Organisation og ledelse | Noter

Side 1

Organisationsplan

(giver en oversigt over virksomhedens arbejdsdeling og fordeling af myndighed og ansvar) Objektprincippet (Hvis alle virksomhedens arbejdsopgaver (funktioner) samles omkring et bestemt objekt, er der tale om objektprincippet )

Et objekt kan være mange forskellige ting f.eks. et produkt, et geografisk område eller en kundegruppe.

Eks. Vi antager at vi har en virksomheder der producere 3 forskellige produkter nemlig sko, tv, og cykler.

Fordele

Koncentration af arbejdsindsats om et bestemt objekt. En klar fordel ved objektprincippet er, at medarbejderne kan koncentrere deres arbejdsindsats om et bestemt objekt. I virksomheden i fig. 5.3 ovenfor skal chefen for TV således slet ikke bekymre sig om indkøb, produktion, salg eller økonomi vedr. cykler eller sko. Han skal blot holde sig til sit eget produkt, TV. På den måde bliver det lettere at overskue en bestemt produktgruppes situation, det sige dens muligheder og problemer.

Lettere at fastsætte mål

Objektprincippet har en anden klar fordel. Det er lettere at fastsætte mål for det enkelte objekt. Med andre ord, det er lettere at udarbejde et budget og et regnskab for hvert objekt. Når man udarbejder et budget og et regnskab for hvert objekt, betegnes objekter som et resultatcenter (profit center).

øget dynamik

Objektprincippet vil desuden ofte medføre en øget dynamik (udvikling) i virksomheden. Den øgede dynamik kan forklares med, at hvis et bestemt produkt feks. har problemer med at nå det opstillede salgsmål, kan den pågældende objektchef ikke bortforklare en sådan kedelig situation ved at henvise til, at nogle fællesaktiviteter, feks. indkøb, ikke har fungeret godt nok. Det vil altså sige, at eventuelle problemer med et objekt bliver mere synlige i virksomheden.

Direktør

TV Sko Cykler

• Indkøb | • Indkøb | • Indkøb
• Produktion | • Produktion | • Produktion
• Salg | • Salg | • Salg
• Økonomi | • Økonomi | • Økonomi

Objekter

Funktioner

Side 2

Og dét vil i sig selv motivere den pågældende objektchef til at få rettet op på situationen.

Ulemper

Nu kunne det måske lyde som om, objektprincippet altid er det rigtige arbejdsfordelingsprincip. Det er det imidlertid ikke.

Vanskeligt at udnytte maskiner og udstyr fuldt ud

Når der er tale om objektprincippet vil det ofte være vanskeligt at udnytte maskiner og andet udstyr fuldt ud. Således har de enkelte objektafdelingers indkøbsfunktion måske været nødt til hver for sig at investere i PC'er med tilhørende programmel. Men dette udstyr udnyttes måske ikke fuldt ud i de enkelte indkøbsafdelinger. Hvis virksomheden i stedet havde haft én fælles indkøbsafdeling for alle virksomhedens produkter, kunne man sandsynligvis nøjes med en mindre IT-investering end ellers og måske opnå storkøbsrabatter (kvantumsrabatter) på andre indkøb.

Dårlig udnyttelse af specialister

Specielt i mindre virksomheder kan der være risiko for en dårlig udnyttelse af specialister. Det kan gælde i en virksomhed med en begrænset mængde arbejdsopgaver inden for feks.

konomifunktionen eller salgsfunktjonen, hvorfor det kan blive svært at udnytte medarbejdere, der er specialiseret inden for henholdsvis økonomi og markedsføring. Alt i alt kan vi således sige, at objektprincippets store ulempe kan være, at virksomheden har vanskeligt ved at opnå stordriftsfordele.

Funktionsprincippet

(Ved funktionsprincippet samles ensartet arbejdsopgaver i samme afdeling)

Fordele

Specialisering i de enkelte funktioner

Funktionsprincippets store fordele ligger i specialiseringen i de enkelte funktioner (arbejdsopgaver).

Således vil virksomheden kunne nøjes med én indkøbsafdeling, og alle ansatte i denne afdeling kan derved specialisere sig i indkøb. Det bliver også mere økonomiskoverkommeligt for virksomheden at ansætte f.eks. en velkvalificeret økonomichef, i stedet for at skulle have ansat tre økonomichefer, Direktør

Indkøb Produkti Salg Økonomi on

• TV | • TV | • TV | • TV
• Cykler | • Cykler | • Cykler | • Cykler
• Sko | • Sko | • Sko | • Sko

Objekter

Funktioner

Side 3

én for hvert produkt. Bedre udnyttelse af maskiner og udstyr En anden fordel ved funktion8pflncippet kan være, at der sikres bedre udnyttelse af virksomhedens maskiner og udstyr.

