længere sigt at lave statistik på de forskellige søgekriterier, hvilket kan være hensigtsmæssigt f.eks. mhp. at retfærdiggøre databasens eksistensberettigelse. Er det brugbare ansøgninger vi får, og fører uopfordrede ansøgninger til ansættelse efter de nye procedurer er blevet indført?

Sidst, men ikke mindst, har forespørgsler en rent praktisk betydning: de kan i samspil med Word bruges til at flette afslagsbreve direkte fra Access, hvilket forenkler det administrative arbejde.

Side 25

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

25

Figur 7

14.6 Rapport

Nu hvor afdelingslederne ikke mere ser ansøgningerne, har de som nævnt ovenfor, eventuelt en interesse i at få indsigt i ansøgningspotentialet kvalitativt såvel som kvantitativt inden for lige netop deres område. Som sagt kan dette gøres ved hjælp af en forespørgsel, men nogle afdelingsledere kunne måske have interesse i at få disse oplysninger opdateret regelmæssigt. Indgår man en sådan aftale mellem personaleafdelingen og afdelinger i linien, mener jeg, at det er vigtigt, at materialet tager sig pænt ud, i og med at personaleafdelingen trods alt er en servicefunktion i forhold til resten af afdelingerne. Ved at benytte rapportfunktionen i Access kan man udskrive data på en overskuelig og professionel måde. Man kan dermed understrege indtrykket af den optimerede håndtering af de uopfordrede ansøgninger.

Side 26

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

26

Figur 8

14.7 Makro

En makro er et lille program i Access, der automatiserer et antal handlinger. Det kan f.eks. være en makro, der åbner en tabel eller formular. Fordelen ved at bruge makroer er, at databasen bliver mere enkel og brugervenlig, og dette er en fordel, når det ikke nødvendigvis er administratoren af databasen, der vil bruge den oftest.

Side 27

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

27

16. Konklusion

Efter at have belyst de forskellige aspekter i forbindelse med håndteringen af de uopfordrede ansøgninger, konkluderer jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at ændre de nuværende procedurer.

Jeg har beskrevet og analyseret den gældende procedure og fundet ud af, at den ikke er optimal. Interessen fra afdelingernes side er der, men det uopfordrede potentiale bliver ikke udnyttet, fordi den nuværende form ikke indbyder til det.

Endvidere har jeg belyst de demografiske perspektiver og fundet incitamenter til at behandle ansøgerne bedre og mere professionelt. De uopfordrede ansøgninger er ikke nødvendigvis svaret på problemet med den manglende arbejdskraft, men kan meget vel være en del af løsningen.

Jeg har i min undersøgelse af de juridiske aspekter ikke fundet hindringer for at ændre de nuværende procedurer. Da man i forvejen registrerer ansøgninger elektronisk, er der taget højde for mange af de problemer, der måtte opstå.

Desuden er lovgivningen meget bredt formuleret, og man skal derfor gå til ekstremer for at overtræde den.

Gennem mine interview fandt jeg stor interesse for at ændre på procedurerne hos de mennesker, der kunne tænkes at gøre nytte af projektet. På baggrund af dette konkluderede jeg, at der både var opbakning og velvilje til et løsningsforslag til en procedureændring.

Hvis personaleafdelingen og linien i fællesskab husker at gøre brug af databasen, f.eks. ved at indføre den som en del af medieplanen, viser bl.a. min SWOT-analyse af det nye system, at der vil være store økonomiske og tidsmæssige ressourcebesparelser.

Alt i alt mener jeg, at det vil være hensigtsmæssigt at gøre brug af mit eget løsningsforslag. Dels er der taget højde for de umiddelbare konflikter, der måtte

Side 28

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

28 opstå, dels er proceduren mere enkel, mere sikker og har teknisk flere muligheder end det nuværende system.

Side 29

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

29

17. Opgaveevaluering

Emnet til denne opgave er valgt efter ønske af personalekonsulent Christian A.

Jensen, der ønskede et oplæg til en optimeret udnyttelse af de uopfordrede ansøgninger.

Jeg har haft fuldstændig frie hænder til, hvordan jeg ville løse opgaven, men har fået stor sparring og inspiration, både fra personaleafdelingen og respondenterne.

Jeg har erfaret, at en funktionel, brugervenlig og designmæssig indbydende database vil kræve både mere tid og kurser på et højere niveau end jeg har haft ressourcer til at tage. Bliver implementeringen en realitet i personaleafdelingen er det derfor noget, man bliver nødt til at tage højde for.

Da der ikke eksisterer noget litteratur eller undersøgelser af denne problemstilling har det været svært for mig at henvise til f.eks. officielle rapporter og analyser eller gøre brug af relevante modeller. Jeg synes dog alligevel, at det er lykkedes mig at lave en god analyse af den eksisterende procedure samt en konstruktivt forslag til en ændringsprocedure.

Side 30

[navn fjernet]_________ Fagprøve 18. januar 2002

30

18. Litteraturliste

18.1 Primær litteratur:

Carsten Straaberg: Access 2.0- Trin for trin

Jens-Henrik Olsen: Kom i gang med Microsoft Access

18.2 Sekundær litteratur:

Claus Bangsholm: Kommunikation- medier, journalistik og reklame

Handelsskolernes Kontoruddannelse: teori og metode- på vej mod fagprøven Merete Carlsen: På skriftens vinger- om at formidle det svære

P.H. Traustedt: Sproghjørnet

Michael Eisenberg: Skriv dansk……der dur