Kontoruddannelsen med speciale i administration hold 51

Side 1

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 1 af 19

Indholdsfortegnelse

INDHOLDSFORTEGNELSE ......................................................................................................................................... 1

1. FORORD ....................................................................................................................................................................... 2

2. INDLEDNING .............................................................................................................................................................. 3

3. PROBLEMFORMULERING ..................................................................................................................................... 4

4. AFGRÆNSNING ......................................................................................................................................................... 4

5. VALG AF METODE .................................................................................................................................................... 4

5.1 GANTT – KORT .......................................................................................................................................................... 5

5.2 FAKIR MODELLEN ..................................................................................................................................................... 6

5.3 OPGAVELØSNINGSPROCESSEN .................................................................................................................................. 7

6. BESKRIVELSE AF DEN NUVÆRENDE KONTOPLAN ...................................................................................... 8

7. PRIMÆR DATAINDSAMLING ................................................................................................................................ 9

7.1 GRUNDSPØRGSMÅL ................................................................................................................................................... 9

7.2 SPØRGSMÅLSTYPER .................................................................................................................................................. 9

7.3 FEJLTYPER I FORBINDELSE MED UDVÆLGELSE OG INTERVIEWS .............................................................................. 10

7.3.1 Stikprøvefejl.................................................................................................................................................... 10

7.3.2 Systematiske fejl ............................................................................................................................................. 10

8. UDARBEJDELSE AF INTERVIEWSKEMA ......................................................................................................... 11

8.1 BAGGRUND ............................................................................................................................................................. 11

8.1.1 Opstilling af overordnede krav til en ny kontoplan ........................................................................................ 11

8.1.2 Indsamling af ønsker til en ny kontoplan ....................................................................................................... 11

8.2 ANALYSE OG VURDERING AF SVAR ......................................................................................................................... 12

8.2.1 Opstilling af overordnede krav til en ny kontoplan ........................................................................................ 12

8.2.2 Indsamling af ønsker til en ny kontoplan ....................................................................................................... 12

8.3 DELKONKLUSION .................................................................................................................................................... 13

9. FREMGANGSMÅDE OG LØSNINGSPROCES ................................................................................................... 13

9.1 SKITSERING AF HOVEDKONTI (BILAG 3)^{9}................................................................................................................. 13
9. 2 SKITSERING AF EN NY KONTOPLAN MED ALLE KONTI (BILAG 4)^{10}.......................................................................... 13
9.3. BESKRIVELSE AF DEN NYE KONTOPLAN (BILAG 5)^{11}............................................................................................... 15

10. KONKLUSION ......................................................................................................................................................... 16

11. EVALUERING OG PERSPEKTIVERING ........................................................................................................... 17

12. LITTERATURLISTE .............................................................................................................................................. 19

Side 2

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 2 af 19

1. Forord

Denne opgave er udarbejdet som den obligatoriske merkantile fagprøve i forbindelse med min uddannelse som kontorelev i Efterskolernes Sekretariat. Jeg vil gerne benytte disse få linier til at give en varm tak til alle, der har hjulpet og inspireret mig i forbindel-se med tilblivelsen af dette projekt. Dette gælder især respondenterne, der tog tid ud af deres travle kalendere til at deltage i interviews, men også folk i og uden for Eftersko-lernes Sekretariat, der har bidraget med retoriske perspektiver og gode idéer.

Side 3

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 3 af 19

2. Indledning

Jeg er kontorelev m. speciale i administration på andet år i virksomheden Efterskolernes Sekretariat, der er sekretariat for Foreningen af Frie Ungdoms- og Efterskoler, som er en skoleformsforening med følgende primære opgavefelter:

Forhandlings- og ansættelsesopgaver med vægt på juridiske forhold

Økonomisk og rådgivningsmæssige opgaver for skoler

Pædagogik, kurser, internationaltmæsige arbejdsopgaver

PR, oplysningsarbejde, IT, medlemsrelation

Efterskolernes Sekretariat med 12 fast ansatte og 2 kontorelever servicerer foreningens styrelse, enheder og projekter under ledelse af en kontorleder.