Sammenfattende kan vi altså sige, at funktionsprincippets store fordel er, at man bedre kan opnå stordriftsfordele.

Ulemper

Men funktionsprincippet vil dog også have sine ulemper.

Koordineringsproblemer mellem de enkelte funktioner Den store ulempe ved at anvende funktionsprincippet som arbejdsdelingsprincip er, at der kan opstå koordineringsproblemer mellem de forskellige funktioner. F.eks. har salgschefen en dag modtaget et par store ordrer ude hos kunderne. Men da salgschefen glædestrålende kommer hjem til virksomheden, viser det sig, at produktions chefen mildt sagt bliver lettere irriteret, fordi de nye ordrer vil kræve, at der nu skal ændres i produktionsplanen. Produktionschefen mener derfor, at salgschefen først skulle have undersøgt, om produktionsafdelingen i det hele taget kunne levere de pågældende varer - inden ordrerne blev forhandlet på plads med kunderne.

Risiko for suboptimering

Funktionsprincippet kan desuden medføre risiko for, at de enkelte funktionschefer mere tænker på deres egen afdeling, frem for at tænke på hele virksomheden, som vi så i eksemplet før, hvor produktionschefen kæmpede for sine møjsommeligt udarbejdede produktionsplaner samtidig med at salgschefen kæmpede for sine kunder. Sådan en situation, hvor en afdeling mere tænker på sig selv frem for at tænke på, hvad der alt i alt bedst tjener hele virksomheden, betegnes som suboptimering.

Sammenfatning vedr. objekt- og funktionsprincippet

Som vi så, har objektprincippet og funktionsprincippet hver for sig sine fordele og ulemper. Så derfor vil nogle sikkert spørge: Hvilket princip er så det bedste?

Hvis produkterne teknisk og markedsføringsmæssigt er forskellige, bør objektprincippet umiddelbart foretrækkes frem for funktionsprincippet.

Men hvis der er tale om produkter, der teknisk og markedsføringsmæssigt er forholdsvis ensartede, vil funktionsprincippet som regelvære det bedste arbejdsdelingsprincip.

I virksomheden fra før, der producerer TV, cykler og sko, vil objekt princippet således umiddelbart være bedre end funktionsprincippet. Hvis der i stedet havde været tale om en virksomhed, der producerer dybfrosne brødprodukter, f.eks. pitabrød, burgerboller og rundstykker, ville funktionsprincippet formentlig være bedre end objektprincippet.

Side 4

Arbejdsdelingsprincip Fordele Ulember

Objekt : | Koncentation af arbejdindsats | Vanskelig at udnytte maskiner
produkt | omkring et bestem objekt | og udstyr fuldt ud

Geografisk område

Kunde | Lettere at fastsætte mål | Dårlig udnyttelse af specialister

Øget dynamik

Funktionelle | Specialisering i funktioner | Koordineringsproblemmer

Indkøb mellem de enkelte funktioner produktion Bedre udnyttelse af maskiner

Salg Risiko for suboptimering

Økonomi

Kombination af objekt og funktionsprincippet

(medføre at man kan bruge alle muligheder fra begge principper)

Fordeling af myndighed og ansvar

Medarbejder Medarbejder Medarbejder

Indkøbschef Salgschef Økonomichef

Direktør

Direktør

Salg Økonomi TV Sko Cykler

• Indkøb | • Indkøb | • Indkøb
• Produktion | • Produktion | • Produktion
• Salg | • Salg | • Salg
• Økonomi | • Økonomi | • Økonomi

• TV | • TV
• Cykler | • Cykler
• Sko | • Sko

Myndighed

Ansvar

Side 5

Myndighed (er et spørgsmål om, hvem der har ret til at træffe beslutninger i den pågældende afdeling)

Ansvar (Er en pricisering af hvem den enkelte medarbejder er ansvarlig over for)

De klassiske principper for fordeling af ansvar og myndighed er

• Linieprincippet

• Det funktionelle princip

• Linie og stabsprincippet

Linieprincippet

Medarbejder Medarbejder Medarbejder

Indkøbschef Salgschef Økonomichef

Direktør

Er kendetegnet ved at enhver medarbejder kun har en direkte overordnet.

Linieprincippet opfylder følgende klassiske krav til en god og velfungerende arbejdsplads.

• Enhver medarbejder må kun have en direkte overordnet.