I min tid som elev har jeg været på turnus mellem de to forskellige kontorer (oplysningskontor og bogholderi), hvor jeg har været 6 måneder i hvert kontor ad gangen. På nuværende tidspunkt mang-

ler jeg kun én afdeling i min turnus, som er bladet Efterskolen I/S.

Da jeg på nuværende tidspunkt har større indblik i bogholderiafdelingens rutiner og arbejdsgange, har jeg valgt at lade min fagprøve tage udgangspunkt i en pro-blemstilling der.

Opgaverne i oplysningskontor består i at servicere såvel det interne personale som de eksterne ansøgere. Intern servicering omfatter medlemskartotek, udvalg og repræsenta-tion, regioner, kursuskontor, servicering af faste udvalg, rundsendelser, kalender, besty-relsesmapper og vedligeholdelse af databaser. Ekstern servicering omfatter telefonisk vejledning og oplysning, vejledning og oplysning via e-mail, udvikling og vedligehol-delse af hjemmeside, udvikling og vedligeholdelse af kontakt og fagdatabase og distri-bution af materialer.

Opgaverne i bogholderi omfatter kontering, bogføring, fakturering, budget og budgetop-følgning, regnskabsaflæggelse, projektregnskaber (kursus og forsøgsmidler), lønnings-bogholder og salg af publikationer.

Ud over de overnævnte opgaver er der også andre faste og løbende arbejdsopgaver. Fa-ste årlige opgaver omfatter fællesbrochurer, Efterskolebogen, årsmøde, Efterskolernes Dag, distribution af fællesbrochure og distribution og fakturering af Efterskolebogen.

Andre løbende opgaver omfatter statistik, korrektur, vedligehold af EDB, teknik i øv-rigt, udstilling, billedmateriale, sikkerhedsrepræsentant, elevoplæring, holde sig ajour med love og bekendtgørelser og udarbejdelse af diverse publikationer.

Side 4

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 4 af 19

3. Problemformulering

På baggrund af udviklingen, der har været indenfor organisationsstruktur i Foreningen af Frie Ung-doms- og Efterskoler i 2002, hvor der er sket opdeling af foreningens forretningsmæssige og admi-

nistrative arbejde i fire hovedområder / enheder (Pædagogisk, Informations-, Juridisk og Økono-

misk enhed), ønskes der en systematisk ordnet oversigt over de konti, som forekommer i foreningens bogføring. For at kunne styre aktiviteter under foreningen og kunne føre et regnskab for hver enhed, skal der opbygges en ny kontoplan i samarbejde med Foreningens revisor.

Problemformulering:

Hvordan skal en ny kontoplan for Foreningen af Frie Ungdoms- og Efterskoler udformes, så den samtidig afspejler den nye organisationsstruktur?

4. Afgrænsning

For ikke at gøre emnet for omfattende, vil jeg holde mig til selve oprettelsen af den nye kontoplan, og ikke komme ind på sletning af den gamle kontoplan. Jeg vil ikke komme nærmere ind på reglerne omkring oprettelse og tilretning af kontoplan, som skal være tilrettet ministeriets regnskabsmodel, da det ellers vil blive alt for omfattende. I samme forbindelse vil jeg springe over gennemgang af relevante lovtekster, bevillingsskrivel-ser, resultatkontrakter, interne strategiplaner og målepapirer, aktivitets- og produktkata-loger samt eksisterende økonomirapporter.

5. Valg af metode

Først vil jeg benytte Gantt-kort [1] for bedre at kunne disponere og planlægge min tid.

Om hvorvidt jeg overholder tidsrammen, kommer jeg ind på i min evaluering.

Herefter vil jeg benytte Fakir modellen [2] for at sikre, at jeg får underemnerne i rigtig rækkefølge.

Herefter vil jeg interviewe udvalgte personer i virksomheden, der regelmæssigt er an-svarlige for Foreningens regnskab. Til brug for dette vil jeg udarbejde en interview-guide [3] og bagefter vil jeg lave en analyse og vurdering af respondenternes svar.

1

Grantt-kort, Teori og metode, kapitel 5

2

Fakir modellen, Teori og metode, kapitel 6

3

Interviewguide, Teori og metode, kapitel 2

Side 5

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 5 af 19

Efter at have kortlagt eventuelle problemfelter i den nuværende kontoplan vil jeg lave et løsningsforslag til en ny kontoplan, hvor jeg beskriver de tekniske ændringer ved dens implementering såvel som de yderligere tiltag, der vil være påkrævet.

Til sidst vil jeg lave en samlet konklusion, hvor jeg vil vurdere effekten af en ny konto-plan.

5.1 Gantt – kort

Oktober November December Januar Februar Marts April

Informationssøgning

Studering af materiale

Indledning mv.

Forberedelse interview

Interview

Analyse af interview

Skitsering af opgave

Samtale med vejleder

Detailbehandling

Konklusion

Evaluering

Redigering

Aflevering

Forberedelse

Side 6

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 6 af 19

5.2 Fakir modellen

Forundersøgelse

Informationssøgning

Indledning

Problemformulering

Afgrænsning

Metodeafsnit

Arbejdsplan

Analyse

Materialegennemgang

Forberedelse af interview

Interview

Skitsering af opgave

Konstruktion

Detailbehandling

Analyse af interview

Igangsætning

Konklusion

Evaluering

Redigering

Revision

Aflevering

Forberedelse

Fremlæggelse

Side 7

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 7 af 19

5.3 Opgaveløsningsprocessen

For at kunne løse opgaven tilfredsstillende har jeg valgt at opdele opgaveløsningsprocessen i 4 faser med 3 gennemløb.

START 1. Skitsering 2. Detailbehandling 3. Redigering

Efter samtale med vejleder Skriveuge

1. fase: Problemformulering

2. fase: Model- og metodevalg

3. fase: Problembehandling

4. fase: Konklusion

SLUT

Side 8

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 8 af 19

6. Beskrivelse af den nuværende kontoplan

Den nuværende kontoplan med hovedkonti (nuværende kontoplan med alle konti – bilag 1) [4].

4

Bilag 1 – nuværende kontoplan med alle konti

Årsregnskab

Resultatopgørelse

Kontingenter

Renteindtægter

Efterskolen

Kursusaktiviteter

Årsmødet

Pædagogiske aktiviteter

PR- og oplysningsaktiviteter

Skolekreds- og Regionsakti-viteter

Internationale aktiviteter

Øvrige foreningsaktiviteter

Styrelsen, møder og refusio-ner

Administrationsudvalg

Forretningsudvalg

Sekretariatet

RESULTAT

Balance

AKTIVER

Likvide midler

Obligationer

Beholdning af publikationer

Diverse aktiver

Kontormaskiner og inventar

GÆLD

Skyldige omkostninger

Skyldig A-skat og arbejds-markedsbidrag

Skyldig moms

EGENKAPITAL

Side 9

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 9 af 19

7. Primær dataindsamling

Som primær dataindsamlingsmetode har jeg valgt at lave personlige interviews. Forde-len ved denne metode er, at man får mulighed for at få uddybet de svar, som man får.

Desuden kan man både improvisere med tillægsspørgsmål, og der er desuden mulighed for, at respondenten selv supplerer med ekstra informationer.

En anden grund til, at jeg har valgt denne metode er, at jeg mener, at den valgte mål-gruppe er for lille til at basere en hel spørgeskemaundersøgelse på. Når fokusgruppen er så lille, er det samtidig vigtigt, at man får så mange informationer som muligt ud af de pågældende respondenter. Efter at have valgt det personlige interview som min dataind-samlingsmetode er, har jeg taget stilling til hvilke typer af spørgsmål, jeg vil basere mit interview på. Det er vigtigt at sikre sig, at spørgsmålene giver svar, som er dækkende for det, som jeg vil undersøge.