• Ansvar og myndighed bør følges af.

Fordele

Linieprincippet har flere fordele.

Klar kommandolinie

En væsentlig fordel ved linieprincippet er den klare kommandolinie. Ingen i virksomheden vil være i tvivl om, hvem der har ret (myndighed) til at træffe beslutninger inden for et bestemt arbejdsområde.

Klar ansvarslinie

Som en anden fordel ved linieprincippet kan nævnes den klare ansvarslinie.

Ulemper

Der er dog også nogle ulemper ved linieprincippet.

Lang kommunikationsvej

Den klare kommandolinie og ansvarslinie kan medføre en lang kommandovej. En lang kommandovej er ensbetydende med, at beslutningsprocessen tager lang tid. Der er med andre ord risiko for, at virksomheden bliver for bureaukratisk.

Kommunikations fejl

Side 6

Linieprincippet indebærer desuden risiko for kommunikationsfejl i virksomheden, efterhånden som næste medarbejder i kommandolinien skal viderebringe et budskab.

Det funktionelle princip

(er kendetegnet ved, at den enkelte medarbejder har flere overordnede)

Sport HI-FI Sko

Indkøbschef Salgschef Økonomichef

Direktør

Fordele

Kort kommandovej

Den korte kommandovej er en klar fordel ved det funktionelle princip. F.eks. kan økonomichefen henvende sig direkte til de enkelte afdelingsledere for sport, HI-FI og sko. Kortere kommandovej er som regel ensbetydende med en bedre kommunikation mellem de enkelte medarbejdere i virksomheden.

Klar ansvarsplacering

Det funktionelle princip giver desuden de overordnede chefer det totale ansvar for den funktion, de hver for sig er ansvarlige for. Det funktionelle princip giver med andre ord en meget klar ansvarsplacering for de enkelte funktioner.

Ulemper

Det funktionelle princip indebærer dog også nogle ulemper.

En medarbejder har flere chefer

Det funktionelle princip bryder totalt med et af den traditionelle organisationsteoris vigtigste grundprincipper: En medarbejder bør kun have én chef. Herved opstår den helt afgørende ulempe ved det funktionelle princip, nemlig at en medarbejder har flere chefer. Og når en medarbejder har flere chefer, vil medarbejderen i sit daglige arbejde modtage ordrer fra flere chefer, og i nogle tilfælde vil der endda være tale om ordrer, der er modstridende. Der er med andre ord tale om "krydsende kommandolinier".

Linie og stabs princippet.

(Er et princip hvor, afdelingerne består af lineafdelinger og stabsafdelinger)

Side 7

Medarbejder Medarbejder Medarbejder

Indkøbschef Salgschef Økonomichef

Direktør

Den tiltagende specialisering af arbejdsopgaverne i den enkelte virksomhed har øget behovet for at koble særlige rådgivnings- eller specialistfunktioner til de enkelte linieafdelinger.

Som eksempler på sådanne specialistfunktioner kan nævnes reklame, kvalitetskontrol, personale, IT, presseinformation (PR) og sekretariat. Sådanne afdelinger betegnes stabsafdelinger, og har udelukkende en rådgivende og vejledende funktion over for den limechef, den er koblet på. En stabsafdeling kan således ikke udstede ordrer til andre afdelinger i virksomheden.

Fordele

Mulighed for at knytte specialister til sig Muligheden for at knytte specialister til de enkelte liniechefer er den helt store fordel ved linie- og stabsprincippet. Herved opnår liniechefen for det første at få rådgivning, men desuden kan liniechefen sikre sig en arbejdsmæssig aflastning.

Klare kommandoveje

De klare kommandoveje er en anden fordel ved linie- og stabsprincippet.

Ulemper

Der er dog også nogle ulemper ved linie- og stabsprincippet. Disse ulemper vil vi kort omtale.

Risiko for at en stab giver ordre til andre afdelinger

Selv om en stab som nævnt ikke må udstede ordrer til andre afdelinger, viser det sig i praksis, at en stab somme tider forsøger at give ordre til andre afdelinger. Herved opstår der krydsende kommandoveje, hvilket er direkte uheldigt.

Personale

Sekretariat

EDB

Side 8

Kommunikationsproblemer mellem stab og linie

Praksis viser desuden, at der kan opstå kommunikationsproblemer mellem linie og stab. Disse problemer kan opstå, hvis liniemedarbejderen og stabsmedarbejderen har forskellig uddannelsesmæssig eller holdningsmæssig baggrund. Vi kan sige, at i den slags tilfælde er der risiko for, at linie og stab ikke "taler samme sprog". Nogle gange beklager liniemedarbejderne sig desuden over, at stabsmedarbejderne er for "teoretiske", i det de "ikke forstår de daglige praktiske problemer ude i linieafdelingerne".