7.1 Grundspørgsmål

Jeg har valgt at basere min interviewguide udelukkende på grundspørgsmål, da jeg ikke mener, at kriteriespørgsmål, så som respondentens alder, status osv., har nogen relevant betydning i denne sammenhæng. Det er primært de informationer, respondenterne kommer med, der har relevans, og de skal derfor ikke nødvendigvis ses som et repræ-sentativt udsnit. Respondenterne er nemlig valgt ud fra anbefalinger fra fagpersoner i personaleafdelingen, og jeg har i stedet valgt at lave en overordnet beskrivelse af mine respondenter til nytte for læserne af denne rapport.

7.2 Spørgsmålstyper

Med udgangspunkt i valget af dataindsamlingsmetode og valg af grundspørgsmål har jeg herefter taget stilling til hvilke spørgsmålstyper, jeg mener, er de mest hensigtsmæs-sige. Da jeg har begrundet mit valg af dataindsamlingsmetode med, at jeg gerne vil have så mange informationer ud af respondenterne som muligt, er det vigtigt, at spørgsmålet er formet derefter. Derfor har jeg valgt, at mine spørgsmål udelukkende er åbne spørgsmål, dvs. at respondenten ikke er forhåndsgivet valgmulighederne og

Side 10

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 10 af 19 derfor selv har mulighed for at vælge sine svar. Denne type spørgsmål stiller store krav til, at man refererer så korrekt som muligt og efterfølgende er tro mod respondenternes mening i sin analyse af svarene [5].

7.3 Fejltyper i forbindelse med udvælgelse og interviews

I forbindelse med udvælgelse af respondenter samt gennemførelse af de personlige in-terviews er der nogle typiske fejlkilder, man skal tage højde for:

Stikprøvefejl

Systematiske fejl

7.3.1 Stikprøvefejl

Stikprøvefejl er, som ordet antyder, risikoen for, at man har valgt et univers, der af til-fældige eller overlagte utilsigtede årsager ikke udgør et korrekt repræsentativt udsnit af

målgruppen^{6}.

Jo større stikprøveuniverset er, desto mindre er risikoen for fejl. Da mit grundlag af tidsmæssige årsager har været begrænset, er den statistiske usikkerhed selvfølgelig stør-re, end den ville være, hvis jeg havde haft ressourcerne til at interviewe alle, der regel-mæssigt har noget med regnskab at gøre i FFUE. Til gengæld vurderer jeg, at stikprøve-fejl ikke er så vigtigt i denne sammenhæng pga. den primære dataindsamlingsmetode, jeg har valgt.

7.3.2 Systematiske fejl

Systematiske fejl, som også kaldes bias eller metodefejl, skyldes praktiske fejl i forbin-delse med dataindsamlingen [7]. I forbindelse med personlige interviews kan der opstå uhensigtsmæssige fejl, der påvirker svarets udfald. Dette kan f.eks. være, at interviewe-ren stiller ledende spørgsmål, eller at intervieweren går for hurtigt frem eller ikke opda-ger misforståelser af spørgsmål. Jeg har efter en kort introduktion af årsagerne til mit projekt så vidt muligt ladet respondenterne svare og føler derfor ikke, at jeg har været årsag til påvirkninger. Af svarene synes jeg desuden, at det fremgår, at mine spørgsmål har været klare og har givet alsidige svar.

5

Teori og metode, kapitel 2, Dataindsamlingsmetoder

6

Teori og metode, kapitel 2, Dataindsamlingsmetoder

7

Teori og metode, kapitel 2, Dataindsamlingsmetoder

Side 11

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 11 af 19

8. Udarbejdelse af interviewskema

I dette kapitel vil jeg beskrive baggrunden for de forskellige spørgsmål samt vurdere og analysere svarene fra respondenterne. Jeg har valgt at opbygge min interviewguide [8] ud fra 2 nøgleområder:

Opstilling af overordnede krav til en ny kontoplan

Indsamling af ønsker til en ny kontoplan

Hermed mener jeg at kunne give den mest strukturerede analyse og vurdering af de svar, jeg herefter fik. Jeg har på baggrund af anbefalinger udvalgt 2 repræsentanter in-den for FFUE, der regelmæssigt er ansvarlige for Foreningens regnskab. Jeg har vurde-ret, at repræsentanterne vil have de rette forudsætninger for at kunne vurdere løsnings-processen.

8.1 Baggrund

8.1.1 Opstilling af overordnede krav til en ny kontoplan

Under dette punkt vil jeg afklare hvilke krav en ny kontoplan skal opfylde, med det formål, at få de nødvendige informationer som jeg vil bruge til at denne en idé om hvordan en ny kontoplan skal bygges op, sådan at den danner en tilfredsstilende ramme for fremstilling af økonomiinformation til foreningens interne styringsformål. Jeg forventer hermed at få en konkret og anvendelig viden om hvad der forventes af en ny kontoplan, denne dens beslutningsgrundlag og ved analyse af svarene kunne udforme foreningens nye kontoplan under hensyntagen til foreningens eget behov for regn-skabsoplysninger og bygge den efter stillede krav.

8.1.2 Indsamling af ønsker til en ny kontoplan

For at kunne lave en mest tilfredsstillende ny kontoplan, var det også vigtigt at gøre rede for ønsker til en ny kontoplan. Formålet er, på basis af svarene fra interviewmøderne, at foretage en udbygning af den oprindelige liste med overordnede krav til kontoplanen. Det vil her være nødvendigt at fore-tage en stringent systematisering og prioritering af kravene og samordning og prioritering af ønsker til kontoplanen, som må være forankret i en ledelsesbeslutning.

8

Bilag 2 – interviewguide

Side 12

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 12 af 19

8.2 Analyse og vurdering af svar

8.2.1 Opstilling af overordnede krav til en ny kontoplan

Spørgsmål 1: Hvad ønskes der som beslutningsgrundlag for en ny kontoplan?

Her svarede begge respondenter, at en ny kontoplan skal afspejle foreningens organisatoriske op-bygning, give de enkelte enheder mulighed for selvstændig budgetopfølgning og oversigt over egne aktiviteter.

Spørgsmål 2: Hvad skal den nye kontoplan afspejle?

Her fik jeg svar som i første spørgsmål – foreningens faktiske styringsmodel.

Spørgsmål 3: Hvilke krav er der stillet til den nye kontoplan?

Svaret er: Enkelthed og overskuelighed. Større gennemsigtighed med hensyn til kontering.

Spørgsmål 4: Hvilke krav stilles til artsinddeling og dimensioner, som kontoplanen skal un-derstøtte?

Her fik jeg det svar, at der skal være ensartet struktur uafhængig af enhedens aktiviteter, og igen enkelthed og overskuelighed. Under dette spørgsmål blev der gennemgået erfaringer med den gam-le kontoplan med hjælp af tillægsspørgsmål, herunder hvilke konti der ikke længere er brug for, og hvilke konti, der kan sættes under én konto. Derudover blev der afklaret hvilke underkonti, som støtter hovedkonti.

8.2.2 Indsamling af ønsker til en ny kontoplan

Spørgsmål 1: Hvilke ønsker er der med hensyn til en ny kontoplans struktur?

Her blev der svaret, at der ønskes muligheden af på enkelt vis at tilføje nye aktivitets-områder, uden at der skabes behov for ny kontoplansopbygning.

Spørgsmål 2: Hvilke ønsker er der med hensyn til kontocifre i en ny kontoplan?

Der blev svaret, at der ønskes at undgå at bruge komma-tegnet som i den gamle kontoplan. Ud over det ønskes der, at kontocifre bliver overskuelige og et ønske om 3, 4 eller eventuelt 5 cifre for én konto.