Hvis vi går ud og betragter danske virksomheder, vil vi meget ofte møde linie- og stabsprincippet i mellemstore og store virksomheder.

Fasemodel

(metoden) Hvordan

Hvis man skal æde en ko skal den skæres i småstykker

Fakir fase modellen

1 Forundersøgelse (mål, rammer)

2 Analyse (det vi har og stille krav så får vi det vi vil have)

3 Konstruktion (laver det eller køber det)

4 I gang sætning (Få det hele til at virke)

5 Revision

Projektorganisation

(Personerne) Hvem

En projekt organisation er en organisation der holder indtil en opgave er fuldført. Personerne udvælges fra basisorganisationen.

basisorganisation

Dir

Køb Salgs administrator

Side 9

Projektorganisation

Efter hver fase skal projektgruppen udarbejde en skriftlig analyse, som så styregruppen skal gennem gå og den skal så tage stilling til om

• Projektet skal forsætte

• Projektet skal stoppe

• Yderlige oplysninger

Man kan også bruge en noget der hedder Prototyping

Det har den fordel at den kan finde mange fejl

Styregruppe

(udvælges fra de leden personer i basisorganisationen)

Projektgruppe

(Udvælges af de ansatte under lederne)

For at styre samarbejde Der skal også mellem Styregruppen og være en projektgruppen vælges sekretær til en projektleder, det kan at holde styr også være en ude fra på alle møder virksomheden

Her kan der vælges eksterne konsulenter

F

K (Her sender man produktet ud til nogle kunder og ser om der er nogle fejl, ligge som Windows udgiver en Beta model inden den rigtige model.)

Ca.5 frem og tilbage

I

K

A

Side 10

Maslow’s behov pyramide kan bruges til at pacere medarbejder i.

Grupper

Primærgruppe : (er den gruppe som an hyppigt er i kontakt med, eks. Familien eller nogle skolekammerater)

Sekundærgruppe :(Er dem som man ikke tit er kontant med eks. Naboer )

Formel gruppe : (Er en gruppe hvor der er en bevist etableret gruppe, hvor medlemmer har en fastlagt position eks. Vores klasse er en formel gruppe fordi ledelsen på skolen har placeret os i den)

Uformel gruppe :( er en gruppe der er opstået spontant)

Såfrem en person identificere sig med en gruppe eller ønsker at blive medlem

Så kaldes det personens referencegruppe

(En af fordele ved grupper er en mulig synergieffekt. Det betyder, at værdien af gruppens arbejde er større end summen af de enkelte gruppemedlemmers arbejde)

Gruppe = (En samling af mennesker, der samarbejder for at nå et eller flere fælles

mål.)

Normer og roller

Interne regler = Gruppes normer
Formelle normer = er nogle der er ved taget i gruppen
Uformelle normer = f.eks. love og vedtægter
Gruppenormer = De krav eller forventninger der stilles til medlemmer af en gruppe.

De forventninger andre har til en opførsel i forskellige situationer kaldes personens rolle.

Konflikter

BEHOVSKONFLIKT (Når tilfredsstillelse af et behov vil afskære tilfredsstillelse af et andet. Eks. Hvis man skal vælge opfyldelse af et egobehov eller et socialbehov )

Side 11

NORMKONFLIKT (Når overholdes af et norm bryder et andet. Eks. Hvis en person vil tilhøre forskellige grupper samtidig)

ROLLEKONFLIK : (Når en person skal varetage flere modstridende roller i forskellige grupper, eller når forskellige personer har forskellige forventninger til en given rolle. Eks hvis en præst, også spiller poker )

GRUPPEKONFLIKT : (Når forskellige grupper arbejder hen mod forskellige mål eller er uenige om, hvorledes målet skal nås. Disse konflikter kan enten være beviste eller skyldes misforståelser) Eggert Petersen tilfredshedsformel (Dansker)

dsreaktionTilfredshe == = TR)(

−− mod tagesderDet M
−− forventesderDet F

Over 1 = tilfreds (hvis vi får mere end vi har forventet)

Under 1 Ikke tilfreds (hvis vi får mindre end vi har forventet)

Trivsel : (En persons generelle tilbøjelighed til at opleve og udtrykke tilfredshed)

En amerikansk psykolog ved navnet Frederick Herxberg opdeler de faktorer , der påvirker vores tilfredshed (trivsel) på arbejdspladsen. I henholdsvis motivationsfaktorer og vedligeholdelsesfaktorer.