Side 13

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 13 af 19

8.3 Delkonklusion

Jeg har nu beskrevet og analyseret interviews. På baggrund af de svar, jeg har fået af respondenterne i de personlige interviews, mine undersøgelser af den nuværende konto-plan samt ikke mindst egne erfaringer, mens jeg arbejdede med dette område, konklude-rer jeg, at der er behov for en mere enkel og overskuelig kontoplan. Jeg vil i de kom-mende afsnit komme med løsningsprocessen.

9. Fremgangsmåde og løsningsproces

                               9
9.1 Skitsering af hovedkonti (bilag 3)

Som det ses ud af bilag 3, har jeg på basis af interviews og de informationer, jeg har indsamlet, ta-get udgangspunkt i Foreningens nye struktur og herom skitseret hovedkonti, der ønskes som beslut-ningsgrundlag. Foreningen har fælles og afklaret økonomimodel, der gør det muligt at definere, systematisere og prioritere de informationsbehov, som skal imødekommes gennem den interne kon-toplan, derfor har indsamling af informationsønsker resulteret i ensartede krav til kontoplanen, der vil afspejle Foreningens styringsmodel, d. v. s. ensartet struktur uafhængig af enhedens aktiviteter.

Efter skitsering af hovedkonti blev der drøftet med Foreningens leder, hvilke underkonti, som skal støtte hovedkonti og herunder gennemgået den eksisterende kontoplan og erfaringer med den. Der blev afklaret hvilke konti, der kan samles i en. Fra den gamle kontoplan blev flere, op til 4 konti slået sammen til en ny konto. Der blev oplyst, at der ikke ønskes ændringer under balancen, d.v.s.

aktiver og passiver skulle kun have nye kontocifre og ikke andet.

9. 2 Skitsering af en ny kontoplan med alle konti (bilag 4) [10]

Her transporterede jeg den eksisterende kontoplan fra EDB systemet ud til et excelark, hvor jeg arbejdede, indtil den nye kontoplan blev godkendt af foreningens leder og revisor. Under dette punkt blev en ny kontoplan opbygget med hovedkonti, underkonti og kontocifre efter systemet.

9

Bilag 3 – Foreningens struktur herunder de ønskede konti

10

Bilag 4 – Skitse i excelark – forslag til en ny kontoplan med nye kontocifre

Side 14

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 14 af 19

Efter dette system blev kontocifre også opdelt.

Rene indtægter fik 3 cifre

Drift, herunder enheder, styrelse og sekretariatet fik 4 cifre

Balance, herunder aktiver og passiver fik 5 cifre

Sidste skridt i processen var at udforme et overordnet design af den nye kontoplan – med hoved- og underkonti og fastlæggelse af samme. Med udgangspunkt i analyse af interviews blev der udformet en ny kontoplan, som kan ses i bilag 4 (excelark). Efter dette punkt blev den sendt ud til Forenin-gens revisor for godkendelse.

Rene indtægter (kontingenter, renter)

Opdeling af enheder, plus styrelse og sekretariat

Aktiver og passiver

Side 15

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 15 af 19

9.3. Beskrivelse af den nye kontoplan (bilag 5) [11]

Efter godkendelse fra sekretariatslederen og revisoren blev kontoplanen set i gang. Den blev trans-porteret ind i EDB systemet, derefter blev alle konti uden poster slettet. Selve sletningen af den gamle kontoplan og indførelse af den nye var ikke så besværlig, da der i selve EDB systemet ligger en klar og enkel vejledning om denne proces [12].

11

Bilag 5 – Ny kontoplan

12

Bilag 6 – Vejledning fra EDB – Brugs systemet

Årsregnskab

Resultatopgørelse

Indtægter

Kontingenter og tilskud

Renter

Fælles

Styrelse / Forening

Information enhed

Årsmødet

Pædagogisk enhed

Kursusaktiviteter

Pædagogiske aktiviteter

Internationale aktiviteter

Juridisk enhed

Økonomisk enhed

Sekretariatet

RESULTAT

Balance

AKTIVER

Likvide midler

Obligationer

Beholdning af publika-tioner

Diverse aktiver

Kontormaskiner og in-venter

GÆLD

Skyldige omkostninger

Skyldig A-skat og ar-bejdsmarkedsbidrag

Skyldig moms

EGENKAPITAL

Side 16

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 16 af 19

10. Konklusion

Det overordnede formål med projektet var - med udgangspunkt i Foreningens styringsmodel - at udarbejde forslag til en ny kontoplan. Dette forudsættes at ske i samarbejde med Foreningens leder og revisor. I følgerne tegning har jeg prøvet at lave en skitse over kommunikationsvejene mellem bogholderi, lederen og revisor. Som det fremgå af tegningen, så har jeg haft kommunikation med Foreningens leder og bogholder, men ikke med revisor.

Jeg kan konkludere, at den nye kontoplan lever op til målet, d.v.s. opfylder stillede krav og ønsker.

Den er lavet som et ordnet system af de konti, Foreningen betjener sig af i sin bogføring, og den genspejler regnskabets hovedinddelinger, herunder Foreningens struktur. Under hele processen blev der flere gange meldt tilbage til lederen om selve arbejdsgangen, da det egentlig var ham der skulle ordne prioritering af konti efter deres styringsmæssige værdi.

Den nye kontoplan er enkel og overskuelig, med mulighed for, at de enkelte enheder får selvstæn-dig budgetopfølgning og oversigt over egne aktiviteter, herunder bliver regnskabet tilsvarende akti-vitetsopdelt. Den er opbygget således, at de med størst mulig enkelthed og fleksibilitet kan opfylde Foreningens krav. Opbygget af 9 grupper hver bestående af underkonti, og kan opdeles i fire di-mensioner:

ART (se bilag 5, kolonne ART)

FORMÅL (se bilag 5, kolonne N)

ANSVAR (se bilag 5, kolonne S)

Bogholder

Lederen Revisor

Side 17

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 17 af 19

PROJEKT (se bilag 5, kolonne AFD.KODER)

Med sådan en kontoplan, kan man opnå en høj grad af specifikation og fleksibilitet i registreringer-ne og dermed i de informationer, der efterfølgende kan uddrages af Edb-brugs-systemet. For at lette udarbejdelse af kontoplaner for art og formål er der udarbejdet vejledning fra EDB Brugs (bilag 6), som jeg har brugt hele vejen under løsningsprocessen.

Hvad der angår oprettelse af kontonumre kan jeg konkludere, at der først er taget stilling til, hvorle-des kontoplanen skal struktureres, og derefter stilling til ønsker, herunder et ønske om at undgå at bruge komma-tegnet. Under punkt 9. 2 (Skitsering af en ny kontoplan med alle konti) har jeg nævnt hvor mange tegn der ønskedes anvendt. Kontonumre er alfanumeriske. Dette betyder at de sorteres alfabetisk, således at f.eks. 100 kommer før 20.

Med hensyn til selve kontiene, kan jeg konkludere at de er oprettet som:

Bogføringskonti (bilag 5, kolonne N – alle konti med 1 tal)

Totalkonti (bilag 5, kolonne N – alle konti med tal fra 2-7)

Overskrifter (bilag 5, kolonne N – alle konti med K bogstav)

Som det kan ses ud af bilag 5, er regnskabet blevet mere overskueligt at læse, da alle enheder er oprettet med de konti de bruger, dog er løn m. m. samt administrationsomkostninger for disse enhe-der lagt under administrationskontoen, dette gælder også for inventar og edb-udstyr.