Vedligeholdelsesfaktorer er ramme om arbejdet og har således ikke direkte noget med selve arbejdets udførelse at gøre. De tilfredsstiller de 3 laveste faktorer i Maslow’s pyramiden.

(Har ikke direkte med arbejdet at gøre)

Motivationsfaktorer er de forhold, der vedrører selve arbejdet. De tilfredsstiller de to 2 øverste behov i Maslow’s pyramiden

(de forhold, der vedrører selve arbejdsopgaven)

Ved forberedelse af vedligeholdelsesfactorene vil man kun kort varige tilfredsstille medarbejderne, for at gøre dem landvarig tilfreds skal motivationsfaktorer bruges. Eks hvis manden i kantinen gøre gratis vil folk kun være tilfreds det første stykke tid.

Herbergs har mød meget modstand fordi grænsen mellem de to faktorer ikke altid er så store Utilfreds Ikke tilfreds Tilfreds

Vedligeholdelsesfaktorer Motivationsfaktorer

Side 12

Job-udvidelse

I det at de fysiske behov i Maslow’s behovspyramide er udfyld. Mange medarbejder kan kun motivet ved at opfylde nogle af de højere behov, som et meningsfyld, interessant og ansvarsfyld arbejde (disse forventninger kaldes de psykologiske jobkrav), det kan gøre ved f.eks. jobudvidelse.

Job-udvidelse består i at sammenlægge ensartede opgaver på samme niveau til en meningsfuld enhed. sammenlægningen skal virke i retning af en objektinddeling. Medarbejderen får f.eks.

mulighed for at følge objektet gennem et længere forløb. Job-udvidelsen skal bevirke, at medarbejderen kommer til at føle sig stolt over at have ansvaret for den samlede enhed.

Joberigelse er en sammenlægning af arbejdsopgaver fra forskellige organisatoriske niveauer - jævnfør illustrationen ovenfor. Det vil f.eks. være planlægning og kontrolopgaver, der placeres hos den enkelte medarbejder.

Job-udvikling vil betyde, at den funktionsopdelte organisation vil ændres mod en objektopdelt organisation. Man kan også udtrykke det ved, at organisationen bliver fladere.

I forhold til Maslow hvis man er tilfreds er man i de øverste trin af pyramiden.

Lederformer

(Doulas McGregor)

Teori X (den opfattelse af medarbejderen ikke vil lave noget, han mener at medarbejderen er dovn) Teori Y (Han har den opfattelse at medarbejderen ønsker at være kreativ, og selv tage ansvar) Leder typer

AUTORITÆR LEDELSE : (en leder, der egenhændig styrer og kontrollerer uden hensyn til medarbejderne)

LAISSEZ-FAIRE : (en leder, der er passiv og ikke viser interesse for medarbejderen)

DEMOKRATISK LEDELSE :(En leder, der uddelegerer og viser interesse for medarbejderne samt forstår at udnytte medarbejderes kreativitet)

SITUATIONSBESTEM LEDELSE :(Er den leder der anvender den ledelses form som er mest nyttig i den pågældende situation)

Den leder der kun tager hensyn til medarbejder eksistere ikke rigtig.

Side 13

(eks. På en sådan leder er der hvor der skal omskoles en person)

En leders holdning til personale og produktivitet kan vises i en Lederliste

1,9 = Vil være svært at finde fordi, det gælder om produktion i virksomheden.
9,9 = Situation bestemt leder
9,1 = Autoritær leder \ Laissez-faire leder.

Forandring

Forandring i organisationen kan møde modstand fra medarbejder fordi, det vil ændre deres arbejdsfacon og nogle vil kunne føle sig truet (truet for at blive abejdsløs.)

Tegn på modstand imod forandring =

• Opsigelse fra medarbejdernes side

• øget fravær.

• Mindre produktivitet.

• Mindre jobtilfredshed.

Modstand mod at anvende det nye system.

Virksomheden kan undgå eller mindske modstanden mod forandringer ved at sikre, at medarbejderne får tilstrækkelig information, at det nye system er fleksibelt og tilpasset organisationen, samt at medarbejderne uddannes til det nye system.

VIRKSOMHEDSKULTUR: Et samlende begreb for alle de forhold, der er bestemmende for, hvorledes en virksomhed fungerer og opfattes af andre.

Hensyn til personalet

Hensyn til produktionen

9

1,9 9,9

1,1 9,1

9

8

7

6

5

4

3

2

1