11. Evaluering og perspektivering

Med hensyn til evalueringen har jeg prøvet at vurdere kravopfyldelsen ved at bruge den nye konto-plan gennem et par måneder. Derudover har jeg valgt at identificere eventuale problemer eller be-høv indenfor anvendelse af den nye kontoplan. Og til sidst og ikke mindst har jeg lavet et kort in-terview med Foreningens bogholder og leder vedr. evaluering.

Jeg kan konstatere at der er sket et stort fremskridt ved indførelse af den nye kontoplan, og at den lever op til de stillede krav. Hver enhed under forening fik mulighed for selv-stændig oversigt over egne aktiviteter og ensartet struktur uafhængig af deres aktivite-ter. Kontoplanens enkelthed og overskuelighed gav tilfredsstillende resultater.

Ønsket om at undgå at bruge komma-tegnet blev opfyldt, samt ønsket at kontocifre bli-ver overskuelige og et ønske om 3, 4 eller eventuelt 5 cifre for én konto, blev også

Side 18

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 18 af 19 opfyldt tilfredsstillende. Medvidere er der muligt af på enkelt vis at tilføje nye aktivi-tetsområder, uden at der skabes behov for ny kontoplansopbygning.

Jeg har endnu ikke konstateret nogen problemer ved daglig brug af den nye kontoplan.

I det kommende afsnit vil jeg komme med spørgsmål og svar under interview med Foreningens leder vedr. evaluering.

Hvad der noget du var utilfreds med, hvis ja – hvad?

”Generelt set har jeg været meget tilfreds med resultatet – anskuet fra et ledelsessynspunkt. Jeg forestiller mig, at vi får udvidet kontoplanen med flere dimensioner, hvilket vil give mulighed for yderligere og mere avancerede rapporter end hidtil. Jeg er endnu ikke stødt ind i noget, jeg er util-freds med”.

Mener du at der var noget vi kunne gøre bedre, hvis ja – hvad?

”Som anført nej. Jeg kan ærgre mig over, at I ikke har haft mulighed for at sætte jer ind i det nye

windows-Dona^{13}, idet det muligvis kunne have givet jer yderligere ideer til opbygning af systemet.

Som udgangspunkt mener jeg dog, at vi har fået en meget tilfredsstillende løsning set fra ledelses-synsvinkel – men der kan jo være forskel på, hvordan man som leder og daglig bruger anskuer tin-gene”.

Med hensyn til perspektivering kan jeg nævne at foreningen har fået styr på enhedernes aktiviteter og budgetopfølgninger og dermed mulighed for en konstatering – redegørelse for – hvordan det er gået i forhold til de opstillede mål og rammer. Én måde at gå videre er at gå fra konstatering af, hvordan det er gået, til at problematisere og spørge ind til de opnåede resultater. På denne måde gøres opfølgningens resultater til et fælles anliggende og ikke mindst til et omdrejningspunkt for dialog og problemløsning. Den nye kontoplan er en fornyelse i foreningen, som kan bruges til at give et bredere grundlag for fremtidige beslutninger og ny viden til læring og forbedringer under hver enhed, og hermed tydeliggøre enhedernes rolle i Foreningen.

Den nye kontoplan kan også blive et redskab for Foreningen, som kan bruges til resultatvurderinger for hver enhed.

Side 19

Kontoruddannelsen med speciale i administration

Hold 51

Side 19 af 19

13

EDB-Brugs system for bogføring

12. Litteraturliste

Primærlitteratur

EDB-Brugs konsulenterne

”Vejledning til DONA”

EDB- Brugs, 1996. illustreret

Marianne Jacobi

Jesper Nørremark Mortensen

Heidi Olsen ”Teori og metode – på vej mod fagprøven”

Elsebeth Persson 1. udg. Forlaget 1994.

Vinni Pietras-Jensen

Annemette Skovgaard

Rimmer Nielsen, Westy 1999. illustreret

”Lær kontering og lær kontoplan”

Forlag Øknom

Sekundærlitteratur

http://www.edb-brugs.dk
http://www.100svar.dk/FaaStyrPaaVirksomheden/REGNSKABKontoplanFrame.html